Personal Assistant & Office Management at SIXT

Segrate, Lombardy, Italy -

Full Time

Start Date

Immediate

Expiry Date

15 Feb, 26

Salary

0.0

Posted On

17 Nov, 25

Experience

2 year(s) or above

Remote Job

Yes

Telecommute

Yes

Sponsor Visa

Skills

Time Management, Effective Communication, Office Management, Document Preparation, Event Organization, Confidentiality, Supplier Coordination, Team Collaboration, MS Office Proficiency, Fluent English

Industry

Travel Arrangements

Description

Descrizione dell'azienda Descrizione del lavoro Siamo alla ricerca di un/una Personal Assistant dinamico/a e proattivo/a che supporti l’Amministratore Delegato nelle attività quotidiane, gestendo in modo efficiente il suo calendario, le comunicazioni e le priorità. La figura avrà inoltre responsabilità di Office Management, garantendo l’organizzazione e il buon funzionamento degli uffici. IL TUO RUOLO IN SIXT Nel ruolo di Personal Assistant sarai responsabile di: Gestione agenda e pianificazione impegni: organizzazione e coordinamento dell’agenda dell’Amministratore Delegato, inclusa la programmazione di riunioni, appuntamenti, conferenze e viaggi di lavoro, con attenzione al dettaglio e alla gestione delle priorità strategiche Preparazione documenti e presentazioni: redazione e revisioni di report, documenti ufficiali e presentazioni, adattati alle esigenze e al pubblico di riferimento Coordinamento con team interni ed esterni: facilitazione del flusso di informazioni tra l’Amministratore Delegato e i vari dipartimenti aziendali, oltre alla gestione dei rapporti con clienti, partner e fornitori esterni Organizzazione eventi e meeting: supporto nella pianificazione e gestione di incontri di lavoro, conferenze e eventi aziendali, curando tutti gli aspetti logistici e organizzativi Gestione informazioni riservate: mantenimento della massima discrezione e riservatezza nella gestione di informazioni sensibili e documentazione confidenziale Nel ruolo di Office Management sarai responsabile di: Gestione forniture e materiali di consumo: monitoraggio e approvvigionamento puntuale di materiali per l’ufficio (cancelleria, dispositivi, prodotti per la pulizia), negoziazione con fornitori e ricerca di soluzioni ottimali in termini di qualità e costi Coordinamento con fornitori di servizi esterni: gestione dei rapporti con società di pulizie, manutenzione, sicurezza, catering e altri servizi di supporto, garantendo la puntualità e la qualità degli interventi Organizzazione e supervisione degli spazi di lavoro: cura degli ambienti, ottimizzazione degli spazi comuni, gestione di eventuali esigenze di ristrutturazione o miglioramento degli uffici Gestione fatture: verifica dei costi e gestione fatture relative ai servizi relativi alla sede centrale tramite gestionale interno Gestione della corrispondenza: gestione della posta in entrata e uscita, inclusa il corretto smistamento della posta cartacea e digitale, con particolare attenzione alla gestione della posta elettronica certificata (PEC) per garantire la conformità legale e la tempestività delle comunicazioni ufficiali LE TUE COMPETENZE CONTANO Esperienza: hai una comprovata esperienza pregressa nel ruolo, in aziende strutturate ed internazionali Organizzazione e gestione del tempo: hai ottime capacità di pianificare e coordinare, gestendo la quotidianità e le scadenze e il rispetto delle priorità strategiche. Comunicazione efficace: hai ottime doti comunicative, sia scritte che orali, per gestire in modo professionale ed efficace le comunicazioni interne ed esterne, nazionali e internazionali. Competenze linguistiche: sei fluente in inglese, sia in forma scritta che parlata Conoscenze informatiche: hai una conoscenza avanzata dei sistemi MS Office e degli strumenti per la programmazione di organizzazione (Outlook, calendar sharing, etc.) Collaborazione e coordinamento interfunzionale: hai ottime capacità relazionali e Attitudine a lavorare in sinergia con diversi dipartimenti aziendali e interlocutori esterni per facilitare il flusso di informazioni e supportare processi decisionali efficaci. COSA OFFRIAMO Compenso Competitivo Ricevi uno stipendio mensile attraente, con tredicesima e quattordicesima mensilità Attrezzatura & Smartworking Goditi la flessibilità dello smartworking (sei giorni al mese), con un laptop e un telefono forniti per garantire la massima efficienza lavorativa Indennità Pasto Beneficia di un ticket restaurant giornaliera di 8 € per ogni giorno lavorato Salute, Fitness & Benessere Assicurazione sanitaria completa, accesso gratuito a una palestra e una cucina completamente attrezzata a tua disposizione Formazione & Crescita Professionale Partecipa a corsi di formazione aziendali con aggiornamenti regolari ed esplora opportunità di crescita sia verticali che orizzontali Benefici Esclusivi per i Dipendenti Approfitta di sconti per familiari e amici e tariffe vantaggiose sui servizi La selezione è rivolta ad entrambi i sessi secondo quanto previsto dal D.Lgs 198/2006 Ulteriori informazioni Chi siamo: Siamo un fornitore di servizi di mobilità leader a livello mondiale con un fatturato di 4,00 miliardi di euro e circa 9.000 dipendenti in tutto il mondo. La nostra piattaforma di mobilità ONE riunisce i nostri prodotti SIXT rent (noleggio auto), SIXT share (car sharing), SIXT ride (servizi taxi e chauffeur) e SIXT+ (auto abbonamento), offrendo ai nostri clienti accesso alla nostra flotta di 350.000 veicoli, ai servizi di 4.000 partner di cooperazione e a circa 5 milioni di conducenti in tutto il mondo. Insieme ai nostri partner in franchising, siamo presenti in oltre 110 paesi con 2.000 stazioni di noleggio. In SIXT, la massima priorità è un'esperienza cliente di altissimo livello e un servizio clienti eccellente. Puntiamo sul vero spirito imprenditoriale e sulla stabilità a lungo termine, orientando la nostra strategia aziendale con lungimiranza. Inizia con noi e candidati subito!

Responsibilities

The Personal Assistant will manage the CEO's calendar, communications, and priorities while ensuring the efficient operation of the office. Responsibilities include organizing meetings, preparing documents, and coordinating with internal and external teams.