Office Manager (m/w/d) at Trisor

Berlin, , Germany -

Full Time

Start Date

Immediate

Expiry Date

26 Aug, 26

Salary

0.0

Posted On

28 May, 26

Experience

2 year(s) or above

Remote Job

Yes

Telecommute

Yes

Sponsor Visa

Skills

Office Management, Assistance, Organization, Planning, Customer Service, Communication, Attention to Detail, Document Management, Invoice Processing, Calendar Management, Team Collaboration, Proactive Approach, Data Handling, Travel Coordination, Supplier Coordination, Administrative Support

Industry

Warehousing and Storage

Description

Deine Aufgaben Du hältst im Office-Alltag die Fäden zusammen, bist gerne Ansprechpartner für Kollegen, Gäste und externe Partner und sorgst mit viel Präsenz in unserem Berliner Headquarter dafür, dass organisatorische und administrative Abläufe zuverlässig funktionieren, während Du Dich auch dafür interessierst, was inhaltlich in allen Abteilungen des Unternehmens passiert: Du koordinierst externe Dienstleister, Bestellungen sowie die allgemeine Büroorganisation und behältst dabei Verträge, Dokumente, Büroausstattung und die Arbeitsumgebung im Blick Du organisierst interne sowie externe Termine und Geschäftsreisen von der Planung bis zur Reisekostenabrechnung Du kümmerst Dich um den Postein- und -ausgang sowie um die strukturierte Ablage und Organisation wichtiger Dokumente und Unterlagen Du prüfst und bearbeitest Eingangsrechnungen, koordinierst Rückfragen mit Lieferanten Du arbeitest sorgfältig mit abrechnungsrelevanten Daten und behältst Zahlungsfristen sowie Freigabeprozesse im Blick Du unterstützt beim Kalendermanagement der Geschäftsführung zuverlässig und vorausschauend Perspektivisch wäre eine Unterstützung bei weiteren administrativen Finance-Prozessen wünschenswert Bei uns springen alle Kolleginnen und Kollegen bei Bedarf im Kundenservice ein und unterstützten bei der Bearbeitung von Kundenanfragen (Beratungsgespräche vor Ort, per E-Mail oder Telefon), um nah am Kerngeschäft zu sein Dein Profil Du arbeitest zuverlässig, verantwortungsbewusst und bringst Dich gerne proaktiv ein Du bist kommunikationsstark und arbeitest gerne mit verschiedenen Bereichen zusammen Du packst gerne selbst mit an und hast ein gutes Auge für Details Du hast idealerweise Erfahrung im Office-Management, in der Assistenz oder in einer vergleichbaren Rolle Du hast keine Berührungsängste mit Zahlen und idealerweise schon Erfahrung mit Datev, Candis, Pleo oder vergleichbaren Tools und hättest Lust, diese einzusetzen Sehr gute Deutschkenntnisse und konversationssichere Englischkenntnisse Warum wir? Ein herzliches, engagiertes Team, das eng zusammenarbeitet und sich gegenseitig unterstützt, um gemeinsame Erfolge zu erzielen Viel Gestaltungsspielraum, eigene Ideen einzubringen und Verantwortung zu übernehmen Ein abwechslungsreicher Arbeitsalltag zwischen Organisation, Dokumentation und Servicegedanken Flache Hierarchien, kurze Wege und ein Miteinander, das wirklich gelebt wird Natürlich auch eine Sommer- und Weihnachtsfeier, regelmäßige Teamevents About us Die Trisor GmbH wurde 2019 mit dem Ziel gegründet, ihren Kunden 24/7 Zugang zu einem sicheren Aufbewahrungsort für physische Gegenstände zu bieten. Aus unserer Sicht sollten Werte wie Erbstücke, Schmuck, Crypto Wallets, sowie Erinnerungen und wichtige Dokumente, ganz gleich, ob von materiellem oder ideellem Wert, zu jeder Zeit geschützt sein. Um diesem Anspruch gerecht zu werden, betreiben wir bundesweit ein innovatives Konzept von Hochsicherheitstresoren mit automatisierten Schließfachanlagen, welche mit Hilfe verbauter Robotik gesteuert und mit eigens entwickelter Software verwaltet werden, sodass unsere Privat- und Geschäftskunden jederzeit Zugang zu ihren Schließfächern haben. Dabei sollen unsere Kunden sich in unseren hochwertig ausgestatteten Standorten in Berlin, München, Hamburg, Nürnberg, Köln, Düsseldorf und Stuttgart durch unseren persönlichen Kundenservice sowie das 24/7 Sicherheitspersonal jederzeit sicher und wohlfühlen. Darüber hinaus entwickeln wir unser Geschäftsmodell und unsere Produkte, wie z.B. auch den Edelmetallverkauf, stetig weiter, um unseren Kunden das bestmögliche Erlebnis vor Ort zu bieten, wobei sich jeder Mitarbeiter eigeninitiativ mit Ideen und Projekten einbringen kann. Werde auch Du Teil des Teams und verwirkliche mit uns Deine persönliche Erfolgsgeschichte! Mehr über uns und unser Angebot findest Du auf www.trisor.de.

Responsibilities

The Office Manager is responsible for ensuring smooth organizational and administrative processes in the office, coordinating external service providers, and managing office supplies and documentation. Additionally, they will organize internal and external meetings and business trips, and support the management with calendar management.