Permit Coordinator (12-month Term) at Edmonton Regional Airport Authority

Nisku, Alberta, Canada -

Full Time

Start Date

Immediate

Expiry Date

06 Feb, 26

Salary

43.95

Posted On

08 Nov, 25

Experience

2 year(s) or above

Remote Job

Yes

Telecommute

Yes

Sponsor Visa

Skills

Permit Administration, Communication, Documentation Management, Customer Service, Organizational Skills, Time Management, Construction Knowledge, Engineering Practices, Microsoft Office Suite, SharePoint, Problem Solving, Interpersonal Skills, Technical Understanding, Building Code Knowledge, Project Management, Adaptability

Industry

Description

People come together at Edmonton Airports. They connect. Learn. Imagine. We are an Airport for Everyone, uniting people for a world of possibilities. At Edmonton Airports, we aim to create a community of unique individuals to allow for expanded ideas, perspectives, collaboration and innovative business decisions. We do this by fostering positive, enthusiastic people who are excited take on challenges. As an organization, we value opportunities to create diversity within our team, including backgrounds, experiences, perspectives and ways of working together. True to our core values, we are invested in our talent and consider professional development, specialty training and career growth among the top priorities to expand team member skillset as we continue evolving with new technologies and forward-thinking ideas. As recipients of the 2024 Alberta Top 80 Employer Award, we work to elevate the experience even higher and facilitate new possibilities at our region’s airports. Les personnes se rassemblent à Edmonton Airports. Elles nouent des liens. Elles apprennent. Elles imaginent. Nous sommes un aéroport pour tout le monde et nous unissons les gens autour d’un monde de possibilités. À Edmonton Airports, nous nous efforçons de rassembler une communauté de gens uniques pour permettre l’expansion des idées et des perspectives, favoriser la collaboration ainsi que la prise de décisions commerciales novatrices. Pour y parvenir, nous encourageons l’attitude positive et l’enthousiasme de personnes motivées à relever des défis. Nous valorisons, comme organisme, les occasions de promouvoir la diversité au sein de l’équipe, notamment en termes d’origines, d’expériences, de perspectives et de façons de travailler ensemble. Fidèles à nos valeurs fondamentales, nous nous engageons à investir dans nos talents et considérons le développement professionnel, la formation spécialisée et l’évolution de la carrière comme des priorités absolues afin d’élargir l’éventail des compétences des membres de notre équipe et de continuer à évoluer au gré des nouvelles technologies et idées novatrices. Lauréate du 2024 Alberta Top 80 Employer Award, l’entreprise s’efforce constamment d’améliorer l’expérience et de favoriser l’émergence de nouvelles possibilités aux aéroports de notre région. Career Opportunity Permit Coordinator 1 Full-time, Temporary Position (12 months) Is This Role for You? We are looking for a Permit Coordinator to join our team! Working with the Supervisor, Technical Services, within the Airport Planning & Engineering Department, the Permit Coordinator is responsible for the administration of the Facility Alteration Permit (FAP) process. This includes achieving timely and thorough processing of FAPs, clear and concise communication with internal/external parties and the management of all associated documentation. The Permit Coordinator has strong cross functional linkages with all Edmonton Airports business units. Day in the Life You might be wondering what you can expect during a typical day at work. Every day will bring new opportunities, focusing on key responsibilities, including: • Reviewing intake of applications ensuring forms are complete and required documentation has been provided. • Distributing applications and supporting documentation to review teams based on permitting risk assessment. • Acting as first point of contact to applicants and municipalities regarding application submissions. • Addressing permitting comments as they arise, including follow up to ensure concerns are appropriately addressed by the right people in a timely manner, so all concerns are dealt with before applications are approved. • Monitoring of FAP projects to ensure required inspections as identified by permit approvals are received in a timely manner. • Troubleshooting issues applicants have when completing the electronic submission process or when stakeholders have issues retrieving documents on the Technical Services systems. Systems are InfoPath, SharePoint, as well as various document management software. • Clear communication of permitting requirements to applicants. • Tracking of permit documentation from start to finish of the construction process as identified in the FAP approval. • Organizing documentation in a way that meets department standards and is easily retrievable and traceable using the department’s current document management tools. • Monitoring of the Notice of Impairment (NOI) Sharepoint site and provide weekly reporting to internal teams. • Processing of submitted locate tickets issued by contractors and identification of associated FAP/Project. You Have: • Completion of 1-2 years of post-secondary education in construction, engineering technology, or trades (equivalent experience may be considered). • 2+ years of related experience. • Knowledge of engineering practices, terminology and professional membership responsibilities. • Advanced skills with Microsoft Office Suite of software including SharePoint, Excel, PowerPoint, Word, OneDrive, InfoPath. • Demonstrated ability to read and understand architectural and engineering design drawings and reports. • Excellent interpersonal skills and the ability to build and maintain strong relationships with all stakeholders (internal and external). • Understanding of project phases and the impact that construction, asbuilt drawings and specifications have on facility record drawings. • The ability to learn and adapt to new technology. • Exceptional communication skills, both verbal and written, as this position must be able to explain complex technical issues to stakeholders. • Excellent customer service skills while managing the needs of the business. • Exceptional organizational and time management skills. • Experience with construction drawings and specifications. • An understanding of construction administration. • Experience with the Alberta Building Code and Municipal Land Use Bylaws • The ability to prioritize appropriately in a fast-paced environment with many competing demands, many that have business deal implications. • Ability to secure and maintain appropriate airport security clearance and acceptable criminal records check. REPORTS TO: Supervisor, Technical Services BAND: Band 5 (Included in the General Bargaining Unit) SALARY: $39.64 - $43.95 per hour (37.5 hours per week) POSTING DATE: November 7, 2025 (Internal & External) CLOSING DATE: November 16, 2025 (Internal & External) or when suitable candidate is found Applicants from this competition may be utilized to fill future vacancies of a similar nature. Perspective d’emploi Coordonnatrice ou coordonnateur de permis 1 poste temporaire à temps plein (12 mois) Ce rôle est-il fait pour vous? Nous sommes à la recherche d’une coordonnatrice ou d’un coordonnateur de permis pour se joindre à notre équipe! En collaboration avec la superviseure ou le superviseur, Services techniques, au sein du Service de planification et d’ingénierie aéroportuaire, la coordonnatrice ou le coordonnateur de permis est responsable de l’administration du processus de permis de modification d’installation. Cela comprend le traitement rapide et rigoureux de ces permis, une communication claire et concise avec les parties internes/externes et la gestion de toute la documentation connexe. Ce poste a des liens étroits avec toutes les unités fonctionnelles d’Edmonton Airports. Déroulement d’une journée Vous vous demandez peut-être à quoi vous pouvez vous attendre au cours d’une journée de travail typique. Chaque jour apportera de nouvelles occasions, et vous devrez vous concentrer sur des responsabilités clés, comme : • Examiner les demandes reçues pour veiller à ce que les formulaires soient dûment remplis et que tous les documents requis aient été fournis. • Distribuer les demandes et les documents justificatifs aux équipes chargées de l’examen en fonction de l’évaluation des risques liés à l’octroi des permis. • Être le premier point de contact des demandeurs et des municipalités en ce qui concerne le dépôt des demandes. • Répondre aux commentaires relatifs aux permis dès qu’ils sont formulés, y compris assurer le suivi pour veiller à ce que les préoccupations soient traitées de façon appropriée par les personnes compétentes en temps opportun, de sorte que toutes les préoccupations soient traitées avant que les demandes ne soient approuvées. • Faire le suivi des projets de permis de modification d’installation afin de s’assurer que les inspections requises, comme identifiées dans les autorisations de permis, sont reçues en temps opportun. • Faire le dépannage des problèmes que rencontrent les demandeurs pendant le processus de soumission électronique ou par les parties prenantes pendant la récupération de documents sur les systèmes des Services techniques. Les systèmes utilisés sont InfoPath, SharePoint ainsi que divers logiciels de gestion des documents. • Communiquer clairement les exigences en matière de permis aux demandeurs. • Assurer le suivi des documents relatifs aux permis du début à la fin du processus de construction, comme cela est indiqué dans l’approbation des permis de modification d’installation. • Organiser la documentation de manière à respecter les normes du service et à faciliter la récupération et la traçabilité à l’aide des outils de gestion de documents actuels du service. • Surveiller le site Sharepoint des avis d’altération du système et fournir des rapports hebdomadaires aux équipes internes. • Traiter les billets de localisation soumis par les entrepreneurs et identifier les permis de modification d’installation ou projets connexes. Vous : • avez terminé un an ou deux d’études postsecondaires en construction, en technologie du génie ou dans les métiers spécialisés (une expérience équivalente peut être prise en considération). • avez plus de deux ans d’expérience connexe. • avez une connaissance des pratiques et de la terminologie d’ingénierie ainsi que des responsabilités liées à l’adhésion à un ordre professionnel. • avez des compétences avancées dans l’utilisation de la suite Microsoft Office, notamment SharePoint, Excel, PowerPoint, Word, OneDrive et InfoPath. • avez une capacité avérée à lire et comprendre les plans et rapports de conception architecturale et technique. • possédez d’excellentes compétences interpersonnelles ainsi que la capacité à tisser et à entretenir d’étroites relations de travail positives avec toutes les parties prenantes (à l’interne et à l’externe). • comprenez les étapes du projet et les répercussions que la construction, les plans et devis conformes à l’exécution ont sur les plans d’archives des installations. • avez la capacité d’apprendre de la nouvelle technologie et de vous y adapter. • avez d’excellentes aptitudes à la communication, tant à l’oral qu’à l’écrit, car la personne titulaire de ce poste doit être capable d’expliquer des enjeux techniques complexes aux parties prenantes. • avez d’excellentes aptitudes en matière de service à la clientèle tout en gérant les besoins de l’entreprise. • faites preuve de compétences exceptionnelles en matière d’organisation et de gestion du temps. • avez une expérience des plans et des devis de construction. • avez une compréhension de l’administration de la construction. • avez de l’expérience avec le Code du bâtiment de l’Alberta et les règlements municipaux sur l’utilisation des terres. • avez la capacité d’établir l’ordre de priorité de manière appropriée dans un environnement en évolution rapide où les demandes sont nombreuses et concurrentes, dont beaucoup qui ont des répercussions commerciales. • êtes en mesure d’obtenir et de conserver une habilitation de sécurité aéroportuaire appropriée et une vérification acceptable du casier judiciaire. LIEN HIÉRARCHIQUE IMMÉDIAT : Superviseure ou superviseur, Services techniques BANDE : bande 5 (comprise dans l’unité de négociation générale) SALAIRE : 39,64 $ à 43,95 $ de l’heure (37,5 heures semaine) DATE D’AFFICHAGE : XX 2025 (interne et externe) DATE DE CLÔTURE : XXX xxx 2025 (à l’interne et à l’externe) ou jusqu’à ce que l’on trouve la personne appropriée. Nous pourrions nous servir des candidatures reçues en vertu de cet affichage pour pourvoir de futurs postes vacants de nature similaire. Edmonton Airports Offers: •Challenging, rewarding opportunities that allow team members to thrive in what they do. •Continuous learning: we are invested in our talent, offering continued learning opportunities for our team members. •Competitive Health & Dental coverage as well as a Health Spending Account, allowing you to spend where you and your family need. •Retirement program including pension matching as well as financial and retirement planning services. •An environment of collaboration, team building and growth opportunities. About Edmonton Airports: Edmonton International Airport (YEG) is driving economic prosperity for the Edmonton Metropolitan Region and beyond. It is Canada's fifth-busiest airport by passenger traffic and the largest Canadian airport by land area, generating an economic output of over $5.3 billion and supporting over 23,500 jobs. YEG's Airport City Sustainability Campus is a living lab for innovation and sustainability, including hydrogen and drone technology, supporting our advancements toward net-zero by 2050. As an Airport for Everyone, YEG provides a welcoming space that fosters diversity, equity and inclusion. For more information: www.flyeia.com “At Edmonton Airports, the horizon captures our imaginations. Surrounded by expansive prairies, our eyes are constantly drawn to that distant place where the sky meets the earth. It’s a place where possibilities can take flight — and we help them get off the ground. None of us can fly alone. But together, we can soar.” – Myron Keehn, President & CEO Edmonton Airports is an equal opportunity employer. Edmonton Airports offre : •des perspectives stimulantes et gratifiantes qui permettent aux membres de l’équipe de s’épanouir dans leurs fonctions. •formation continue : nous investissons dans nos talents et offrons des possibilités de formation continue aux membres de notre équipe. •une assurance maladie et dentaire concurrentielle ainsi qu’une allocation de dépenses pour les soins de santé, ce qui vous permet de dépenser en fonction de vos besoins et de ceux de votre famille. •un programme de retraite, y compris un régime avec contribution correspondante de l’entreprise ainsi que des services financiers et de planification pour la retraite. •un milieu propice à la collaboration, à l’esprit d’équipe et aux possibilités de croissance. Au sujet d’Edmonton Airports : L’Aéroport international d’Edmonton (YEG) favorise la prospérité économique de la région métropolitaine d’Edmonton et d’ailleurs. Il est le cinquième aéroport du Canada en ce qui concerne le trafic de passagères et de passagers et le plus grand aéroport canadien en matière de superficie. Il génère une production économique de plus de 5,3 milliards de dollars et appuie plus de 23 500 emplois. Le Campus de durabilité de la Cité de l’aéroport de YEG est comme un laboratoire vivant en matière d’innovation et de durabilité, notamment en ce qui concerne la technologie liée à l’hydrogène et aux drones, ce qui contribue à la progression vers l’atteinte de la carboneutralité d’ici à 2050. Comme aéroport pour tout le monde, YEG est un lieu accueillant qui favorise la diversité, l’équité et l’inclusion. Pour obtenir de plus amples renseignements : www.voyageryeg.com. « À Edmonton Airports, l’horizon saisit notre imagination collective. Entourés d’une vaste étendue de prairies, nous avons les yeux constamment attirés vers ce lieu lointain où se rejoignent le ciel et la terre. Il s’agit d’un endroit où les possibilités prennent leur envol – et nous les aidons à s’envoler. Aucun d’entre nous ne peut faire cavalier seul. Mais, ensemble, nous pouvons atteindre les étoiles. » – Myron Keehn, président et chef de la direction, Edmonton Airports Edmonton Airports est un employeur qui souscrit au principe de l’égalité d’accès à l’emploi.

Responsibilities

The Permit Coordinator is responsible for the administration of the Facility Alteration Permit (FAP) process, ensuring timely processing and clear communication with stakeholders. This role involves monitoring projects, troubleshooting issues, and organizing documentation throughout the construction process.