Operational Support Team - Administrative - Montreal at Vialto Partners

Montreal, Quebec, Canada -

Full Time

Start Date

Immediate

Expiry Date

05 Apr, 26

Salary

60000.0

Posted On

05 Jan, 26

Experience

2 year(s) or above

Remote Job

Yes

Telecommute

Yes

Sponsor Visa

Skills

Administrative Support, Document Management, Customer Service, Communication Skills, Problem Solving, Organizational Skills, Attention to Detail, Interpersonal Skills, Discretion, Proactive Attitude, Judgment, Flexibility, Google Suite, Office Logistics, Vendor Liaison, Office Facilities Management

Industry

Business Consulting and Services

Description

Vialto Partners is a market leader in global mobility services. Our purpose is to ‘Connect the world’. We are unique and the only stand-alone global mobility business. This presents a rare opportunity for our clients, stakeholders and colleagues. Our teams help companies streamline and effectively manage their global mobility programs in a cost-efficient and compliant manner. Our services focus on providing cross-border compliance and risk assessment for tax, immigration, business travel, rewards and compensation, and remote work. Working at Vialto Partners is about getting the chance to be part of a global and dynamic team. Globally, Vialto Partners has over 6,500 staff worldwide and continues to grow. You will work with clients from a range of industries and different geographical locations. We believe in connecting the world and supporting our colleagues to do the same in their careers by undertaking assignments and opportunities globally that broaden their skills and ultimately benefit our clients. Vialto is unstoppable when we work together in a culture of belonging, where everyone can thrive. We encourage employees to bring their true selves and share their unique talents and expertise to positively impact the communities we serve. To learn more about what we do, tune in to our podcast On the Move to hear expert insights on issues affecting global mobility, and read about the latest news in the industry. You can also follow us on LinkedIn and Instagram. Job Summary We are seeking a candidate to join our Operational Support team, responsible for supporting the daily administrative business activities of Vialto Partners' Immigration Law team. This role requires 100% on-site presence at the designated Vialto Partners office. Job Responsibilities Incoming Mail: Document contents, sort, scan, update work details in case management and data management systems, and distribute to legal staff as appropriate. Incoming Faxes: Monitor incoming faxes, document contents, and distribute to legal staff. Courier Preparation: Prepare waybills, track packages, and liaise with vendors to resolve shipment delays. Document Management: Print, photocopy, and scan immigration applications. Support Services Coordination: Collaborate with the internal Business Center for support services. Administrative Support: Assist with other administrative tasks and project-based work as required. Vendor Liaison: Communicate with external vendors regarding processes or issues (e.g., couriers, Canada Post, photocopiers). Office Facilities Management: Oversee office facilities, including maintenance and coordination with building management. Office Logistics: Assist with office logistics requests, such as phone line setups, IT peripherals, and internet connectivity. Education and Professional Certification Minimum Requirement: High school diploma. Preferred: Post-secondary education or equivalent certification. Work Experience 3 years of experience in an administrative role within a law firm or business support service center. Experience working in a high-volume, fast-paced environment is considered an asset. Familiarity with the Google Suite of products is preferred. General Attributes Critical attributes of this position include: a positive, proactive “can do” attitude and excellent customer service, interpersonal and communication skills. Strong work ethic, discretion in handling confidential information and ability to prioritize and adapt to changing demands and deadlines. Must have strong organizational skills, meticulous follow-up and follow-through, good judgment and high attention to detail. Confidence in ability to work in an ever-changing work environment. Communication / Interpersonal Skills Clearly communicates efficiently and professionally. Excellent discretion when dealing with sensitive information. Ability to negotiate and influence effectively. Fluent in French; proficient in English for professional written and verbal communication with team members across Canada and international vendors/clients. Customer / Client Service Provides services according to predetermined requirements and quality standards. Escalates problems to team lead or manager if unable to resolve. Ability to take initiative and be very client service oriented. Problem Solving / Judgment / Decision Making Excellent judgment and strong problem-solving skills, including a proactive approach to working with staff and clients at all levels while demonstrating flexibility. This position follows straightforward guidelines and established practices; major issues are deferred to the team lead or manager to resolve. Travel Requirements None Additional Information Employment Type: Regular, Full-Time Work Schedule: On-site, 5 days a week Office Location: Montreal Office – 630 boul René-Lévesque Ouest, Suite 2510, Montréal, QC, H3B 1S6 Compensation Range: $50,000 - $60,000 CAD _____________________________________________________________ Sommaire du poste Nous recherchons un candidat qui travaillera avec l'équipe de soutien opérationnel pour soutenir les activités administratives quotidiennes de l'équipe de droit de l’immigration de Vialto Associés. Ce rôle est 100% en présentiel au bureau assigné. Responsabilités Courrier entrant - documenter le contenu, trier, numériser, mettre à jour les détails dans les systèmes de gestion des dossiers et des données, distribuer aux membres de l’équipe juridique. Télécopies entrantes - surveillance les télécopies entrantes, documentation du contenu, distribution aux membres de l’équipe juridique. Préparation du courrier - création de bordereaux d'expédition, suivi des colis, contact avec le fournisseur pour résoudre les problèmes liés aux retards d'expédition. Impression, photocopie et numérisation des demandes d'immigration. Coordonner les services de soutien avec notre centre d'affaires interne. Participer à d'autres tâches administratives ou projets, au besoin. Liaison avec les fournisseurs: travailler avec les fournisseurs externes sur les processus ou la résolution des problèmes (ex.: coursiers, Poste Canada, photocopies). Gestion des bureaux : superviser la gestion des bureaux, incluant la maintenance et la coordination avec la gestion de l'immeuble. Logistique du bureau : aider avec les demandes liées à la logistique du bureau, telles que la mise en place des lignes de téléphones, les périphériques TI, la connexion internet. Éducation et certification professionnelle Diplôme d'études secondaires requis. Une formation postsecondaire est un atout Expérience de travail 3 ans d'expérience dans un rôle administratif au sein d'un cabinet d'avocats ou d'un centre de services de soutien aux entreprises Expérience dans un environnement à volume élevé et au rythme rapide est un atout Expérience avec la suite de produits Google est un atout Compétences générales Les attributs essentiels de ce poste comprennent : une attitude positive et proactive et un excellent service à la clientèle, des compétences interpersonnelles et de communication Solide éthique de travail, discrétion dans le traitement des informations confidentielles et capacité à établir des priorités et à s'adapter à l'évolution des demandes et des délais Doit avoir un sens de l’organisation solide, les habilités pour assurer un suivi méticuleux et mener à terme une tâche, un bon jugement et une grande attention aux détails Confiance en sa capacité à travailler dans un environnement de travail en constante évolution Communication / Compétences interpersonnelles Communique clairement, de manière efficace et professionnelle Discrétion importante lors du traitement d'informations sensibles Capacité à négocier et à influencer efficacement Français courant; anglais professionnel pour la communication écrite et orale avec les membres de l'équipe partout au Canada et les fournisseurs/clients internationaux Service à la clientèle Fournit des services selon les exigences prédéterminées et les normes de qualité. Transmet les problèmes au chef d'équipe ou au responsable s'il est impossible de les résoudre Capacité à prendre des initiatives et très orienté sur le service à la clientèle Résolution de problèmes / Jugement / Prise de décision Excellent jugement et solides compétences en résolution de problèmes, y compris une approche proactive pour travailler avec le personnel et les clients à tous les niveaux tout en faisant preuve de flexibilité Ce poste suit des directives simples et des pratiques établies, les problèmes majeurs sont référés au chef d'équipe ou au gestionnaire pour qu'ils soient résolus Déplacements/ Voyages Aucun Informations Supplémentaires Type d'emploi : Régulier, Temps plein Horaire de travail : Sur site, 5 jours par semaine Lieu de travail : Bureau de Montréal – 630 boul René-Lévesque Ouest, bureau 2510, Montréal, QC, H3B 1S6 Échelle salariale : 50 000 $ - 60 000 $ CAD

Responsibilities

The candidate will support the daily administrative activities of the Immigration Law team, including managing incoming mail and faxes, document management, and vendor liaison. Additional responsibilities include coordinating support services and overseeing office facilities management.