Office Operations Junior Specialist (w/m/d) – Schwerpunkt Facility, Technik at boston consulting group

Düsseldorf, North Rhine-Westphalia, Germany -

Full Time

Start Date

Immediate

Expiry Date

06 Jun, 26

Salary

0.0

Posted On

08 Mar, 26

Experience

0 year(s) or above

Remote Job

Yes

Telecommute

Yes

Sponsor Visa

Skills

Facility Management, Infrastructure Management, Stakeholder Management, Coordination, Quality Control, Repair Tracking, Maintenance, Office Relocation Planning, Vendor Management, Workplace Concepts, Desk Booking, Work Safety, Fire Protection, Incident Response, Commercial Processing, Reporting

Industry

Business Consulting and Services

Description

Who We Are Unsere Strategie? Keine typische Strategieberatung zu sein! Und das ist tief in unserer DNA verankert. Vor über 60 Jahren hat BCG die Strategieberatung auf den Kopf gestellt und ist zu einer weltweit führenden Unternehmensberatung aufgestiegen. Wie wir es schaffen, an der Spitze zu bleiben? Ganz einfach: indem wir uns jeden Tag neu erfinden und den besten Talenten und kreativsten Köpfen aus der ganzen Welt ein Zuhause und vielfältige Karrieremöglichkeiten bieten. Wir geben dir die Chance, einen spürbaren Einfluss auf Wirtschaft und Gesellschaft zu nehmen. BCG steht für Authentizität, außergewöhnliche Arbeitsleistung und ausgeprägte Integrität. Gehörst du erst einmal zur Group, unterstützen wir dich dabei, deinen Weg zu gehen, dein Potenzial freizusetzen, den Wandel mitzugestalten und die Welt weiter voranzubringen. #jointhegroup Your business is our business. Wenn unser Business Management and Operations Team einen Slogan hätte, wäre es dieser. Hat es aber nicht, denn die Kolleg:innen sind viel zu sehr damit beschäftigt, den effizienten und produktiven Ablauf der Arbeit unserer Beraterteams sicherzustellen, als dass sie Zeit hätten, sich irgendwelche Slogans auszudenken. Egal ob Executive und Management Assistant, Receptionist, Mitglied des Facility Staff, Team Lead oder Office Manager: jede:r Einzelne trägt hier direkt zum Erfolg unserer Berater:innen bei – und damit auch zu dem unserer Kunden. What You'll Do Als Office Operations Junior Specialist (w/m/d) bist du ein zentraler Bestandteil unseres Düsseldorfer Office Operations Teams und unterstützt die Office Operations Senior Managerin bei allen Themen rund um einen reibungslosen, effizienten und professionellen Office-Betrieb. Du übernimmst ein breites, generalistisches Aufgabenspektrum im Office Management mit einem besonderen Fokus auf Facility-, Infrastruktur- und technische Themen und bist eine verlässliche Ansprechperson für interne und externe Stakeholder. Zu deinen Aufgaben gehören: Facility- und Infrastrukturmanagement: Mitwirkung bei der Koordination, Steuerung und Qualitätsüberwachung externer Dienstleister (z. B. Haustechnik, Wartung, Reinigung, Druck/Kopie) sowie Nachverfolgung von Reparaturen, Instandhaltungs- und Verbesserungsmaßnahmen Unterstützung bei der Planung und Organisation von Office-Umzügen, Umbauten und Flächenanpassungen inkl. Dienstleister-, Termin- und Kommunikationssteuerung Enge Zusammenarbeit mit Hausverwaltung, Vermietern und externen Partnern zu baulichen, technischen und infrastrukturellen Themen Sicherstellung reibungsloser Office-Betriebsabläufe durch strukturierte Rundgänge, Funktionsprüfungen und proaktive Bedarfsermittlung Unterstützung bei der Umsetzung und Weiterentwicklung moderner Arbeitsplatzkonzepte (z. B. Desk Booking, Raumkonzepte) Unterstützung bei Arbeitssicherheits- und Gebäudesicherheitsthemen, einschließlich Brandschutz sowie Ersthelfer:innen- und ASA-relevanter Prozesse Unterstützung des Incident Response Teams (IRT) sowie Dokumentation von Vorfällen in Zusammenarbeit mit HR, Legal und externen Partnern Kaufmännische Abwicklung von Bestellungen, Rechnungen, Freigaben und Budgetübersichten (z. B. über Chrome River, Palette) Erstellung von Auswertungen, Protokollen und Dokumentationen, insbesondere mithilfe von MS Excel und MS Outlook Unterstützung der Office Operations Senior Managerin bei Projekten, Sonderthemen und Prozessoptimierungen Mitarbeit im Office Operations Team sowie Vertretung von Kolleg:innen bei Bedarf (z. B. Unterstützung von Reception oder Onboarding) What You'll Bring DEINE EIGENSCHAFTEN Hohe Eigenständigkeit, Verantwortungsbewusstsein und eine strukturierte, zuverlässige Arbeitsweise Sicheres, professionelles und durchsetzungsstarkes Auftreten – insbesondere im Umgang mit externen Dienstleistern Ausgeprägtes Organisations- und Koordinationstalent mit einem guten kaufmännischen Verständnis Lösungsorientierte, pragmatische Denkweise und hohe Serviceorientierung Teamorientierte Persönlichkeit mit der Bereitschaft, Verantwortung zu übernehmen und Kolleg:innen zu unterstützen Offenheit für Veränderungen, Prozessverbesserungen und neue Tools DEINE ERFAHRUNGEN UND QUALIFIKATIONEN Abgeschlossene kaufmännische oder technische Ausbildung, z. B. im Office-, Facility- oder Operations-Umfeld Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position im Office Management, Facility Management oder administrativen Operations-Bereich Technisches Grundverständnis sowie idealerweise Kenntnisse in Arbeitssicherheit, Brandschutz und grundlegenden Gebäudefunktionen Sehr gute Kenntnisse in MS Office, insbesondere MS Outlook und MS Excel Bereitschaft, dich schnell in weitere Tools und Systeme einzuarbeiten (z. B. SharePoint, Intranet, Appspace) Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift Who You'll Work With Du wirst Teil des erweiterten Office-Operations-Teams (Empfang und lokales IT-Team) und arbeitest eng mit der Office Operations Senior Managerin zusammen. Dein Team unterstützt sich gegenseitig und hilft einander. Deine Kolleg:innen sind sehr kooperativ, da uns eine gute Teamatmosphäre besonders wichtig ist. Additional info DEINE BENEFITS* GROUP-SPIRIT Zum Spirit in der Group gehört, dass unsere Gedanken nicht nur ums Daily Business kreisen, sondern dass wir auch mal an uns denken. Dafür gibt es eine Vielzahl an Teambuilding- und Office-Events, auf die du dich freuen kannst – von Sommer- und Sport-Events über Christmas-Partys bis zu Social Events. ARBEITSLEBEN Das ist in der Group selbstverständlich: Du bekommst ein attraktives, marktorientiertes, leistungsgerechtes Vergütungspaket mit fixen und variablen Bestandteilen. Wir unterstützen Familien mit Benefits wie steuerfreien Zuschüssen zu Kinderbetreuungskosten durch Bonusumwandlung. Ab und zu braucht man einfach eine Pause. Deshalb gibt es in der Group 30 Tage Jahresurlaub und ein ansprechendes Flexibilitätsprogramm. Das geht auf uns: Wir übernehmen deine Fahrtkosten bis zu einem Maximalbetrag. Wir denken an deine Zukunft – mit umfassenden Versicherungs- und Altersvorsorgeprogrammen. LERNKURVE Du willst so richtig durchstarten? Ein umfangreiches Trainings- und Weiterbildungsprogramm sorgt dafür, dass du Tag für Tag über dich hinauswächst. LIFESTYLE Wellbeing ist für uns mehr als ein Modewort. Deshalb erhältst du individuelle Unterstützung durch unser Employee Assistance Program sowie Mindfulness-Angebote. Raus aus dem Office, rein ins Gym: Wenn du möchtest, bekommst du eine flexible Fitnessstudiomitgliedschaft bei Urban Sports Club. Zeit für eine kleine Stärkung? Dann freut es dich bestimmt zu hören, dass du in der Group Gratisgetränke und -snacks in den Offices sowie Food-Vouchers für Kooperationspartner erhältst. * Die aufgeführten Leistungen können je nach Standort leicht variieren. Boston Consulting Group is an Equal Opportunity Employer. All qualified applicants will receive consideration for employment without regard to race, color, age, religion, sex, sexual orientation, gender identity / expression, national origin, disability, protected veteran status, or any other characteristic protected under national, provincial, or local law, where applicable, and those with criminal histories will be considered in a manner consistent with applicable state and local laws. BCG is an E - Verify Employer. Click here for more information on E-Verify.

Responsibilities

The Junior Specialist will support the Office Operations Senior Manager with all aspects of smooth, efficient, and professional office operations in the Düsseldorf office, focusing on facility, infrastructure, and technical matters. Key duties include coordinating external service providers, managing office moves and modifications, ensuring operational readiness through structured walkthroughs, and handling commercial processing of orders and invoices.