Pre-arrival Concierge Assistant (H/F/X) - Stage - Annecy at Le Collectionist

Annecy, Auvergne-Rhône-Alpes, France -

Full Time

Start Date

Immediate

Expiry Date

15 Jun, 26

Salary

1100.0

Posted On

17 Mar, 26

Experience

0 year(s) or above

Remote Job

Yes

Telecommute

Yes

Sponsor Visa

Skills

Client Management, Partner Network Updates, Administrative Tasks, Quotation Preparation, Itinerary Updates, Invoicing, Database Management, Catalog Production, Destination Guide Updates, Communication Support, Procedure Roadmap Definition, Customer Satisfaction, Relationship Building, Organization, Detail Orientation, Prioritization

Industry

Travel Arrangements

Description

Description de l'entreprise Depuis 2014, nous transformons la location d’une maison de vacances en une expérience exceptionnelle alliant les plus belles propriétés du monde à un service sans pareil. Dans des destinations mythiques ou inattendues, nous trouvons la maison parfaite pour chacun de nos voyageurs. Chaque séjour est soigneusement préparé, façonné et entièrement personnalisé, afin d’offrir une expérience véritablement sur-mesure. Nous tissons des relations de confiance durables avec nos clients et réinventons les standards de la location de luxe pour créer des souvenirs qui perdurent bien au-delà du séjour ✨ Nos équipes sont l’ingrédient central de notre réussite. Elles conçoivent et construisent chaque voyage comme un projet unique. Nos équipes locales sillonnent le monde pour sélectionner les maisons les plus remarquables et assurent dans leur destination un accueil et un service inégalés. Description du poste Ce stage est à pourvoi du 4 mai au 31 août 2026. Rôle: Au sein de l'équipe Conciergerie, le/la Pre-arrival concierge assistant joue un rôle essentiel dans la gestion et l'accompagnement des clients de la société Le Collectionist. De plus, il/elle est chargé(e) d'aider à mettre à jour le réseau de partenaires locaux, contribuant ainsi à renforcer les relations stratégiques de l'entreprise. En parallèle, il/elle est responsable de diverses tâches administratives nécessaires au bon fonctionnement de l'équipe et à la réalisation efficace de ses objectifs. Le/la Pre-arrival concierge assistant qui nous rejoindra sera en charge de la zone des Alpes françaises et sera basé à Annecy. Missions: 1. Soutien à la gestion des clients et accompagnement : Participer à l’organisation des séjours en apportant un support sur la coordination des services et expériences pour nos clients. Contribuer à l’élaboration des devis et à leur suivi avec l’équipe. Aider à la mise à jour des itinéraires des clients dans nos outils internes. Participer à l’émission de devis, factures, et itinéraires. 2. Mise à jour du réseau de partenaires : Mettre à jour notre base de données de partenaires locaux pour consolider notre offre et les tarifs dans nos outils internes. Participer à la mise à jour et à la production des catalogues présentant nos services et expériences. Collaborer avec le marketing pour suggérer des mises à jour des guides de destination (nouveaux restaurants, activités, points d’intérêt). 3. Gestion de projet Appuyer l’équipe dans la création et la mise à jour des supports de communication (catalogues, présentations). Sur la base du retour d’expérience de la saison hiver, participer à la définition de la roadmap des différentes procédures internes. ⚠️ Horaires et spécificités Notre présence sur site et les standards de notre secteur nécessitent de travailler les samedis et dimanches (modèle hôtelier). Le travail est organisé en rotation avec le reste de l'équipe sur place et les heures supplémentaires peuvent être récupérées. Qualifications Minimum attendu : Bac +1/2 en hôtellerie, tourisme ou administration Excellent niveau d’expression orale et écrite en Français et Anglais Bonne maîtrise de la suite google et appétence pour la découverte des outils informatiques Sensible à la satisfaction client, à la fidélisation avec le sens du contact et de l’écoute et la capacité à nouer des relations facilement Autonome, capacité de compréhension rapide, sens de l’organisation et du détail Rigueur, capacité à prioriser et gérer l’urgence Polyvalent(e), créatif(ve), réactif(ve), sens du service, efficace, empathique et proactif(ve) Goût pour le secteur du luxe et disposition à la logistique évènementielle Un sens commercial développé et le goût de la vente Profils atypiques, avec grandes facilités à travailler en équipe Tous nos postes sont ouverts, à compétences égales, aux collaborateurs ayant des besoins/aménagements spécifiques liés à un handicap. Informations complémentaires Conditions : 💶 Gratification de stage de 1100€ bruts mensuels 🍽️ Des tickets restaurants à hauteur de 10€ (50% pris en charge par LC) 🚌 Remboursement à hauteur de 50% du pass transport 💻 Un ordinateur Mac 🎂 1 journée off pour ton anniversaire (hors week-end et jours fériés) 🌴 1 jour off par mois de stage effectué 🎊 Des événements toute l’année (Christmas Party, Raclette Party, Summer Party…) Déroulement des entretiens : Entretien RH Envoi de l’étude de cas à préparer Entretien métier et présentation de l’étude de cas Fit call Rémunération: EUR 1100 - EUR 1100 - tous les mois

Responsibilities

The assistant will support the Concierge team by managing client relations, coordinating pre-arrival services, preparing quotes, and updating client itineraries for the French Alps region. Additionally, they will be responsible for updating the local partner database and handling necessary administrative tasks for team efficiency.