Opsøgende og serviceorienteret kontorfunktionær (HK) til sekretariat på Mær at SDU Career Site

Odense, Region of Southern Denmark, Denmark -

Full Time

Start Date

Immediate

Expiry Date

18 Jun, 26

Salary

0.0

Posted On

20 Mar, 26

Experience

0 year(s) or above

Remote Job

Yes

Telecommute

Yes

Sponsor Visa

Skills

Administrative Support, Coordination, Planning, Proactive, Self-driven, Service Orientation, Initiative, Follow-up, Empathy, Organizational Skills, Collaboration, Communication, IT Skills, Danish, English

Industry

Higher Education

Description

Trives du med at være den kollega, andre går til, når de har brug for hjælp til at få tingene til at fungere i praksis? Har du lyst til en hverdag, hvor du arbejder tæt sammen med forskere, undervisere og ledere i en international vidensorganisation? Mærsk Mc-Kinney Møller Instituttet ved Det Tekniske Fakultet på Syddansk Universitet søger en kontorfunktionær (HK) til instituttets sekretariat på Campus Odense. Stillingen er fuldtid (37 timer pr. uge) med tiltrædelse den 1. juni 2026. Vi forventer at afholde samtaler den 20. april og den 24. april 2026. Vi søger en udadvendt og engageret kollega, der trives med at være synlig i organisationen og aktivt opsøger de kolleger, der har brug for administrativ støtte. Du er positiv, selvdreven og proaktiv – du venter ikke på, at opgaverne kommer til dig, men tager initiativ og følger op, så tingene bliver løst. Samtidig har du en empatisk tilgang og kan vurdere, hvornår situationer kræver ekstra opmærksomhed eller støtte. Du vil opleve en varieret hverdag, hvor opgaverne spænder bredt, og hvor både store og små opgaver skal løses med omhu og høj kvalitet. Dine arbejdsopgaver * Administrativ support til instituttets sektioner; herunder ledere, forskere og undervisere * Planlægning, koordinering og praktisk support i forbindelse med ph.d.- ansættelser og forsvar * Praktisk og administrativ hjælp ved møder, arrangementer og aktiviteter * Deltagelse i diverse ad hoc-opgaver En vigtig del af rollen er at være en synlig og tilgængelig støtte for kolleger og sikre, at opgaver og processer fungerer smidigt i hverdagen. Om sekretariatet Du bliver en del af et sekretariat med uformel omgangstone, gode kolleger og en positiv kultur. Vi arbejder tæt sammen og hjælper hinanden med at løse opgaverne. Dit arbejde foregår i en kompleks vidensorganisation med mange samarbejdspartnere, og derfor er det vigtigt, at du trives med at samarbejde bredt og kan skabe gode relationer til kolleger med forskellige faglige og kulturelle baggrunde. Vi forestiller os, at du * trives med en bred og varieret opgaveportefølje * er udadvendt og opsøgende og trives med at yde god service * tager initiativ og skaber fremdrift i dine opgaver * arbejder selvstændigt og bevarer overblikket i en travl hverdag * har gode samarbejds- og kommunikationsevner * behersker dansk og engelsk i skrift og tale * har gode IT-færdigheder og mod på at lære nye systemer Vi vil gerne høre fra dig med en kortfattet ansøgning, hvor du fortæller, hvorfor du er interesseret i stillingen, og hvordan dine erfaringer og personlige kvaliteter matcher de vigtigste aspekter af rollen: opsøgende adfærd, proaktivitet, selvstændighed og samarbejde. Har du spørgsmål til stillingen, er du velkommen til at kontakte sekretariatsleder Annika Norup Mortensen på (+45) 65 50 93 10/51 48 01 11 eller mailadresse ansk@mmmi.sdu.dk [ansk@mmmi.sdu.dk]. Ansøgningsfristen er onsdag den 15. april 2026 kl. 23.59.59. Ansættelse finder sted i henhold til overenskomst mellem Finansministeriet og HK/STAT. Ansøgning skal indeholde følgebrev, CV og eksamensbevis. Alle dokumenter i forbindelse med ansøgning bør ikke indeholde CPR-nummer – i så fald skal CPR-nummer overstreges. Alle vedhæftede filer skal være i Adobe PDF format. Følgebrev og CV må max. fylde 5 Mb. Vejledning i forbindelse med ansøgning findes her [https://www.sdu.dk/da/om-sdu/job-sdu/soegjob]. Syddansk Universitet ønsker at afspejle det omgivende samfund og opfordrer derfor alle uanset personlig baggrund til at søge stillingen. Om SDU Syddansk Universitet er sat i verden for skabe værdi for og med samfundet. Uanset om vores bidrag kommer i form af fremragende forskning, innovative løsninger, uddannelse eller læring, så skal vi gøre en positiv forskel for samfundet og bidrage til en bæredygtig fremtid. Det gør vi ved at dyrke talenter og skabe de bedste miljøer for forskning og læring. Det er derfor afgørende, at SDU fastholder, udvikler og rekrutterer talenter. Samtidig skal vi sikre konstant høj kvalitet i alle vores aktiviteter – det kan vi kun med de rette mennesker. Det er universitetets forskere, undervisere, studerende, ledere og teknisk-administrative personale, der udgør fundamentet for vores succes.

Responsibilities

The role involves providing administrative support to the institute's sections, including leaders, researchers, and educators, and handling planning, coordination, and practical support for PhD appointments and defenses. A key part of the job is being a visible and accessible support for colleagues to ensure smooth daily operations and processes.