Project Assistant (m/w/d) im Team Conference Management mit Schwerpunkt Pa at Stiftung Münchner Sicherheitskonferenz (gemeinnützige) GmbH

Berlin, Bavaria, Germany -

Full Time

Start Date

Immediate

Expiry Date

29 Sep, 26

Salary

0.0

Posted On

01 Jul, 26

Experience

0 year(s) or above

Remote Job

Yes

Telecommute

Yes

Sponsor Visa

Skills

Organization, Communication, Diplomacy, English Proficiency, Data Management, Detail Orientation, Event Management, Diplomatic Protocol, Microsoft Excel, Microsoft Office, Database Administration, Project Management

Industry

International Affairs

Description

Ihre Aufgaben: An der Schnittstelle Publications & Participations unterstützen Sie im Vorfeld der Münchner Sicherheitskonferenz (MSC) 2026 bei der Vorbereitung und Durchführung des Versands des jährlich erscheinenden Munich Security Reports (MSR) sowie bei unterschiedlichen Projekten im Rahmen der Hauptkonferenz. Ihre Aufgaben umfassen die Bereiche des Teilnahmemanagement, die Pflege der sensiblen Daten der MSC Datenbank, die Recherche von Teilnehmer:innen und relevanten Datensätzen sowie die Unterstützung beim Versand des MSR. Als Schnittstelle zwischen zwei Departments erhalten Sie Einblick in zwei Bereiche gleichzeitig. Darüber hinaus arbeiten Sie eng mit den verschiedenen Departments der MSC zusammen. Sie kommunizieren direkt mit unseren Teilnehmer:innen und stehen in engem Austausch mit Botschaften, Behörden und Dienstleistungsunternehmen. Sie erstellen Einladungen, koordinieren die Registrierung, erarbeiten Konzepte und bringen sich unmittelbar in die Planung und Ausführung der Veranstaltungen ein. Zudem lernen Sie die Grundlagen des Project Managements für internationale politische Konferenzen kennen und erhalten nicht nur einen einzigartigen Einblick in die Organisation des weltweit größten Forums für sicherheitspolitische Themen, sondern auch in Vorgänge der internationalen Diplomatie und des Protokolls. Ihr Profil: Sie … sind ein Organisations- und Improvisationstalent und haben keine Schwierigkeiten, auch für unerwartete Probleme kreative Lösungen zu finden? … verfügen über ausgeprägte Kommunikationsfähigkeiten, können sich diplomatisch geschickt ausdrücken und vermitteln und sprechen Englisch auf einem hohen Niveau? … arbeiten eigenständig und strukturiert mit sensiblen Daten und sind ein Teamplayer? … arbeiten gewissenhaft, sorgfältig und detailorientiert, auch wenn es mal hektisch wird? … haben ein Verständnis für internationale Politik und bereits erste Einblicke in das Veranstaltungsmanagement sowie Kenntnisse im diplomatischen Protokoll? … verfügen über gute Kenntnisse in Excel sowie den weiteren gängigen Microsoft-Office-Programmen? … haben bereits Erfahrung in der Verwaltung und Pflege von Datenbanken? Dann sind Sie bei uns im Team genau richtig! Wir bieten: Purpose:Abwechslungsreiche und vielseitige Aufgabenin einer modern geführten, gemeinnützigen Organisation mit hoher internationaler Reputation Teamgeist: offene, freundliche und schnelle Kommunikation sowie flache Hierarchien, dazu hochmotiviertes Team mit Du-Kultur, in dem Zusammenhalt großgeschrieben wird Moderne Arbeitsplatzausstattung: Büros im Herzen Münchensbzw. Berlins,dazu kostenloses Obst und breite Auswahl freier Getränke Benefits & Wertschätzung: regelmäßige Teamevents,Urban Sports ClubMitgliedschaft u.v.m. Spannende Einblicke hinter die Kulissen der Münchner Sicherheitskonferenz sowie Möglichkeit zur Teilnahme an der Münchner Sicherheitskonferenz Weitere Informationen: Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir Project Assistants (m/w/d), die uns bei der Vorbereitung und Durchführung der MSC 2027 unterstützen. Der Tätigkeitsbereich ist im Team Conference Management - Participation (50%) und Publications (50%) mit Schwerpunkt Munich Security Report. Standort:MünchenundBerlin(remote möglich) Zeiträume der Stellen: 15.9.2026– 31.3.2027 Bewerbungsfrist: 15.07.2026 Wir freuen uns auf Ihre aussagekräftige Bewerbung mit Anschreiben, Lebenslauf und relevanten Zeugnissen. Kontaktinformationen: About us Die Münchner Sicherheitskonferenz (MSC) hat sich über die vergangenen sechs Jahrzehnte zum zentralen globalen Forum für die Debatte sicherheitspolitischer Themen entwickelt. Jedes Jahr im Februar kommen über 800 hochrangige Entscheidungsträger:innen aus aller Welt zusammen, um über aktuelle und zukünftige sicherheitspolitische Herausforderungen zu diskutieren. Zusätzlich zur jährlichen Hauptkonferenz in München veranstaltet die MSC regelmäßig weitere hochkarätige Veranstaltungen zu ausgewählten Themen und Regionen und veröffentlicht den jährlich erscheinenden Munich Security Report (MSR) sowie eine wachsende Zahl an weiteren Pupblikationen zu spezifischen sicherheitspolitischen Themen.

Responsibilities

Support the preparation and distribution of the Munich Security Report and manage participant registration and data for the conference. Coordinate with embassies, authorities, and service providers while assisting in the planning and execution of international political events.