Personal Assistant to CEO at Noblesse Top Secretaries

Rotterdam, South Holland, Netherlands -

Full Time

Start Date

Immediate

Expiry Date

17 Dec, 25

Salary

0.0

Posted On

18 Sep, 25

Experience

5 year(s) or above

Remote Job

Yes

Telecommute

Yes

Sponsor Visa

Skills

Agenda Management, Confidentiality, Meeting Preparation, Event Coordination, Creative Content Creation, Website Management, Travel Booking, Administrative Support, Communication, Proactivity, Discretion, Diplomacy, Relationship Management, Humor, Structured Organization, Loyalty

Industry

Staffing and Recruiting

Description

Beschrijving van het bedrijf Onze opdrachtgever is een grote speler op het gebied van op- & overslag van containers met verschillende vestigingen in het land. De terminals & depots zijn strategisch gelegen in de Eem-/Waalhaven, Botlek en in Limburg, een belangrijk doorvoerpunt voor containers van- en naar alle Antwerpse & Rotterdamse containerterminals. Zij ontvangen binnenvaartschepen en beschikken over alle faciliteiten om containers efficiënt en op het vereiste service niveau te behandelen en zij bieden logistieke diensten van, naar en tussen de terminals/depots. Functieomschrijving In deze zelfstandige en veelzijdige rol ben jij de steun en toeverlaat van onze CEO en deels van de COO. Met hen heb je een zeer vertrouwelijke band. Je ontzorgt, organiseert en bewaakt de rust in een dynamische omgeving. Je bent het eerste aanspreekpunt voor collega’s en externe relaties en met jouw ervaring en professionaliteit weet je precies wat er nodig is, vaak nog vóórdat iemand het vraagt. Je bent een proactieve duizendpoot die alles tot in de puntjes verzorgt. Je krijgt de ruimte om de functie naar eigen inzicht uit te breiden. Denk aan het maken van presentaties, creatieve content voor Social media en narrowcasting. Jouw frisse blik en ideeën zijn welkom: vernieuwing begint bij jou. Je voelt je thuis op directie niveau, maar kan jezelf ook goed staande houden binnen de Rotterdamse haven mentaliteit. Je beheerst de Nederlandse- & Engelse taal uitstekend in woord & geschrift en je bent gewend het eerste aanspreekpunt te zijn, vergaderingen voor te bereiden & te notuleren maar ook om ander soortige correspondentie te verzorgen. Met vertrouwelijke informatie weet je diplomatiek om te gaan en je hebt een uitstekend gevoel voor verhoudingen. Voorkomende werkzaamheden: Complex agendabeheer en prioriteiten stellen voor de CEO; Vertrouwenspersoon en rechterhand van de CEO; Voorbereiden, deel nemen en notuleren van de MT-vergaderingen; Organiseren en coördineren van interne & externe evenementen, waarbij jij ervoor zorgt dat de organisatie goed in beeld komt; Creatieve content maken voor interne communicatie en Social media; Websitebeheer en nieuwsberichten plaatsen; Het verder opzetten & onderhouden van het contractenregister; Reizen boeken en praktische zaken regelen; Bewaken van huisstijl en contact met designers voor o.a. nieuwe give-aways of andere commerciële benodigdheden; Je biedt administratieve ondersteuning aan de commercie, facilitaire, financiële en HR afdeling; Praktische zaken zoals de post verzorging en administratieve ondersteuning. Functie-eisen HBO werk- en denkniveau, met minimaal 5 jr ervaring in soortgelijke functie; Je bent een echte regelaar: gestructureerd, loyaal & communicatief sterk; Je hebt een klassieke basis (notuleren, correspondentie en agendabeheer) én een moderne mindset (Social media, digitale tools, Office365); De Nederlandse taal kent geen geheimen voor jou, maar ook in het Engels ben je sterk; Je voelt je thuis op directieniveau én binnen een no-nonsense cultuur; Je bent discreet, diplomatiek en hebt een uitstekend gevoel voor verhoudingen; Proactief, je hebt de wil om resultaat te behalen en te verbeteren; Humor en een opgewerkte houding maken jou tot een fijne collega! Aanvullende informatie Wat wordt geboden? Onze opdrachtgever biedt een uitdagende en zelfstandige functie in een dynamische omgeving met ruimte voor persoonlijke groei en ontwikkeling. Daarnaast bieden zij een marktconform salaris met prima secundaire arbeidsvoorwaarden als o.a. 13e maand, tegemoetkoming in de ziektekostenverzekering & collectiviteitskorting, leasefietsregeling en een goede pensioenregeling. Interesse? Graag ontvangen wij je volledige CV per email via de "apply" button. Voor nadere informatie kun je ook bellen met Noblesse Recruitment; Monique Nobel tel. +31 (0) 6-41 576 904.

Responsibilities

The Personal Assistant will support the CEO and COO by managing complex agendas, preparing for meetings, and organizing events. They will also create content for internal communication and social media, while maintaining confidentiality and professionalism.