Personal Assistant at Vandelanotte

Kortrijk, Flemish Region, Belgium -

Full Time

Start Date

Immediate

Expiry Date

03 May, 26

Salary

0.0

Posted On

02 Feb, 26

Experience

2 year(s) or above

Remote Job

Yes

Telecommute

Yes

Sponsor Visa

Skills

Organizational Talent, Structure Bringing, Overview Maintenance, Process Improvement, Client Follow-up, Agenda Management, Administrative Accuracy, Process Optimization, Initiative Taking, Digitalization, Automation, Time Management, Communication Skills, Autonomy, Deadline Management, Digital Proficiency

Industry

Business Consulting and Services

Description

Deze job wacht op jou! Ben jij een organisatorisch talent dat energie krijgt van structuur brengen in complexiteit? Hou je ervan om overzicht te bewaren, processen te verbeteren en tegelijk een centrale rol te spelen in de opvolging van klanten en dossiers? Dan zijn wij op zoek naar jou! Voor één van onze partners zoeken wij een Personal Assistant die zorgt voor een vlot verloop van de dagelijkse werking, een strakke opvolging van klantendossiers én mee bouwt aan de verdere professionalisering van onze organisatie. Wat ga je doen? Als Personal Assistant ben je de spilfiguur tussen klanten, collega’s en de verantwoordelijken binnen ons kantoor. Je combineert agendabeheer, klantopvolging, administratieve nauwkeurigheid en procesoptimalisatie in één gevarieerde functie. Je bent verantwoordelijk voor het bewaken van overzicht, timing en kwaliteit in tal van processen. Je neemt initiatief, denkt vooruit en zorgt ervoor dat niets tussen de mazen van het net valt. Jouw takenpakket omvat onder andere: • Agendabeheer en planning: Inplannen en coördineren van afspraken, bewaken van de weekplanning en organiseren van jaarbesprekingen en terugkerende meetings. • Opvolging van leads en nieuwe klanten: Beantwoorden van eerste leads, opmaak en opvolging van offertes en opdrachtbrieven, en bewaken van een vlotte onboarding en opstart na het AFAS-proces. • Opvolging van klantendossiers: Bewaken van timing, input van collega’s en correcte opstart van nieuwe projecten. • Professionalisering en digitalisatie: Actief meedenken over en verbeteren van processen via automatisatie en digitalisatie. • Opvolging uren en facturatie: Nazicht van uren, opvolging van budgetten via Power BI, voorbereiding van budgetaanpassingen en afstemming met facturatie. • Administratieve opvolging: Opvolgen van hernieuwingen en interne administratieve lijsten. Even afchecken Herken je jezelf in onderstaande zaken? Je hebt een bachelordiploma en enkele jaren relevante ervaring in een administratieve, organisatorische of ondersteunende rol. Je werkt nauwkeurig, behoudt overzicht en blijft rustig tijdens piekperiodes of wanneer er veel tegelijk gebeurt. Je denkt in processen, houdt van structuur en neemt initiatief om zaken efficiënter te maken. Je bent communicatief sterk, schakelt vlot tussen klanten en collega’s en durft anderen aanspreken op afspraken en timing. Je werkt graag autonoom, neemt ownership over je taken en kan goed omgaan met deadlines. Je bent digitaal vaardig en leert snel nieuwe tools en systemen kennen. Je beschikt over een sterke talenkennis, vooral in het Frans en/of Engels, en communiceert vlot in deze talen. Méér dan een mooi loon Een uitdagende en gevarieerde functie met veel verantwoordelijkheid en autonomie. Een competitief salarispakket met aantrekkelijke extralegale voordelen. Flexibele werkuren en ruimte om je werk zelfstandig te plannen. Een professionele, collegiale werkomgeving waar je écht impact hebt op de werking van het kantoor. Ruimte voor persoonlijke groei en de kans om mee te bouwen aan de verdere professionalisering van onze organisatie.

Responsibilities

The Personal Assistant acts as the central figure between clients, colleagues, and management, combining agenda management, client follow-up, administrative accuracy, and process optimization. Responsibilities include managing schedules, handling client leads and onboarding, monitoring client files, overseeing hours and billing, and actively contributing to process professionalization through automation.