Office Manager & Team Assistenz (m/w/d) at PAION Pharma GmbH

Aachen, North Rhine-Westphalia, Germany -

Full Time

Start Date

Immediate

Expiry Date

13 Sep, 26

Salary

0.0

Posted On

15 Jun, 26

Experience

2 year(s) or above

Remote Job

Yes

Telecommute

Yes

Sponsor Visa

Skills

Office Management, Team Assistance, English Proficiency, German Proficiency, MS Office, Time Management, Communication Skills, Organization, Project Work, Business Central, Administrative Support, Event Coordination

Industry

Pharmaceutical Manufacturing

Description

Your tasks PAION Pharma ist ein innovatives Pharmaunternehmen mit dem Fokus auf Forschung, Entwicklung, Herstellung und Vertrieb von Arzneimitteln in den Bereichen Anästhesie und Intensivmedizin. Unser Anspruch ist es einen nachhaltigen Beitrag zur Verbesserung der Patientenversorgung zu leisten. Zur Verstärkung unseres wachsenden, internationalen Teams in Aachen-Brand suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine engagierte und organisationsstarke Persönlichkeit als Office Manager & Team Assistenz (m/w/d). Sie verfügen bereits über eine mehrjährige Erfahrung im Office Management oder in der Assistenz und möchten in einem internationalen Umfeld Verantwortung übernehmen? - Dann freuen wir uns darauf, Sie kennenzulernen! Ihre Aufgaben und Verantwortlichkeiten Ansprechpartner für alle organisatorischen Belange in unserem Büro einschließlich Beauftragung von Reparaturen und Wartungsarbeiten, Koordination von Entsorgungen, sowie Sicherstellung der Funktionsfähigkeiten von Büroeinrichtungen Beschaffung von Büromaterial, sowie Verbrauchsartikeln wie Kaffee, Milch, Reinigungsmittel, etc Erster Ansprechpartner für den Vermieter, Reinigungsfirma und weitere Dienstleister im Zusammenhang mit dem Office Management Übernahme der Telefonzentrale und Pflege des Info-E-Mail-Accounts Koordination und Organisation von internen und externen Meetings und Events Administrative Unterstützung jeglicher Art in den verschiedenen Unternehmensbereichen mit Schwerpunkt: Clinical Development und Medical Affairs Erfassung von Bestellanforderung in Business Central Koordination von Vertragsfreigaben und Ablage von Verträgen Your profile Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder nachweisbare vergleichbare Qualifizierungen Mehrjährige Berufserfahrung in der (Team)-Assistenz, Büroassistenz ggfs. im Pharma- oder Gesundheitsbereich Sehr gute Englisch- und Deutsch-Kenntnisse Souveräner Umgang mit den gängigen MS-Office Anwendungen Ein hohes Maß an Flexibilität Eine Arbeitsweise, die durch Zuverlässigkeit und Selbstständigkeit gekennzeichnet ist Gutes Zeitmanagement und eigenständige Priorisierung Organisationsvermögen, Spaß an Projektarbeit und ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit Freude an der Arbeit mit unterschiedlichen Schnittstellen sowie ein sicheres Auftreten Interesse und Bereitschaft sich in neue Sachverhalte und Themen einzuarbeiten Why us? Kurze Kommunikationswege, offene Türen und hilfsbereite, engagierte Kollegen Flexible Arbeitszeiten mit der Möglichkeit von Home-Office (max. 2 Tage / Woche) 30 Tage Urlaub und weitere Benefits, wie betriebliche Altersvorsorge Moderne Büroräume mit Tiefgaragenstellplätzen in Aachen-Brand mit guter Anbindung direkt an der A44 PAION contact details Möchten Sie in einem internationalen und dynamischen Umfeld arbeiten und eine aktive Rolle spielen? Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung, vorzugsweise über die Karriereseite oder per E-Mail an recruiting@paion.com. Haben Sie noch Fragen, dann schicken sie uns eine E-mail an hr@paion.com About us PAION Pharma GmbH, headquartered in Aachen, Germany, is a specialty pharmaceutical company in the field of anaesthesia and critical care specialising in innovative pharmaceuticals for use in outpatient clinics and hospitals. PAION Pharma GmbH is part of the Humanwelll Healthcare Group. www.paionpharma.com

Responsibilities

The role involves managing all organizational office matters, including facility maintenance, procurement, and acting as the primary contact for service providers. Additionally, the position provides administrative support to Clinical Development and Medical Affairs, manages the phone center, and coordinates meetings and events.