Office Manager & People Operations Coordinator (H/F) at BMS international

Grand Baie VCA, East, Rivière du Rempart District, Mauritius -

Full Time

Start Date

Immediate

Expiry Date

16 Aug, 26

Salary

0.0

Posted On

18 May, 26

Experience

2 year(s) or above

Remote Job

Yes

Telecommute

Yes

Sponsor Visa

Skills

Office Management, HR Administration, People Operations, Payroll Variables Management, Onboarding, Employee Experience, Document Compliance, Recruitment Support, Factorial HRIS, Asana, Expatriate Permit Management, Internal Communication

Industry

technology;Information and Internet

Description

Description de l'entreprise Depuis 10 ans, BMS International fait bouger le e-commerce européen : plus de 75 millions d’euros de chiffre d’affaires, une croissance solide et 17 marques qui accompagnent le quotidien de millions de clients — parmi elles, Dreamzie, Twinzen, Sweety Fox, Zenacolor, Zenacasa, et bien d’autres. Aujourd’hui, nous faisons partie du Top 10 des vendeurs Amazon en Europe. Notre QG ? La Croisette, en plein cœur du centre commercial le plus vibrant du nord de l’île Maurice. Plus de 60 talents y évoluent dans 900 m² de bureaux modernes et lumineux, pensés pour un équilibre parfait entre efficacité, confort et plaisir de travailler ensemble. Nos valeurs : Exigence bienveillante, Team Player, Met la faya et bien d'autres... 🔥 Description du poste L’Office Manager & People Operations Coordinator garantit la fluidité du quotidien, la qualité administrative RH et l’expérience collaborateur. Ce rôle reprend une grande partie des éléments invisibles mais critiques portés historiquement : office, accueil, Factorial, variables de paie, fins de contrat, permits, welcoming et lien quotidien avec les salariés. Tes missions : 1. Office management commander fournitures, café et consommables coordonner les besoins du bureau et les prestataires suivre les petits sujets quotidiens supporter les collaborateurs sur les sujets pratiques coordonner les espaces et contribuer à une bonne ambiance de travail éviter que les managers, CFO ou CEOs soient sollicités sur des sujets pratiques 2. People administration créer les salariés dans Factorial mettre à jour les dossiers collaborateurs suivre les documents obligatoires suivre l’assurance santé assurer classement et conformité documentaire préparer les documents RH simples supporter administrativement les contrats et avenants suivre les échéances 3. Variables de paie collecter les variables mensuelles suivre la prime transport contrôler la cohérence respecter les deadlines transmettre au CFO suivre les corrections archiver les éléments coordonner avec Finance 4. Fins de contrat saisir les fins de contrat dans Factorial préparer les éléments de solde suivre les congés payés transmettre au CFO récupérer le matériel si nécessaire coordonner les documents de sortie transmettre les informations au HRBP pour analyse 5. Occupation permits expatriés collecter les documents suivre les échéances relancer les interlocuteurs coordonner avec les expatriés suivre les renouvellements alerter le HRBP en cas de risque classer les documents 6. Onboarding et welcoming préparer la communication d’arrivée organiser le petit-déjeuner ou moment welcome coordonner avec le manager coordonner matériel et accès préparer le dossier collaborateur réaliser le check J1 supporter le buddy system assurer le suivi administratif d’intégration 7. Support collaborateur niveau 1 répondre aux questions simples sur congés, documents, accès et informations pratiques supporter les questions Factorial ou transport orienter les salariés vers la bonne personne traiter ce qui est simple et escalader ce qui est sensible 8. Support recrutement aider le TA sur certains sujets administratifs suivre les candidats dans Asana si nécessaire préparer des documents ou mails selon template soutenir la coordination d’entretiens simples gérer le préboarding après acceptation ne pas devenir owner du recrutement 9. Culture et vie interne coordonner les petits événements soutenir les moments d’équipe suivre anniversaires et arrivées relayer une communication interne simple accueillir les visiteurs identifier les irritants du quotidien Qualifications Profil recherché : 2 à 4 ans d’expérience en office management, HR admin ou people operations expérience avec un outil RH, idéalement Factorial bonne aisance administrative expérience dans une PME ou environnement rapide Informations complémentaires 💛 Ce qu’on t’apporte de plus que les autres... Chez BMS, tu rejoins une équipe qui bosse sérieusement mais qui sait aussi prendre le temps de célébrer ! On t’offre : Une prime collective annuelle pour célébrer les succès partagés et récompenser les performances de l’équipe 22 jours de congés dès la première année (au prorata) une demi-aprem off chaque mois pour tout ce que tu n’as jamais le temps de faire 10 jours de télétravail On bosse avec Amazon (quand même) 30 minutes de learning time par jour (Anou Appran) pour apprendre, progresser et tracer ta voie La possibilité d’évoluer dans une entreprise en pleine croissance, où chaque idée peut se transformer en projet concret Des teambuildings légendaires et illimités (vraiment, on a du mal à s’arrêter) Des batailles épiques de ping-pong, Nintendo et jeux de société après le déjeuner Du vrai café venu du monde entier pour te garder éveillé toute la journée Et surtout on t’offre la possibilité d’être TOI même

Responsibilities

The role ensures daily operational fluidity by managing office logistics, HR administration, and the employee experience. Key duties include handling payroll variables, managing expatriate permits, and coordinating onboarding and internal culture events.