Operations & Office Manager at Cell Labs

Berlin, , Germany -

Full Time

Start Date

Immediate

Expiry Date

18 Oct, 26

Salary

0.0

Posted On

21 Jul, 26

Experience

2 year(s) or above

Remote Job

Yes

Telecommute

Yes

Sponsor Visa

Skills

Office Management, Workplace Operations, Executive Support, Vendor Management, Procurement, Compliance Management, HR Administration, Recruiting Coordination, Internal Communication, Finance Operations, Personio, Google Workspace, Moss, German Language, English Language, Negotiation

Industry

Robotics Engineering

Description

Ihre Aufgaben Workplace & Operations Procurement und Vendor Management hast du in der Hand – ob Cleaning, Handwerk, Catering oder Freelancer: du holst Angebote ein, verhandelst und beauftragst Bei Compliance bist du unsere zentrale Ansprechperson – ob Brandschutz, Arbeitssicherheit oder Datenschutz, du arbeitest dabei eng mit unserer Legal Counsel und externen Beauftragten zusammen Zwischen Office und Workshop bist du das verbindende Element – du koordinierst Material, Bestellungen und Logistik Auch nach außen bist du erste Ansprechperson – Telefon, Email, Post und externe Anfragen laufen bei dir zusammen People Operations & Team Experience Du begleitest unser Onboarding und Offboarding – Hardware, Zugänge, Arbeitsplatz und Welcome-Setup stehen ab Tag 1 bereit Bei der HR-Administration in Personio behältst du den Überblick – Vertragsvorbereitung, Stammdaten, Krankmeldungen und Urlaube laufen über dich Im Recruiting unterstützt du tatkräftig – von der Terminkoordination über die Candidate Experience bis zur Vertragsvorbereitung Du gestaltest unsere interne Kommunikation mit – All-Hands, Newsletter und Team-Updates Executive Support & Finance Ops Damit der Alltag unserer Gründer:innen und unseres Teams reibungslos läuft, kümmerst du dich um Kalender, Travel und Meeting-Prep Bei internen und externen Events ziehst du gemeinsam mit unserer Event Managerin die operativen Fäden im Hintergrund Du prüfst Rechnungseingang und Belege und bereitest sie sorgfältig für unsere Buchhaltung vor Bei Reisekosten- und Spesenabrechnungen behältst du den Überblick und arbeitest eng mit unserem Finance Manager zusammen Ihr Profil Erfahrung im Office Management, Workplace Operations oder Executive Support, idealerweise im Tech- oder Startup-Umfeld Freude daran, viele Themen parallel zu managen und auch in turbulenten Phasen den Überblick zu behalten Verhandlungsgeschick und ein gutes Gespür im Umgang mit Dienstleistern und Lieferanten Erfahrung im Umgang mit Tools wie Personio, Google Workspace, Moss Teamplayer mit Hands-on-Mentalität und Freude daran, Dinge effizienter zu machen Neugier für Robotik, KI und Deep Tech – du interessierst dich für Zukunftstechnologien und willst verstehen, wie Innovation entsteht Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift On-site in Berlin – du arbeitest täglich vor Ort, direkt mit dem Team und unseren Robotern an echtem Impact. Warum wir? Room to Fail & Grow – Wir lernen schnell, übernehmen Verantwortung und wachsen an echten Projekten. Mit einem zusätzlichen Lerntag und individuellem Weiterbildungsbudget fördern wir deine Entwicklung. Room to Recharge & Massages – Ein Ruhebereich für Erholung, Meditation oder Gebet sowie regelmäßige Office-Massagen und Mental-Health-Workshops für dein Wohlbefinden. Office Gym & Active Mind: Unser kleiner Fitnessbereich und Ping-Pong-Zone bringen Bewegung in den Arbeitsalltag und fördern Fokus, Energie und Kreativität. Give Back to the Community: Ein zusätzlicher bezahlter Tag für soziales oder ökologisches Engagement – ob Mentoring, Freiwilligenarbeit oder Bildungsprojekte. Flexible Benefits Program: Wähle selbst, was zu deinem Leben passt: Home-Interior, Mobility, Health, Food oder Musik Abos Central Office & Deep-Tech Playgroud: Im Herzen Berlins erwarten dich moderne Labs, kreative Räume, Fokuszonen und eine voll ausgestattete Küche mit Snacks, Getränken und gutem Kaffee About us We’re a freshly founded VC-backed robotics startup from Berlin, building real robots for real people. Not apps. Not simulations. But humanoid robots and the intelligent systems behind them, tangible technology that pushes boundaries and redefines what’s possible. This is where deep tech meets execution. Engineers, designers, and operators work side by side to bring complex ideas into the physical world: fast, focused, and with intent. If you want to take ownership, build what others only talk about, and be part of a team that turns prototypes into reality. Let’s build it!

Responsibilities

Manage workplace operations, procurement, and compliance while coordinating office logistics and external inquiries. Handle people operations including onboarding, HR administration in Personio, and executive support for founders and finance operations.