Wij zijn Webfluencer, een award-winning digital agency aan de Weteringschans in hartje Amsterdam. Met een passie voor innovatie en creativiteit hebben we de digitale aanwezigheid van talloze merken versterkt, van Bacardi en SONOS tot ID&T en Toyota. Ons team groeit hard, onze projecten worden groter en dat vraagt om iemand die het fundament onder die groei legt. Dat ben jij.

• De spil zijn van een creatief, ambitieus team in het hart van Amsterdam?
• Jouw organisatietalent inzetten in een bureau dat elk jaar groeit en waar je zelf de processen bouwt?
• Meer dan alleen kantoorzaken doen: HR, cultuur, events en de rechterhand van het management zijn?
• Doorgroeien richting Operations Manager of HR-verantwoordelijke naarmate wij groter worden?

4 X ‘JA’? Lees dan snel verder!

Als Office Manager bij Webfluencer ben jij het kloppend hart van ons kantoor. Jij zorgt dat alles soepel loopt, zodat ons creatieve team zich volledig kan focussen op het leveren van topwerk. Van facilitaire zaken tot HR-ondersteuning en van financiële administratie tot het organiseren van team events: jij houdt alle ballen in de lucht en brengt rust en structuur in een bureau dat continu in beweging is.

Deze rol is bewust breed. Op een ochtend regel je de onboarding van een nieuwe developer, 's middags stem je facturen af met onze boekhouder en aan het eind van de week sta je met een idee voor de kerstborrel bij het management. Wie graag afwisseling heeft en energie krijgt van dingen regelen, zit hier goed.

Je werkt direct samen met de oprichters en het managementteam. Dat betekent korte lijnen, snelle beslissingen en veel invloed. Zie je dat een proces beter kan? Dan bouw je het gewoon opnieuw. We hebben geen dik handboek waar je je aan moet houden: dat handboek schrijf jij.

Cultuur is bij ons geen bijzaak. Team events, de jaarlijkse workation, de vrijdagmiddagborrel en de sfeer op de vloer maken Webfluencer tot wat het is. Jij bent de persoon die dat bewaakt en verder uitbouwt, en die nieuwe collega's het gevoel geeft dat ze op de juiste plek terecht zijn gekomen.

Wat ga je doen?

Je rol is breed en zelfstandig. Je bent verantwoordelijk voor alles wat het kantoor en de organisatie draaiende houdt, en je krijgt de ruimte om die verantwoordelijkheid zelf in te vullen. Niemand vertelt jou hoe je het moet doen, wel wat er moet gebeuren.

• Aansturen en optimaliseren van alle dagelijkse kantoorprocessen en faciliteiten
• HR-ondersteuning: onboarding van nieuwe collega's, verlofregistratie, contracten en personeelsadministratie
• Financiële administratie bijhouden in samenwerking met onze boekhouder: facturen, declaraties en budgetbewaking
• Organiseren van teamuitjes, borrels, de jaarlijkse workation en andere momenten die het team samenbrengen
• Beheren van leveranciers, contracten, abonnementen en kantoorbenodigdheden, inclusief onderhandelen over voorwaarden
• Eerste aanspreekpunt zijn voor bezoekers, klanten en externe partijen op kantoor
• Meebouwen aan interne processen en tooling die onze groei ondersteunen en het team tijd besparen
• Ondersteunen van het management bij planning, agenda's, rapportages en ad-hoc projecten
• Bewaken van de bedrijfscultuur: jij merkt als eerste wanneer het ergens schuurt

Wat breng je mee?

Je bent iemand die overzicht houdt als het druk wordt en die dingen liever regelt dan erover vergadert. Je hoeft geen ervaring in de creatieve branche te hebben, maar je moet je wel thuis voelen tussen designers, developers en eCommerce-specialisten die allemaal hun eigen tempo hebben.

• Minimaal 2 jaar ervaring als office manager, team assistant, HR-assistent of facilitair coördinator
• Een proactieve, hands-on mentaliteit: jij ziet wat er moet gebeuren en pakt het op zonder dat iemand het vraagt
• Uitstekende organisatorische vaardigheden en oog voor detail
• Ervaring met basis financiële administratie, zoals het verwerken van facturen en declaraties
• Sterke communicatieve vaardigheden in zowel Nederlands als Engels
• Je bent discreet: je gaat zorgvuldig om met personeels- en salarisinformatie
• Stressbestendig, flexibel en een echte teamplayer die de sfeer op kantoor maakt
• Beschikbaar voor 32 tot 40 uur per week

Mooi meegenomen

• Affiniteit met de creatieve of digitale branche
• Ervaring met HR-tooling, urenregistratie of boekhoudsoftware
• Ervaring met het organiseren van events voor twintig personen of meer
• Je hebt eerder een organisatie zien groeien en weet wat daar operationeel voor nodig is
• 
  

Job Description

Posting Start Date: 9/8/26

Offer ID: 2632

Unit: Hazera

Job Title: Executive Assistant

Job Location: Made

Contract type: Permanent

Job Description:

About the role

This is an exciting opportunity to work closely with senior executives and play a key role in keeping priorities, decisions and business activities moving smoothly and efficiently.

As Executive Assistant to Leadership team members, you will be trusted to create structure, connect people and ensure important actions are followed through with professionalism and discretion.

Reporting to the Deputy CEO

Based in Made, NL

Key responsibilities

Executive support

• Own executive calendars, appointments and priorities with confidence.
• Set up meetings for success by preparing agendas, materials and follow-up actions.
• Create clear presentations, reports, correspondence and meeting minutes.
• Support leadership meetings, management reviews and key business discussions.
• Keep actions, deadlines and follow-ups on track.
• Be a trusted and welcoming contact for internal and external stakeholders.
• 
  

Organisation & coordination

• Bring structure to complex schedules and shifting priorities.
• Arrange smooth travel, accommodation and itineraries.
• Coordinate events, visits and meetings with senior stakeholders.
• Contribute to cross-functional projects and business priorities when needed.
• Spot conflicts, risks and actions early so the team can stay ahead.
• 
  

Communication & stakeholder management

• Build positive relationships across teams, leadership and external partners.
• Handle sensitive information with trust, care and discretion.
• Communicate clearly and professionally on behalf of executives when required.
• Help information flow smoothly between executives and teams.
• 
  

Administrative & business support

• Prepare and maintain documents, presentations and meeting materials.
• Support expenses and other executive processes.
• Keep records accurate, organized and accessible.
• Improve administrative processes and ways of working.
•