Office Manager (m/w/d) at Rügamer & Steiner Consulting GmbH

Düsseldorf, North Rhine-Westphalia, Germany -

Full Time

Start Date

Immediate

Expiry Date

26 Feb, 26

Salary

0.0

Posted On

28 Nov, 25

Experience

0 year(s) or above

Remote Job

Yes

Telecommute

Yes

Sponsor Visa

Skills

Recruiting, HR, CRM Management, Lead Processing, Reporting, Accounting, Office Management, Communication, Organization, Digital Tools, Attention to Detail

Industry

Advertising Services

Description

Über uns Rügamer & Steiner ist die führende E-Mail Marketing Agentur hinter den erfolgreichsten E-Commerce Unternehmen in DE, AU & CH. Über 100+ Online Shops vertrauen uns bereits und erreichen mit uns die Herzen & Geldbeutel ihrer Kunden. Da immer mehr Kunden ihr Vertrauen in Rügamer & Steiner setzen, suchen wir Dich als Verstärkung für unser Team! Aufgaben Deine Rolle Als Team- & Projektassistenz (m/w/d) bist du verantwortlich dafür, Vertrieb, Accounting und HR zuzuarbeiten sowie für eine Wohlfühlatmosphäre in unserem Büro zu sorgen. Deine Aufgaben: Recruiting & HR Du unterstützt im Bereich CV Screening und Terminierung der Erstgespräche Du wirkst aktiv bei der Personalauswahl mit Vertrieb & Business Development CRM Management: Du pflegst und strukturierst unsere Kundenbeziehungen im CRM-System, stellst sicher, dass alle relevanten Informationen aktuell sind und unterstützt das Vertriebsteam bei der Datenverwaltung Lead-Bearbeitung: Du verarbeitest eingehende Leads, qualifizierst diese nach definierten Kriterien und leitest sie strukturiert an das Vertriebsteam weiter Reporting & Analyse: Du unterstützt bei der Erfassung von Vertriebskennzahlen und bereitest diese für regelmäßige Auswertungen auf Accounting & Finanzen Vorbereitende Buchhaltungstätigkeiten: Du unterstützt bei der Erfassung und Sortierung von Rechnungen, Belegen und anderen Buchhaltungsdokumenten Automatisierungen pflegen: Du konfigurierst und betreust Automatisierungen in unserem Accounting-Tool (z.B. automatische Belegzuordnung, Kategorisierungen, u.v.m.), um manuelle Prozesse zu reduzieren Schnittstellen-Management: Du sorgst dafür, dass Daten zwischen verschiedenen Tools korrekt übertragen werden und dokumentierst auftretende Fehler Dokumentation: Du dokumentierst Accounting-Prozesse und Automation-Regeln, um Transparenz und Nachvollziehbarkeit zu gewährleistenCompliance-Support: Du unterstützt die Geschäftsführung durch organisatorische und administrative Vorarbeiten im Accounting Backoffice & Administration Du unterstützt die Geschäftsführung beim Travel Management, Eventplanung und generell bei administrativen Aufgaben in Zusammenarbeit mit unserer Executive Managerin Office Management: Von Küche über Kaffee bis Snacks– du sorgst für reibungslose Abläufe im Büro Postbearbeitung und allgemeine administrative Aufgaben Du bist die erste Anlaufstelle für interne Organisationsaufgaben Qualifikation Das bringst Du mit idealerweise eine kaufmännische Ausbildung Verlässlichkeit und eine hohe Eigenmotivation Organisationstalent und strukturierte Arbeitsweise Gute Kommunikationsfähigkeiten im Team Affinität zu digitalen Tools und Prozessen Bereitschaft, flexibel zwischen verschiedenen Aufgabenbereichen zu wechseln Grundverständnis für kaufmännische Prozesse (Vertrieb & Accounting) Zuverlässigkeit und Attention to Detail Benefits Das erwartet Dich bei uns: Sicherer Arbeitsplatz Jede Person, die wir einstellen, soll langfristig mit uns wachsen. E-Commerce ist die Branche der Zukunft mit jährlich zweistelligen Wachstumsraten. Rügamer & Steiner ist die schnellstwachsende E-Mail Marketing Agentur 2024 und 2025 im deutschsprachigen E-Commerce Markt. Tolle Arbeitsatmosphäre Der Umgang untereinander ist sehr kollegial und familiär. Wir ziehen alle am gleichen Strang und motivieren uns gegenseitig, Bestleistungen zu erzielen und persönlich zu wachsen. Gute Vergütung & Karrierechancen Unsere Mitarbeiter:innen erhalten eine faire Vergütung und zusätzliche Benefits. Über die nächsten Jahre werden wir weiter wachsen und expandieren. Daher benötigen wir weitere Experten und/oder Führungskräfte! Und noch viel mehr: Modernes Büro in zentraler Lage in Düsseldorf Pempelfort mit Dachterrasse und Anschluss an ÖPNV Stetige Weiterbildung & Karrierechancen Zusammenhalt in einem dynamischen und kollegialen Team Ein attraktives Gehaltsmodell Firmen-Events, Messen, Vorträge und Veranstaltungen Sehr gute Arbeitsmittel: beste Hardware von Apple, höhenverstellbare Tische und mehr Du erkennst Dich wieder? Dann bewerbe Dich noch heute und werde schon bald ein Teil des Teams!

Responsibilities

As an Office Manager, you will assist in sales, accounting, and HR tasks while ensuring a pleasant office atmosphere. You will manage CRM data, support recruitment processes, and handle various administrative duties.