Personal Assistant / Executive Assistant (m/w/d) – Berlin | Hybrid at Naturida GmbH

Schönefeld, Brandenburg, Germany -

Full Time

Start Date

Immediate

Expiry Date

03 Sep, 26

Salary

0.0

Posted On

05 Jun, 26

Experience

2 year(s) or above

Remote Job

Yes

Telecommute

Yes

Sponsor Visa

Skills

Calendar Management, Travel Coordination, Office Management, Google Workspace, Project Management, Reporting, Strategic Analysis, Event Planning, German (Fluent), English (Fluent), Discretion, Hands-on Mentality

Industry

Online and Mail Order Retail

Description

Beschreibung Du wirst zur rechten Hand unserer Geschäftsführung. Das bedeutet: Kein Tag ist wie der andere. Du hältst dem Management den Rücken frei, damit sie sich auf das konzentrieren können, was wirklich zählt. Du startest mit klassischen PA-Aufgaben – Kalender, Kommunikation, Office-Organisation – und entwickelst dich mit uns weiter: Richtung strategischer Sparringspartner:in, die Reportings übernimmt, Projekte eigenständig steuert und mitgestaltet. Unser Büro ist in Schönefeld, das du regelmäßig besuchst aber ansonsten arbeitest du flexibel im Hybrid-Modell. Deine Aufgaben Assistenzaufgaben Du managst Kalender, Reisen und E-Mail-Postfächer der Geschäftsführung – zuverlässig, proaktiv, mit Überblick Du bereitest Meetings vor, strukturierst sie und sorgst dafür, dass Entscheidungen und To-dos nicht im Nirwana verschwinden Du hältst die Fäden zusammen – intern wie extern – und sorgst dafür, dass alle zur richtigen Zeit die richtigen Informationen haben Du kümmerst dich um das Office-Management in Schönefeld: Bürobedarf, Ablage, Dokumente, Vertragsmanagement Du baust unsere Onboarding- und Weihnachtsboxen zusammen und sorgst dafür, dass neue Teammitglieder vom ersten Tag an das Naturida-Feeling spüren Du nimmst Produktsamples an, dokumentierst sie und bereitest Feedback für die Geschäftsleitung und das Produktteam auf Du unterstützt bei privaten Erledigungen des Geschäftsführers vor Ort (Besorgungen, Termine, etc.) Strategische Themen Du erstellst Berichte, Präsentationen und Analysen für die Geschäftsleitung Du recherchierst, strukturierst und bereitest Informationen für strategische Entscheidungen auf Du planst und steuerst interne Events und Offsites als vollständige Projektverantwortliche – von der Idee bis zur Nachbereitung Du übernimmst vollständige Projektverantwortung für strategische Initiativen in den Bereichen Administration, HR und Unternehmensentwicklung – von der Konzeption bis zur Umsetzung Du erkennst Optimierungspotenziale – und setzt sie auch um Dein Profil Mindestens 3 Jahre Erfahrung als PA, EA oder in einer vergleichbaren Assistenzrolle Wenn du bereits in einem Startup oder Scale-up Erfahrungen gesammelt hast, ist das wunderbar – du weißt dann, was uns antreibt und wie wir arbeiten Verhandlungssicheres Deutsch und fließendes Englisch Sicherer Umgang mit Google Workspace (Gmail, Calendar, Docs, Sheets, Slides) im Daily Use Du bist in Berlin und bereit, regelmäßig ins Office nach Schönefeld zu kommen Absolute Diskretion und Zuverlässigkeit – du arbeitest mit sensiblen Daten und hast direkten Zugriff auf Postfächer der Geschäftsleitung Eine echte Hands-on-Mentalität – du packst an, egal ob strategisches Briefing oder Onboarding-Box E-Commerce- oder Consumer-Goods-Erfahrung von Vorteil – Begeisterung für Naturprodukte willkommen Warum wir? Work & Travel: Arbeite bis zu 30 Tage im Jahr aus dem EU-Ausland – Freiheit und Flexibilität im Einklang. Altersvorsorge: Wir übernehmen 100 % Zuschuss zur betrieblichen Altersvorsorge. Gesundheit & Balance: Profitiere von einer EGYM Wellpass Mitgliedschaft für nur 25 €/Monat – für Fitness, Gesundheit und mentale Stärke. Mitarbeiterrabatte: Exklusive Vergünstigungen auf unsere eigenen Marken und Produkte. Weiterentwicklung: Jährliches Weiterbildungsbudget, damit du fachlich und persönlich wachsen kannst. Arbeitsumfeld: Flexibles Arbeiten im Hybrid-Modell | 20–40 Stunden/Woche möglich Kultur: Wir leben eine moderne, werteorientierte Unternehmenskultur mit viel Eigenverantwortung, kurzen Entscheidungswegen und echter Hands-on-Mentalität. Teamspirit: Regelmäßige Offsites & Teamevents, die Raum für Austausch, Spaß und gemeinsames Wachstum schaffen. About us Naturida GmbH ist ein internationales agierendes E-Commerce-Unternehmen, das sich auf die Kreation, Entwicklung und Skalierung von Marken in den Bereichen Beauty, Health und Wellness spezialisiert hat. Als Direct-to-Consumer (D2C)-Marken sind wir in mehreren Ländern international aktiv und bieten unseren Kunden hochwertige Produkte, die auf Innovation und Nachhaltigkeit setzen. Als Teil unseres Teams hast Du die Möglichkeit, an der Gestaltung einer gesunden und nachhaltigen Zukunft mitzuwirken. Wir fördern eine offene Unternehmenskultur, in der Kreativität und Teamarbeit großgeschrieben werden.

Responsibilities

Act as the right hand to the management by handling calendar, travel, and office organization in Schönefeld. Evolve into a strategic partner by managing reports, internal events, and strategic initiatives in HR and administration.