Office Manager (w/m/x/d) - Front Desk at MILES Mobility

Berlin, , Germany -

Full Time

Start Date

Immediate

Expiry Date

02 Oct, 26

Salary

0.0

Posted On

04 Jul, 26

Experience

0 year(s) or above

Remote Job

Yes

Telecommute

Yes

Sponsor Visa

Skills

Office Management, Front Desk Coordination, Inventory Management, Vendor Coordination, Organizational Skills, Proactive Problem Solving, Digital Literacy, German (C1), English Proficiency, Slack, Notion, Administrative Software

Industry

Transportation Programs

Description

Join the ride! MILES ist der größte unabhängige Carsharing-Anbieter in Deutschland. Wir glauben an eine urbane Mobilität, die geteilt, nachhaltig und für jeden zugänglich ist. Unser Headquarter in Berlin-Charlottenburg ist das Herzstück unseres operativen Netzwerks. Um hier jeden Tag einen reibungslosen Ablauf zu garantieren, suchen wir jemanden, der unser Office Management mit Struktur, Ruhe und hoher Eigenverantwortung leitet. Du bist das erste Gesicht, das externe Besucher:innen bei uns sehen und du empfängst jede:n mit einem Lächeln. ♥ Note: Wir brauchen dich vor Ort, daher ist diese Stelle nicht hybrid verfügbar. Deine Verantwortung Post Management: Aufgrund unseres großen Flottengeschäfts erhalten wir täglich Eingangs- und Ausgangspost sowie Pakete. Du bist die zentrale Schnittstelle, die diesen Fluss strukturiert, sortiert und verlässlich koordiniert. Office & Inventory Management: Du verantwortest das gesamte Bestellwesen (Büromaterial, Getränke, Snacks etc.) und behältst den Überblick über die Bestände. Morgens machst du einen Rundgang und sorgst dafür, dass alles optimal zur Verfügung steht. Der Blick für das Ganze: Du gehst mit offenen Augen durch das Büro. Wenn etwas repariert werden muss oder optimiert werden kann, nimmst du die Fäden proaktiv in die Hand und koordinierst externe Dienstleister oder Handwerker. Optimierung: Du siehst Baustellen, bevor sie entstehen. Du bringst eigene Ideen zur Gestaltung und Organisation des Office-Alltags ein und setzt diese eigenständig um. Tools & Tricks: Du nutzt unsere internen Tools und Systeme (wie Slack, Notion und administrative Software) clever und affin, um deine Workflows optimal zu strukturieren und dich nahtlos im Unternehmen zu vernetzen. Support Team HR: In enger Zusammenarbeit unterstützt du bei Events, Projekten und Initiativen, um unseren Office Alltag noch schöner und lebendiger zu gestalten. Dein Profil Souveräne Eigenständigkeit: Du liebst es, dein eigenes Reich zu managen. Du ziehst Energie daraus, selbstständig zu arbeiten und kannst die Zeit am Front Desk produktiv nutzen. Organisationstalent & Detailfokus: Du arbeitest extrem strukturiert, verlierst auch bei mehreren Aufgaben niemals den Überblick und hast ein Auge für die kleinen, wichtigen Details. Proaktivität & "Open-Eyes"-Mentalität: Du wartest nicht auf Arbeitsanweisungen. Du erkennst Potenziale im Office-Alltag, denkst strategisch mit und packst Dinge direkt hands-on an. Workspace Atmosphäre: Trotz deiner eigenständigen Arbeitsweise besitzt du eine ausgeprägte Intuition für das Wohlbefinden anderer. Du weißt genau, was ein modernes Office braucht, damit sich Mitarbeitende und Gäste beim Betreten sofort wohlfühlen. Digitale Affinität: Du nutzt digitale Lösungen ganz natürlich, um dich selbst und deine Aufgaben bestmöglich zu organisieren. Sprachkenntnisse: Du kommunizierst fließend auf Deutsch (C1) und sicher auf Englisch, da unser Headquarter international aufgestellt ist. Benefits Betriebliche Altersvorsorge: Sichere deine finanzielle Zukunft mit unserem attraktiven Vorsorgeplan Mobilität: Wähle zwischen monatlichen MILES Credits oder dem Deutschlandticket Fitness: Profitiere von einer bezuschussten Urban Sports Club-Mitgliedschaft für deine körperliche und geistige Gesundheit Corporate Benefits: Zugang zu mehr als 1.500 Anbietern für Rabatte auf Sneaker, Theaterbesuche und mehr Social Impact: Bei MILES wird ein Teil des Umsatzes in regionale und soziale Projekte investiert, da wir uns für das Wohlergehen unserer Gesellschaft und Umwelt aktiv einsetzen #milescharity About us UNSERE WERTE Unsere MILES Values to Win sind die Basis für unser daily doing und verbinden uns als Team. Sie beschreiben, wie wir miteinander und mit unseren Kund:innen umgehen. Hier ein kurzer Einblick, was dich bei uns erwartet: Leidenschaft: Sei du selbst, hab Spaß und stehe hinter dem, was du tust. Eigenverantwortung: Setz dich ein für beste Lösungen und überrasche dich selbst. Ideenreichtum: Sei pragmatisch und nutze zuerst das, was wir haben. Neugier: Hinterfrage den Status quo und sei offen, ihn anzupassen. Unterstützung: Unterstützt euch gegenseitig und bittet proaktiv um Hilfe. Empathie: Versetz dich immer in die Situation anderer. ÜBER MILES Wir sind der führende Carsharing-Anbieter in Deutschland und bieten ebenfalls Auto-Abos an. Ein Teil unseres Umsatzes fließt in regionale und soziale Projekte. Bei MILES glauben wir an eine Welt, in der Mobilität geteilt, nachhaltig und für alle zugänglich ist. Mit unserem Angebot schaffen wir eine Alternative zum privaten Autobesitz, reduzieren die Anzahl der Fahrzeuge auf den Straßen und tragen positiv zum urbanen Leben bei. Werde Teil unseres vielfältigen Teams, das Menschen aus über 80 Ländern mit unterschiedlichsten Erfahrungen und Ideen vereint. NICE TO KNOW Du hast noch keinen MILES Account? Mit dem Code: JOINUS15 erhältst du jetzt bei deiner Neuregistrierung 15€ Startguthaben. Enjoy the ride!

Responsibilities

Manage the front desk, handle incoming and outgoing mail/packages, and oversee office inventory and supplies. Proactively maintain the office environment by coordinating external service providers and supporting the HR team with events and initiatives.