Office Manager / Team Assistenz at apc projects gmbh

Frankfurt, Hesse, Germany -

Full Time

Start Date

Immediate

Expiry Date

16 Mar, 26

Salary

0.0

Posted On

16 Dec, 25

Experience

2 year(s) or above

Remote Job

Yes

Telecommute

Yes

Sponsor Visa

Skills

Office Management, Personal Administration, Bookkeeping, Time Management, Communication Skills, Customer Orientation, Microsoft Office 365, Event Organization, Team Spirit, Problem Solving, Organizational Skills, English Proficiency, German Proficiency, Document Management, Onboarding, Deadline Management

Industry

Description

Über uns: Wir sind ein führendes Unternehmen in der Bauindustrie mit Sitz in Frankfurt, Hamburg und in der Nähe von München, das sich auf innovative und nachhaltige Bauprojekte spezialisiert hat. Unser Team besteht aus engagierten Fachleuten aus den Bereichen Planung, Baumanagement und Immobilienberatung, die gemeinsam an der Realisierung anspruchsvoller Bauvorhaben arbeiten. Aufgaben Kernaufgaben Assistenz der Geschäftsführung Organisation des Backoffice Personalverwaltung vorbereitende Buchhaltung Einzelaufgaben Erstkontakt für Geschäftspartner via f2f, Mail, Phone Terminorganisation externer Schriftverkehr Layout-bearbeitung von PowerPoint-Präsentationen Managen von Fristen EDV-und Papier-Ablage pflegen Organisation des Office in Hamburg und Frankfurt, deren Bedarf und Ausstattung Erstellen und Pflegen von Personalakten inkl. Stammblätter Vorbereiten von Arbeitsverträgen Managen des Urlaubsplaners Personizer Konten in Reisekosten-APP anlegen Schriftverkehr in allen Personalangelegenheiten AU-Bescheinigungen managen Organisieren des Onboardings neuer Mitarbeiter Mitwirkung bei der vorbereitenden Buchhaltung Schnittstelle zur Lohnbuchhaltung des Steuerberaters Unterstützung im Außenauftritt der Firmengruppe Organisation von Events extern / intern Angebote versandfertig erstellen Prüfen und Verwalten der Ausschreibungs-portale Portale identifizieren (z.B. VOF) Anmeldung bei Portalen und Administration Verwaltung der Ausschreibungsvorlagen (Ordnerstruktur) Angebote erstellen Qualifikation Kompetenzen Hands-on Mentalität und lösungsorientiertes Vorgehen zeichnen dich aus. Du hast deine Ausbildung im kaufmännischen Bereich oder im Hotelfach abgeschlossen. Du besitzt eine hohe Zahlenaffinität und für dich ist der Umgang mit Zahlen ein geübtes Metier. Du bist bereits seit mehr als 2 Jahren in vergleichbarer Tätigkeit zuhause. Du besitzt ausgezeichnetes Zeitmanagement und hast Erfahrung in administrativen Tätigkeiten. Organisationstalent zählt zu deinen Stärken. Du bist kommunikationsstark und besitzt ausgeprägte Kundenorientierung. Mit Kunden und Kollegen kannst du sicher auf deutsch und englisch und kommunizieren. Der Erhalt des Teamspirits ist dir sehr wichtig. Du beherrschst Microsoft Office 365. Benefits Wir bieten: · Ein dynamisches und kreatives, familiäres Arbeitsumfeld und motivierte Kollegen · Flache Hierarchien, offene Kommunikation und kurze Entscheidungswege · verschiedene Arbeitszeitmodelle und temporäres mobiles Arbeiten · berufliche Entwicklungschancen durch Weiterbildungsmöglichkeiten · zusätzlich zu ihrem Gehalt bieten wir finanzielle Zusatzleistungen, wie z.B. Altersvorsorge, Fahrkostenzuschuss und Gesundheitsvorsorge Bewerbung: Wenn Sie Interesse an dieser spannenden Herausforderung haben, senden Sie bitte Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen (Lebenslauf, Zeugnisse, Portfolio). Wir freuen uns darauf, Sie kennenzulernen!

Responsibilities

The Office Manager will assist the management, organize the back office, and handle personnel administration. Additional tasks include managing communication with business partners and supporting the accounting process.