Office Manager at Upway

Asnières-sur-Seine, Ile-de-France, France -

Full Time

Start Date

Immediate

Expiry Date

25 Jul, 26

Salary

40000.0

Posted On

26 Apr, 26

Experience

2 year(s) or above

Remote Job

Yes

Telecommute

Yes

Sponsor Visa

Skills

Office management, Administrative support, Human resources, Onboarding, Payroll preparation, Logistics management, Vendor management, Document management, Event planning, Organization, Communication, Proactivity, Problem solving, Personio, Alan, Swile

Industry

Internet Marketplace Platforms

Description

Office Manager Application Deadline: 31 May 2026 Department: HR Employment Type: Full Time Location: Gennevilliers Compensation: €38,000 - €40,000 / year Description Upway grandit, et notre organisation aussi ! Nous recherchons notre futur(e) Office Manager pour succéder à notre Office & Admin Manager actuelle sur notre site de Gennevilliers. Véritable chef d’orchestre du quotidien et rattaché(e) ton rôle est double : piloter la vie de nos bureaux pour offrir la meilleure expérience à nos équipes, et assurer un support administratif sans faille. Si tu aimes l'autonomie, les outils modernes (Personio, Alan, Swile) et que tu souhaites avoir un impact direct sur le bien-être d'une start-up en pleine expansion, ce poste est fait pour toi ! Tes missions L'âme et la gestion du bureau Gestion des espaces : Veiller à ce que nos bureaux soient toujours accueillants, fonctionnels et bien organisés. Partenaires : Piloter la relation avec nos prestataires (sélection, suivi et facturation). Logistique : Gérer les stocks (fournitures, équipements, swags) pour que l'équipe ne manque de rien. Accueil : Être le visage d'Upway pour l'accueil et l'orientation de nos visiteurs. Support Administratif & RH Gestion documentaire : Assurer le classement, l'archivage et la mise à jour des documents réglementaires. Onboarding : Accueillir nos nouveaux talents et préparer leur arrivée (du contrat au jour J). Pré-paie : Collecte et vérification des variables (primes, heures sup, absences, changements de RIB) avant envoi à notre gestionnaire de paie Administration autonome des outils (Swile pour les TR et Alan pour la mutuelle) DPAE & Registre du personnel : Assurer la conformité légale de chaque nouvelle embauche. Médecine du travail : Suivi des visites médicales obligatoires Suivi des contrats : Alerte sur les fins de périodes d'essai et les renouvellements de CDD Vie d'équipe & Événementiel Organiser des moments de partage (petits-déjeuners, événements internes) pour renforcer le lien entre les équipes. Ton profil Tu justifies d'une première expérience réussie de 2 à 3 ans sur un poste similaire (Office Management, Assistanat de Direction ou RH). Tu es reconnu(e) pour ton sens de l’organisation et ta capacité à gérer plusieurs dossiers de front. Tu as le sens du service : tu aimes apporter des solutions et faciliter la vie de tes collègues. Tu es autonome et proactif(ve), avec un esprit "toujours une solution". Tu es rigoureux(se) sur les sujets administratifs, tout en restant accessible et souriant(e). Un bon niveau d'anglais est un atout pour échanger avec nos collaborateurs et certains partenaires internationaux. Pourquoi nous rejoindre ? Un environnement stimulant : Un poste polyvalent où aucune journée ne se ressemble. L’impact : Tu joues un rôle concret dans le bien-être d'une équipe engagée dans la mobilité durable. Le cadre : Des bureaux agréables à Gennevilliers, avec café et thé à volonté. Tes avantages : Passion Vélo : 15% de réduction sur un vélo Upway par an (pour toi ou ta famille). Protection : Mutuelle Alan et Pass Navigo pris en charge à 50%. Pratique : Carte Swile (50%) et parking sécurisé pour voitures et vélos. Envie de rejoindre l’aventure ? Si tu es une personne débrouillarde, organisée et que tu souhaites t’impliquer dans un projet à impact, nous avons hâte de découvrir ton parcours. Postule dès maintenant !

Responsibilities

The Office Manager will oversee daily office operations, including facility management, vendor relations, and logistics. Additionally, the role involves providing administrative and HR support, such as onboarding new hires and preparing payroll data.