Pre-Arrival Concierge Admin Assistant (H/F/X) - Stage - Bordeaux at Le Collectionist

Bordeaux, Nouvelle-Aquitaine, France -

Full Time

Start Date

Immediate

Expiry Date

23 Mar, 26

Salary

0.0

Posted On

23 Dec, 25

Experience

0 year(s) or above

Remote Job

Yes

Telecommute

Yes

Sponsor Visa

Skills

Hospitality, Customer Service, Organization, Communication, Negotiation, Attention to Detail, Client Relations, Problem Solving, Teamwork, Adaptability, Proactivity, Luxury Service, Sales, Multilingual, Time Management, Networking

Industry

Travel Arrangements

Description

Description de l'entreprise Depuis 2014, nous transformons la location de maisons de vacances en une expérience d’exception, en associant les plus belles propriétés du monde à un service inégalé. Dans des destinations emblématiques ou plus inattendues, nous trouvons la maison idéale pour chacun de nos voyageurs. Chaque séjour est soigneusement préparé, pensé dans les moindres détails et entièrement personnalisé afin d’offrir une expérience véritablement sur mesure. Nous construisons des relations de confiance durables avec nos clients et réinventons les standards de la location de luxe pour créer des souvenirs qui perdurent bien au-delà du séjour. ✨ Nos équipes sont au cœur de notre succès. Elles conçoivent et réalisent chaque voyage comme un projet unique. Présentes aux quatre coins du monde, nos équipes locales sélectionnent les demeures les plus remarquables et assurent, dans chaque destination, un accueil et un service d’exception. Description du poste Ce stage est à pourvoir pour une durée de 6 mois à compter d'avril 2026. 🎯 Rôle : Sous la supervision du Team Lead Concierge, vous jouerez un rôle clé dans l’amélioration de la qualité et de la personnalisation du service client au sein de l’équipe Conciergerie. En tant qu’Assistant Concierge, vous accompagnerez la coordination d’expériences d’exception pour nos clients et contribuerez au développement de relations privilégiées avec nos partenaires locaux triés sur le volet. Vous serez responsable d’une zone dédiée, dont vous deviendrez un expert, en maîtrisant ses meilleures adresses, ses expériences exclusives et ses interlocuteurs clés. ✨ Missions : En amont de la saison : Soutenir l’équipe conciergerie dans le développement et l’enrichissement du réseau de partenaires en accord avec les standards d’excellence du Collectionist. Participer à la gestion des relations partenaires (négociation, contractualisation, mise à jour des tarifs, animation du réseau). Mettre à jour le portefeuille partenaires et les bases de données tarifaires. Contribuer à la création et à la mise à jour des guides de destination et catalogues de services en français et en anglais. Pendant la saison : Assister les concierges dans le suivi des demandes clients et la communication avec les partenaires (disponibilités, devis, confirmations de réservations). Conseiller et accompagner nos clients dans la création de leur itinéraire sur mesure avant leur séjour. Gérer les réservations de restaurants et de lieux selon les souhaits des clients. Assurer la gestion complète de la facturation clients et prestataires. Participer à la conception d’itinéraires sur mesure en proposant, chiffrant et coordonnant des services et expériences haut de gamme (chefs privés, transferts, excursions, événements, etc.). Rédiger et transmettre des itinéraires complets et personnalisés. Garantir une communication fluide avec les équipes locales et une expérience client sans faille. Qualifications Diplôme en hôtellerie, gestion, ou domaine connexe. Excellente maîtrise du français et de l’anglais, à l’écrit comme à l’oral. Excellentes compétences relationnelles et sens du contact. Organisé(e), rigoureux(se), polyvalent(e) et capable de gérer plusieurs priorités à la fois. Forte orientation client, avec une véritable passion pour le service sur mesure et le monde du luxe. Esprit proactif, adaptable et collaboratif, avec une approche positive et curieuse. Esprit entrepreneurial et goût pour la vente, la négociation et l’excellence du service. Une première expérience dans l’hôtellerie de luxe, la conciergerie ou le tourisme haut de gamme est un atout. Tous nos postes sont ouverts, à compétences égales, aux collaborateurs ayant des besoins/aménagements spécifiques liés à un handicap. Informations complémentaires 🫰 Perks : 🚆Remboursement à hauteur de 50% du pass transport ou remboursement des indemnités kilométriques 🎂 1 journée off pour ton anniversaire (hors week-end et jours fériés) 🍽️ Des tickets restaurants à hauteur de 8€ (50% part employeur / 50% part collaborateur) 💻 Un ordinateur portable (Mac) 🎊 Des événements toute l’année (Christmas Party, Raclette Party, Summer Party…) Processus de recrutement : Entretien RH Entretien métier avec la manager Envoi du Business Case Présentation du Business Case Prise de références

Responsibilities

The role involves supporting the concierge team in enhancing customer service quality and personalizing client experiences. Responsibilities include managing partner relationships, assisting with client requests, and coordinating bespoke itineraries.