Pasantía (práctica) Unidad de Adquisiciones at UNDP

Santiago, Santiago Metropolitan Region, Chile -

Full Time

Start Date

Immediate

Expiry Date

10 Jan, 26

Salary

0.0

Posted On

12 Oct, 25

Experience

0 year(s) or above

Remote Job

Yes

Telecommute

Yes

Sponsor Visa

Skills

Data Analysis, Microsoft O365, Project Management, Risk Management, KPI Development, Market Research, Contract Monitoring, Administrative Support, Communication Skills, Proactivity, Adaptability, Team Collaboration, Excel, Public Procurement, ERP Systems, English

Industry

International Affairs

Description

1.Background Diversity, Equity and Inclusion are core principles at UNDP: we value diversity as an expression of the multiplicity of nations and cultures where we operate, we foster inclusion as a way of ensuring all personnel are empowered to contribute to our mission, and we ensure equity and fairness in all our actions. Taking a ‘leave no one behind’ approach to our diversity efforts means increasing representation of underserved populations. People who identify as belonging to marginalized or excluded populations are strongly encouraged to apply. Learn more about working at UNDP including our values and inspiring stories. UNDP does not tolerate sexual exploitation and abuse, any kind of harassment, including sexual harassment, and discrimination. All selected candidates will, therefore, undergo rigorous reference and background checks. 2. Contexto y propósito del cargo Contexto Oficina/Área de Operaciones /Unidad de Adquisiciones Durante 2023, un nuevo Programa de País fue aprobado para el período 2023-2026. El Programa de País del PNUD en Chile se basa en la UNSDCF, el análisis de las prioridades y necesidades del país, y las seis soluciones emblemáticas del Plan Estratégico del PNUD. Se basa en los resultados obtenidos, el análisis del desempeño basado en la evidencia, al tiempo que anticipa las áreas emergentes de intervención y se basa en consultas con múltiples partes interesadas y socios para el desarrollo. La visión del PNUD para el programa es abordar desafíos complejos e interconectados, respondiendo a las demandas de la sociedad chilena y las prioridades establecidas por el gobierno que incluyen el apoyo al fortalecimiento institucional y la participación ciudadana, a fin de que nadie quede atrás; abordar procesos de transición socioecológica "justa" con una perspectiva sistémica y reducir la pobreza multidimensional y la desigualdad a través de una oferta de protección social más robusta, que se puede resumir en cuatro pilares: Las personas disfrutan de derechos económicos, sociales, culturales y ambientales en un contexto de reducción de la pobreza y de la desigualdad, y de mayor cohesión social. Las instituciones aseguran la paridad de género y fortalecen el desarrollo local con mayores niveles de transparencia, integridad, participación y representación. Una transición justa y socioecológica hacia un modelo de producción y consumo inclusivo y sostenible. Un uso sostenible de los recursos naturales, protección de los ecosistemas, de la biodiversidad y de los recursos hídricos. En un País Contribuidor Neto como Chile, el PNUD necesita fortalecer su oferta de valor a través de soluciones claves, identificando ventajas competitivas e incorporando innovación estratégica en la búsqueda de soluciones integrales a los problemas. El PNUD adopta un enfoque de cartera de proyectos para adaptarse a las necesidades cambiantes y aprovechar los vínculos entre las intervenciones para lograr sus objetivos estratégicos. Por lo tanto, se espera que el personal del PNUD trabaje en todas las unidades, funciones, equipos y proyectos en equipos multidisciplinarios a fin de mejorar y permitir la colaboración horizontal. En lo particular, el área de Operaciones está compuesta por las Unidades de Recursos Humanos, Finanzas, Adquisiciones, Servicios Generales y Tecnología (ICT). Su misión es generar las condiciones y dar soporte para un eficiente y efectivo funcionamiento de la Oficina y el cumplimiento del propósito de cada una de sus áreas, a través de la provisión de competencias y recursos financieros, físicos y tecnológicos, adecuados a las necesidades de la estrategia institucional y de los distintos proyectos. Por su parte, la Unidad de Adquisiciones es responsable de garantizar que los procesos de compra de bienes y contratación de servicios se realicen de forma transparente, eficiente y sostenible, en conformidad con las políticas del PNUD y los Objetivos de Desarrollo Sostenible (ODS). En este contexto, la pasantía tiene por objetivo brindar apoyo a la Unidad en la recopilación y análisis de información, en el fortalecimiento del uso de la matriz de riesgos y en la definición de KPIs para la evaluación de contratos y proveedores, aportando insumos prácticos que faciliten la toma de decisiones estratégicas y que contribuyan a la planificación, el monitoreo y la mejora continua del área. 3. Funciones y resultados esperados. Como se señalara, el objetivo principal de esta posición es proporcionar apoyo a la Unidad de Adquisiciones y, cuando se requiera, a la unidad de Finanzas. Este apoyo se requiere en la recopilación y análisis de información, así como en el fortalecimiento de herramientas de gestión que aporten mayor claridad y eficiencia a los procesos. En ese sentido, entre las funciones y resultados esperados se encuentran: Apoyar en la recopilación y sistematización de información sobre precios unitarios y costos de referencia de profesionales y servicios, mediante estudios de mercado en el portal de Compras Públicas y otras fuentes disponibles. Colaborar en el monitoreo de contratos vigentes, levantando información sobre avances de ejecución, fechas de término y estado de pagos y cuotas. Contribuir en la organización y actualización de planillas de seguimiento de adquisiciones y Supplier, asegurando que la información esté consolidada y disponible para la toma de decisiones. Apoyar en la utilización y fortalecimiento de la matriz de riesgos en la planificación de procesos y contratos, contribuyendo a mejorar su aplicación práctica, la identificación de riesgos y la propuesta de medidas de mitigación. Colaborar en la definición y seguimiento de indicadores (KPIs) de evaluación de contratos y desempeño de proveedores, sistematizando la información para retroalimentar la gestión del área. Participar en la sistematización de experiencias y lecciones aprendidas en adquisiciones, colaborando en el análisis de errores y en la mejora de los procedimientos. Desempeñar otras funciones de apoyo administrativo y técnico que sean requeridas para el funcionamiento eficiente de la Unidad de Adquisiciones, y cuando se requiera, de la Unidad de Finanzas (ej. mantener y actualizar documentación financiera e información del ERP y plataformas del PNUD, como Quantum y UNall, entre otras) de acuerdo con los requerimientos. Requisitos: Ser estudiante de último año o recién egresado/a(*) de carreras profesionales de nivel superior o universitarias en ámbitos de la Administración, Ingeniería Comercial, Contabilidad, Auditoría, Ingeniería en Control de Gestión u otras afines relacionadas a adquisiciones y gestión administrativa. Manejo de software Microsoft O365 y herramientas de trabajo colaborativo. (*) No más de 1 año desde la fecha de egreso (titulación) Competencias deseables: Deseable experiencia previa en ámbitos de adquisiciones, compras o gestión administrativa (ayudantías, pasantías, prácticas). Deseable conocimiento de plataformas de compras públicas y/o procesos de licitación. Experiencia en análisis de información y manejo y uso de Excel nivel intermedio-avanzado. Deseable contar con cursos y capacitaciones en materias afines. Experiencia en el uso de indicadores de gestión, tales como KPIs y matriz de riesgos, aplicados a adquisiciones y contratos. Deseable experiencia previa con ERPs y Bases de Datos. Manejo intermedio del idioma inglés. Otras habilidades y competencias de interés: Proactividad, habilidades de comunicación y disposición para aprender en un entorno dinámico. Habilidades de comunicación oral y escrita. Avidez de aprendizaje, capacidad para aprender rápidamente y adaptarse a nuevos entornos de trabajo, tecnologías y cambios en general. Capacidad de trabajo autónomo y proactivo. Se valorará positivamente una mayor disponibilidad de tiempo y presencialidad. 4. Condiciones para la postulación Están invitadas a postular las personas que cumplan con el criterio de encontrarse en último año de alguna de las carreras mencionadas o que se encuentren recién egresadas, esto es, menos de un año de egreso. Los y las postulantes deberán adjuntar los siguientes documentos: Una carta de motivación, de una página de extensión, expresando su interés por realizar la práctica en la Unidad de Adquisiciones del PNUD, especificando su conocimiento y experiencia (si la tiene) en lo relativo a las funciones requeridas. De igual modo, en la misma carta, identificar su disponibilidad estimada (jornada completa o porcentaje de jornada parcial; disponibilidad presencial y disponibilidad en teletrabajo). Currículum Vitae actualizado, identificando al menos una referencia (nombre, cargo/rol, correo electrónico, teléfono). Tras finalizar la revisión de dicha documentación, se seleccionarán a las y/o los postulantes para una entrevista presencial o virtual con integrantes del área de Adquisiciones, Operaciones y Programas. Se podrán solicitar, además, otros documentos que complementen el proceso de selección. Se espera que el trabajo comience a fines octubre 2025, o inicios de noviembre, con una duración mínima de 3 meses, en modalidad part-time o full-time (deseable), según disponibilidad, y en formato deseable presencial, aunque es posible convenir una modalidad híbrida, según sea el caso. Consultas asociadas a este proceso, dirigirlas a vacantes.cl@undp.org y/o a rrhh.cl@undp.org indicando en el asunto "Pasantía Unidad de Adquisiciones". Sólo en caso de presentar algún problema demostrado con la carga de documentos en la plataforma, podrá remitirlos a las cuentas e-mail señaladas precedentemente. Las postulaciones en línea se recibirán dentro de los plazos establecidos para postular a la presente convocatoria. No se aceptarán antecedentes o postulaciones posteriores a la fecha y hora señalada. en la presente convocatoria. 5. Consideraciones en caso de resultar seleccionado(a). Las personas seleccionadas recibirán un estipendio mensual basado en los valores establecidos para la Oficina de Chile, publicados anualmente por la Unidad de Política y Compensaciones de la Oficina de Recursos Humanos del PNUD global. El estipendio será pagado mensualmente. En el caso de jornadas parciales, el estipendio corresponderá al proporcional. En caso de resultar seleccionado(a), le será requerida la siguiente documentación: Certificado de matrícula o de alumno regular emitido por la respectiva universidad, o carta o certificado con fecha de egreso/titulación según corresponda. Copia de Cédula de Identidad o Pasaporte nacional vigente. Certificado de buena salud. Prueba de seguro o cobertura médica. Otra documentación que se estime necesaria. Completar y firmar el acuerdo de pasantía (una vez presentada la documentación anterior) Importante: Sólo serán procesadas aquellas aplicaciones completas y que adjunten toda la documentación solicitada. PNUD se pondrá en contacto sólo con aquellos postulantes que sean seleccionados(as) para entrevista para el programa de pasantías. Al momento de postular las personas deben contar con las condiciones habilitantes para estudiar y/o trabajar en Chile. Disclaimer Important applicant information Intern categories are subject to local recruitment. Applicant information about UNDP rosters Note: UNDP reserves the right to select one or more candidates from this vacancy announcement. We may also retain applications and consider candidates applying to this post for other similar positions with UNDP at the same grade level and with similar job description, experience and educational requirements. Non-discrimination UNDP has a zero-tolerance policy towards sexual exploitation and misconduct, sexual harassment, and abuse of authority. All selected candidates will, therefore, undergo rigorous reference and background checks, and will be expected to adhere to these standards and principles. UNDP is an equal opportunity and inclusive employer that does not discriminate based on race, sex, gender identity, religion, nationality, ethnic origin, sexual orientation, disability, pregnancy, age, language, social origin or other status. Scam warning The United Nations does not charge any application, processing, training, interviewing, testing or other fee in connection with the application or recruitment process. Should you receive a solicitation for the payment of a fee, please disregard it. Furthermore, please note that emblems, logos, names and addresses are easily copied and reproduced. Therefore, you are advised to apply particular care when submitting personal information on the web.

Responsibilities

The main objective of this internship is to support the Procurement Unit in collecting and analyzing information, enhancing risk management tools, and defining KPIs for contract and supplier evaluation. This role involves collaboration with the Finance Unit when required, ensuring efficient procurement processes.