Office & Operations Assistant at Karriere | cisbox

Solingen, North Rhine-Westphalia, Germany -

Full Time

Start Date

Immediate

Expiry Date

13 Sep, 26

Salary

0.0

Posted On

15 Jun, 26

Experience

2 year(s) or above

Remote Job

Yes

Telecommute

Yes

Sponsor Visa

Skills

Office Management, Administrative Support, Event Planning, Travel Management, Personnel Administration, Fleet Management, MS Office, Digital Tools, German Language, English Language, Communication Skills, Organizational Skills

Industry

IT Services and IT Consulting

Description

WEN WIR SUCHEN Zur Unterstützung unseres Teams suchen wir einen engagierten und organisationsstarken Office & Operations Assistant (m/w/d) in Vollzeit oder Teilzeit (mindestens 30 Stunden pro Woche), der mit einer strukturierten, eigenständigen und serviceorientierten Arbeitsweise unser Tagesgeschäft aktiv unterstützt. In dieser vielseitigen Rolle sorgst du für reibungslose Abläufe im Office, unterstützt das Management-Team bei organisatorischen Themen und trägst dazu bei, Mitarbeitenden sowie Gästen eine positive Erfahrung zu bieten. Darüber hinaus organisierst du interne und externe Veranstaltungen, koordinierst administrative Prozesse und übernimmst eigenverantwortlich vielfältige organisatorische Aufgaben. Dabei behältst du auch bei vielen parallelen Themen den Überblick, arbeitest zuverlässig und sorgst dafür, dass Dinge erledigt werden. DEINE ROLLE Verantwortung für die Organisation unseres Büroalltags sowie Sicherstellung reibungsloser Abläufe Unterstützung des Management-Teams bei organisatorischen und administrativen Aufgaben, insbesondere Termin-, Reise- und Kommunikationsmanagement Organisation, Buchung und Nachbereitung von GeschäftsreiseneinschließlichReisekostenabrechnung Planung, Organisation und Durchführung interner Veranstaltungen, Teamevents, Messen und weiterer externer Veranstaltungen Unterstützung in der Personaladministration,insbesonderebeiKrankmeldungen, Zeiterfassung,Onboardingund operativen Personalprozessen Betreuung des operativen Fuhrparkmanagements DAS BRINGST DU MIT Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation, idealerweise mit Schwerpunkt Office Management, Assistenz oder Administration Erste Berufserfahrung im Bereich Assistenz, Office Management oder einer vergleichbaren Position Organisationsstärke sowie eine strukturierte, eigenständige und zuverlässige Arbeitsweise Hohe Serviceorientierung und Freude daran, unterschiedliche Themen parallel zu koordinieren Kommunikationsstärke sowie ein professionelles und freundliches Auftreten Sicherer Umgang mit MS Office und digitalen Tools Sehr gute Deutschkenntnisse sowie gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift WAS DICH ERWARTET Ein abwechslungsreiches und vielseitiges Aufgabengebiet Kurze Entscheidungswegeundeine offene Unternehmenskultur Flexible Arbeitszeiten und moderne Arbeitsmittel Individuelle Weiterbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten Regelmäßige Team- und Unternehmensevents WARUM BEI UNS INTERESSE? Dann bewirb dich noch heute über unser Bewerbungsformular. Ein klassisches Anschreiben benötigen wir nicht. Sende uns einfach deinen Lebenslauf und beantworte in wenigen Sätzen, warum die Rolle für dich interessant ist und warum du glaubst, dass sie gut zu deinem Profil passt. Wir freuen uns darauf, dich kennenzulernen! About us Die cisbox Group ist ein führender Anbieter von Softwarelösungen zur Digitalisierung und Automatisierung von Procure-to-Pay-Prozessen mit Hauptsitz in Solingen. Seit über 20 Jahren unterstützen wir Unternehmen dabei, Beschaffungs-, Rechnungs- und Zahlungsprozesse effizienter, transparenter und zukunftsfähig zu gestalten. Als internationale Softwaregruppe mit Standorten in Deutschland, Norwegen und Vietnam verfolgen wir eine klare Wachstumsstrategie, sowohl organisch als auch durch Akquisitionen. Besonders stark vertreten sind wir in den Branchen Dienstleistungen, Gesundheitswesen und Hospitality. Das schafft ein dynamisches Umfeld mit internationaler Zusammenarbeit, kurzen Entscheidungswegen und spannenden Entwicklungsmöglichkeiten.

Responsibilities

Responsible for organizing daily office operations and supporting the management team with administrative tasks, travel, and communication management. Additionally, the role involves planning internal and external events and supporting HR processes such as onboarding and time tracking.