Persönliche Assistenz / Office Manager (m/w/d) at conlab solutions

Berlin, , Germany -

Full Time

Start Date

Immediate

Expiry Date

14 Sep, 26

Salary

2000.0

Posted On

16 Jun, 26

Experience

2 year(s) or above

Remote Job

Yes

Telecommute

Yes

Sponsor Visa

Skills

Calendar Management, Task Management, Preparatory Accounting, Microsoft Office 365, Outlook, Excel, Word, Process Documentation, Digital Filing, Invoicing, German Language, English Language

Industry

IT Services and IT Consulting

Description

WEN WIR SUCHEN: Du willst mehr als nur Standardaufgaben erledigen und suchst eine Assistenzrolle, in der du mit Überblick, Struktur und Eigeninitiative echten Mehrwert schaffst? Dann bist du bei uns genau richtig! Wir suchen zum 01.09.2026 (oder nach individueller Absprache) eine engagierte Persönliche Assistenz (m/w/d), die die Geschäftsführung in einer größtenteils remote ausgelegten Position mit 20 Stunden pro Woche verlässlich unterstützt und interne Abläufe souverän organisiert. Wenn du mindestens drei Jahre Erfahrung in einer Assistenzfunktion mitbringst, eigenverantwortlich arbeitest und dich in einem vollständig digitalen Arbeitsumfeld sicher bewegst, erwartet dich bei uns eine Position mit Verantwortung, Vertrauen und Gestaltungsspielraum. WAS DU MACHST: Du unterstützt die Geschäftsführung im operativen Tagesgeschäft und sorgst mit vorausschauender Organisation für spürbare Entlastung. Du behältst den Kalender der Geschäftsführung laufend im Blick, erkennst Konflikte und Engpässe frühzeitig und stellst sicher, dass Termine verlässlich vorbereitet und priorisiert werden. Du überführst Inhalte aus Meetings, Protokollen und mündlichen Abstimmungen in eine klare Aufgabenstruktur, pflegst das Taskboard zuverlässig und bereitest die wichtigsten To-dos für die nächsten Tage übersichtlich auf. Du übernimmst die strukturierte Prüfung von Kontoauszügen und Kreditkartenabrechnungen, ordnest Belege sauber zu, forderst fehlende Unterlagen proaktiv an und sorgst für eine vollständige, fehlerfreie Aufbereitung für das Steuerbüro. Du bist verantwortlich für die Vorbereitung und Erstellung von Ausgangsrechnungen auf Basis der Zeiterfassung, stellst einen zuverlässigen Versand sicher und gewährleistest eine lückenlose, saubere Ablage. Du hältst bestehende Prozessdokumentationen aktuell, dokumentierst neue Abläufe eigenständig und schaffst verlässliche Strukturen für einen reibungslosen operativen Alltag. WAS DU MITBRINGST: Du bringst mindestens drei Jahre Berufserfahrung in einer Assistenzfunktion mit und bewegst dich sicher in einem Umfeld, das Verlässlichkeit, Eigenständigkeit und vorausschauendes Arbeiten erfordert. Du arbeitest sicher mit Microsoft Office 365, insbesondere mit Outlook, Excel und Word, und gehst selbstverständlich mit vollständig digitalen Prozessen und Ablagestrukturen um. Du arbeitest sehr strukturiert, präzise und sorgfältig, behältst auch im Detail den Überblick und stellst sicher, dass Aufgaben fehlerfrei und vollständig umgesetzt werden. Du wartest nicht auf Anweisungen, sondern erkennst, was zu tun ist, setzt Prioritäten selbstständig und bringst Aufgaben verlässlich und mit hohem Qualitätsanspruch zum Abschluss. Du bringst Erfahrung in der vorbereitenden Buchhaltung mit oder bist bereit, dich zügig, sorgfältig und verantwortungsvoll in das Thema einzuarbeiten. Du verfügst über sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift; Englischkenntnisse sind von Vorteil, aber kein Muss. WER WIR SIND: Wir sind ein etabliertes, spezialisiertes SAP-Beratungsunternehmen mit über 10 Jahren Erfahrung — digital aufgestellt, mit einem kleinen, eingespielten Team und einer Arbeitskultur, in der Verlässlichkeit und gegenseitiges Vertrauen keine Floskeln sind. Unsere Geschäftsführung ist nah am Tagesgeschäft, Entscheidungen werden schnell getroffen und wer Verantwortung übernehmen möchte, bekommt sie. WAS WIR DIR BIETEN: Verantwortung und Vertrauen Du arbeitest direkt mit der Geschäftsführung zusammen — auf Augenhöhe, mit echtem Gestaltungsspielraum und kurzen Entscheidungswegen. Flexibles, remote-first Arbeiten Du arbeitest 20 Stunden pro Woche, Mo–Fr vormittags, mit einem festen Bürotag pro Woche im modernen Office am Ku'damm — den Rest der Zeit arbeitest du von zuhause aus. Attraktive Vergütung Je nach Erfahrung zahlen wir dir zwischen 1.600,00 - 2.000,00 € brutto/Monat (auf Basis einer 20-Stunden Woche). Top-Ausstattung Du erhältst ein leistungsstarkes Notebook und ein aktuelles iPhone - damit du jederzeit bestens ausgestattet bist. Eingespieltes, kollegiales Team Flache Hierarchien, offene Kommunikation und ein Umfeld, in dem man sich aufeinander verlassen kann. Extras, die begeistern Freu dich auf zusätzliche Leistungen wie Incentives, bAV und attraktive Zusatzversicherungen, die dein Gesamtpaket abrunden. WIE FÜR DICH GEMACHT? Dann freuen wir uns auf deine Bewerbung. Alles Weitere besprechen wir im direkten Austausch. About us Stell dir vor, du könntest Firmen dabei helfen, ihre Außenhandelsprozesse zu beherrschen und dadurch sicherstellen, dass kritische Güter nur an die richtigen Empfänger gelangen und durch Digitalisierung und Automatisierung bei Grenzübertritten alles reibungslos abläuft? Die neuesten handelsrechtlichen Änderungen werden schnell und effizient in den SAP-Systemen unserer Kunden berücksichtigt … die Welt dreht sich immer schneller und wir stehen unseren Kunden seit über 10 Jahren dabei zur Seite. Unsere Vision ist klar: Wir wollen globalen Unternehmen den größtmöglichen Nutzen ermöglichen, indem wir Prozesse und IT-Systeme für den Außenhandel nachhaltig optimieren. Dir sagt unsere Vision zu? Dann erzähl uns von deiner Geschichte! Wir sind dauerhaft auf der Suche nach talentierten und motivierten Teammitgliedern, die mehr sein wollen als eine Personalnummer. Werde ein Teil von uns und wachse mit uns gemeinsam. Im Idealfall schreiben wir deine Geschichte gemeinsam weiter. Wir freuen uns darauf, dich kennenzulernen!

Responsibilities

Provide operational support to the management through calendar organization, task tracking, and process documentation. Handle preparatory accounting tasks, including invoice creation and the organization of financial documents for the tax office.