Pre-Arrival Concierge Admin Assistant (M/F/X) - Annecy - Stage at Le Collectionist

Annecy, Auvergne-Rhone-Alpes, France -

Full Time

Start Date

Immediate

Expiry Date

25 Dec, 25

Salary

0.0

Posted On

26 Sep, 25

Experience

0 year(s) or above

Remote Job

Yes

Telecommute

Yes

Sponsor Visa

Skills

Attention To Detail, Organization, Communication, Proactivity, Teamwork, Hospitality, Luxury Travel, Finance, Concierge Services, Invoice Management, Customer Service, Reporting, Bureaucratic Tools, Flexibility, Learning, Client Relations

Industry

Travel Arrangements

Description

Company Description Depuis 2014, nous transformons la location d’une maison de vacances en une expérience exceptionnelle alliant les plus belles propriétés du monde à un service sans pareil. Dans des destinations mythiques ou inattendues, nous trouvons la maison parfaite pour chacun de nos voyageurs. Chaque séjour est soigneusement préparé, façonné et entièrement personnalisé, afin d’offrir une expérience véritablement sur-mesure. Nous tissons des relations de confiance durables avec nos clients et réinventons les standards de la location de luxe pour créer des souvenirs qui perdurent bien au-delà du séjour ✨ Nos équipes sont l’ingrédient central de notre réussite. Elles conçoivent et construisent chaque voyage comme un projet unique. Nos équipes locales sillonnent le monde pour sélectionner les maisons les plus remarquables et assurent dans leur destination un accueil et un service inégalés. Job Description Véritable support de l’équipe de conciergerie, le Pre-arrival concierger Admin s’assurera du suivi des règlements clients et partenaires. Il/elle assurera ainsi le lien avec l’équipe finance du Collectionist. Son rôle est primordial, le bon suivi des règlements auprès de nos partenaires confirmant les services et expériences réservés pour nos clients exigeants. Interagir quotidiennement avec l’équipe de concierges (pre-arrival et onsite concierges) et l’équipe finance Elaborer les factures clients pour l’équipe de concierges Saisir et suivre chaque paiement client dans nos outils Suivre la facturation de tous nos prestataires (effectuer les demandes de paiement auprès du service comptabilité) Clôturer comptablement chaque dossier client Reporting hebdomadaire et mensuel En haute saison, le Pre-Arrival Concierge Admin pourra également être amené à assister l’équipe sur d’autres taches - telles que la réservation de restaurants ou la saisie des plannings clients. Qualifications Étudiant(e) en Bac+2 minimum, en tourisme, gestion hôtelière, commerce ou domaine similaire Grande rigueur, organisation et sens du détail indispensables Intérêt marqué pour le secteur du luxe, du voyage et de l’hospitalité Bonnes capacités de communication écrite et orale en français et en anglais Autonomie, proactivité et capacité à travailler en équipe Maîtrise des outils bureautiques (Excel, Word) Esprit positif, flexible et envie d’apprendre dans un environnement dynamique Additional Information Call HR avec Alan Interview Manager

Responsibilities

The Pre-Arrival Concierge Admin Assistant will support the concierge team by ensuring the follow-up of client and partner payments. They will interact daily with the concierge and finance teams, manage client invoicing, and assist with various tasks during peak seasons.