VIL DU VÆRE MED TIL AT DRIVE OG VIDEREUDVIKLE UNDERSTØTTELSEN AF VIAS FORSKNING OG UDVIKLING PÅ TOPLEDELSESNIVEAU?

Kan du omsætte strategiske dagsordener og prioriteringer til en struktureret og kvalificeret planlægning af toplederes virke? Har du erfaring med topledelsesunderstøttelse, udarbejdelse af præsentationer, dagsordener og referater? Møder du dine omgivelser med en åben, tydelig og anerkendende tilgang? Så er du måske den personlige assistent, vi søger til afdelingen Stab, strategi og politisk analyse.
I VIA bedriver vi en række uddannelser og anvendt forskning i tæt samarbejde med både offentlige og private partnere. Vores forskning og udvikling skaber viden, der styrker uddannelserne og løser samfundets udfordringer. Vi oplever en øget opmærksomhed på den anvendelsesorienterede og praksisnære forskning i samfundet, og i forlængelse heraf har VIAs forsknings- og udviklingsområde gennemgået en større organisationsforandring. Vi søger nu en personlig assistent for direktøren for Forskning og udvikling, som vil være med i den næste spændende udviklingsperiode for VIAs forskning og udvikling samt for VIA som helhed. Lyder det som noget for dig? Så læs mere her:
Som personlig assistent vil du blive en del af direktionens stabsafdeling, hvor du sammen med ca. 20 dygtige kolleger bistår VIAs bestyrelse, direktion og chefer med strategisk rådgivning, administrativ understøttelse og koordinering. Vi varetager også opgaver i centrale organisatoriske processer og udvalg samt gennem juridisk rådgivning.
Din primære opgave vil være at understøtte direktøren for Forskning og udvikling i tæt samspil med direktørens nærmeste rådgiver (direktionspartner). Derudover vil du være en del af et team med de øvrige direktørers PA’er, hvor I sammen koordinerer og deler viden om centrale udfordringer og muligheder.

Dine arbejdsopgaver vil bl.a. være:

• Kalenderstyring og koordinering af direktørens møder og aftaler, herunder opbygning af systematik og strukturering af direktørens møder og rejseaktiviteter
• Forberedelse, mødeunderstøttelse og opfølgning på direktørens møder, aftaler og projekter
• Ansvar for en smidig håndtering af omverdenens og organisationens henvendelser til direktøren
• Udarbejdelse af dagsordener og referater af direktørens chefmøder
• Tæt samarbejde om opgaveløsning med afdelingens direktionspartnere (konsulenter) og teamet af personlige assistenter ift. direktionens strategiske arbejde
• Præsentations-, sags- og materialeforberedelse for direktøren
• Håndtering af bilag og sagsgange i forhold til direktørens funktioner
• Ansvar for direktørens formelle mailkanal – herunder for videreformidling og opfølgning
• Øvrig tværgående administrativ opgaveløsning inden for stabens ansvarsområde.

Please refer the Job description for details