Office Manager at TankTank GmbH

Hamburg, , Germany -

Full Time

Start Date

Immediate

Expiry Date

12 Oct, 26

Salary

3700.0

Posted On

15 Jul, 26

Experience

0 year(s) or above

Remote Job

Yes

Telecommute

Yes

Sponsor Visa

Skills

Accounting, Payment Processing, Account Reconciliation, Invoice Processing, Office Management, Applicant Management, DATEV Unternehmen Online, Organizational Skills, Financial Administration, Executive Assistance

Industry

Advertising Services

Description

Ihre Aufgaben Organisationstalent mit Freude an Zahlen gesucht Ihr Profil Was du bei uns machst: Du arbeitest eng mit unserer Senior Finance Managerin zusammen und übernimmst die Vorbereitung und Durchführung von Zahlungsläufen, stimmst Konten ab und kümmerst dich um die Klärung offener Posten. Du prüfst und verarbeitest Kreditkartenabrechnungen, erstellst Weiterberechnungen und verbuchst diese ebenso wie Eingangsrechnungen. Außerdem bearbeitest du Kassenbelege und Zahlungsausgänge und unterstützt bei der vorbereitenden Buchhaltung. Neben den Zahlen hältst du auch organisatorisch alles zusammen: Du koordinierst Kundentermine, unterstützt die Geschäftsführung bei der täglichen Planung, hältst Ordnung im Büro, kümmerst dich um das Bewerbermanagement und erledigst die Bestellungen und sorgst dafür, dass die Abläufe im Alltag reibungslos funktionieren. Was wir von dir erwarten: Du hast eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und bringst Praxis in buchhalterischen Prozessen mit – zum Beispiel in der Rechnungskontrolle, im Zahlungsverkehr, bei Reisekosten oder in der vorbereitenden Buchhaltung. Idealerweise hast du bereits Erfahrung in einer Assistenz-, Teamassistenz-, HR oder Office-Management-Funktion gesammelt. Kenntnisse in DATEV Unternehmen Online sind von Vorteil, alternativ bringst du die Bereitschaft mit, dich schnell und sorgfältig einzuarbeiten. Du arbeitest diskret, zuverlässig und strukturiert, bist serviceorientiert, gut organisiert und ein echter Teamplayer, auf den man sich verlassen kann. Warum wir? Was du von uns erwarten kannst: Du wirst von erfahrenen Kollegen eingearbeitet, gefördert und natürlich auch gefordert. Als Office Manager bist du ein zentraler Dreh- und Angelpunkt unseres Arbeitsalltags und sorgst dafür, dass unser Team sich auf das Wesentliche konzentrieren kann. Wir bieten dir tolle Aufgabenfelder die du weiterentwickeln und mitgestalten kannst. Wir arbeiten ohne starre Silos und setzen auf Eigenverantwortung, Mitdenken und proaktives Handeln. Das bedeutet für dich: Vertrauen in deine Entscheidungen, Gestaltungsspielraum in deinem Aufgabenbereich und die Möglichkeit, Strukturen aktiv mitzuentwickeln. Welcome to the TankFamily. About us Let's impact TankTank ist ein kreatives Unternehmen der Kommunikations- und Marketingbranche. Unser Anspruch lautet: Let's Impact. Wir wollen mit bemerkenswerten Ideen Menschen bewegen, Veränderung initiieren und Wirkung erzeugen. Wir brechen ehemalige Silos wie Strategie, Kreation, Design, Media, Technologie/KI und Film auf und bringen Sie in unseren ProjektTanks zusammen. Das Ziel ist, mit unser Arbeit Unternehmen und Marken im digitalen Wahnsinn relevant, bekannt und attraktiv zu halten. Wir entwickeln keine Ideen und Konzepte, von denen wir glauben, dass sie dem Kunden gefallen. Sondern wir entwickeln Ideen und Konzepte unter der Maxime: Was würden wir tun, wenn es unsere Marke wäre? Für unser TankPrinzip ist es wichtig, dass jeder Mitarbeiter und jede Mitarbeiterin möglichst eigenverantwortlich und vorausschauend agiert. Nicht warten, bis jemand kommt und Fragen stellt, sondern proaktiv selbst Fragen stellen, wenn etwas unklar ist. Bei uns zählt immer das Ergebnis. Und der Spaß an der Arbeit.

Responsibilities

The role involves managing financial tasks such as payment runs, account reconciliation, and invoice processing in collaboration with the Senior Finance Manager. Additionally, the position handles office organization, appointment coordination, and applicant management to ensure smooth daily operations.