Project Assistant (m/w/d) im Team Participation at Stiftung Münchner Sicherheitskonferenz (gemeinnützige) GmbH

Munich, Bavaria, Germany -

Full Time

Start Date

Immediate

Expiry Date

24 Aug, 26

Salary

0.0

Posted On

26 May, 26

Experience

0 year(s) or above

Remote Job

Yes

Telecommute

Yes

Sponsor Visa

Skills

Project Management, Event Planning, Participant Management, Diplomatic Communication, German Language, English Language, Microsoft Excel, Microsoft Office, Database Management, Online Tool Administration, Statistics, Graphic Design

Industry

International Affairs

Description

Ihre Aufgaben: Das Participation Team bietet Ihnen spannende Einblicke in die Abläufe einer der weltweit bedeutendsten sicherheitspolitischen Veranstaltungen. Als Mitglied des Participation Teams tragen Sie maßgeblich zur erfolgreichen Vorbereitung, Organisation und Durchführung der vielfältigen Veranstaltungsformate der Münchner Sicherheitskonferenz (MSC) 2027 bei – sowohl im Vorfeld als auch während der Konferenz. Ihr abwechslungsreicher Aufgabenbereich umfasst unter anderem: Projektmanagement und Veranstaltungsplanung Einladungs- und Teilnehmendenmanagement Koordination des Registrierungsprozesses Kommunikation mit internen und externen Partnern Infomanagement: Erstellung und Verwaltung von Informationsmaterial für Teilnehmende Betreuung internationaler Delegationen Pflege und Verwaltung der internen Datenbank Darüber hinaus arbeiten Sie eng mit verschiedenen Abteilungen der MSC zusammen und stehen in direktem Kontakt mit hochrangigen Teilnehmenden. Sie kommunizieren mit Botschaften, Behörden und internationalen Institutionen, erstellen Einladungen, entwickeln Konzepte und begleiten aktiv die Umsetzung der Veranstaltungen. Dabei erhalten Sie nicht nur fundierte Einblicke in das Projektmanagement internationaler politischer Konferenzen, sondern auch in diplomatische Abläufe und protokollarische Prozesse auf höchstem Niveau. Diese Position bietet Ihnen eine einzigartige Gelegenheit, Teil eines engagierten Teams zu sein und zur Gestaltung eines globalen Forums für sicherheitspolitischen Dialog beizutragen. Ihr Profil: Sie … … sind ein Organisations- und Improvisationstalent und haben keine Schwierigkeiten, auch für unerwartete Probleme kreative Lösungen zu finden? … haben ausgeprägte Kommunikationsfähigkeiten, können sich diplomatisch geschickt ausdrücken und sprechen Deutsch und Englisch auf einem hohen Niveau? … arbeiten eigenständig, strukturiert, detailliert und sind ein Teamplayer? … arbeiten gewissenhaft und sorgfältig, auch wenn es mal hektisch wird? … haben ein Verständnis für internationale Politik und bereits erste Einblicke in das Veranstaltungsmanagement? … verfügen idealerweise über gute Kenntnisse in Excel sowie den weiteren gängigen Microsoft-Office-Programmen? … haben bereits Erfahrung in der Verwaltung und Pflege von Online-Tools? … bringen zudem solide Statistikkenntnisse mit und haben im besten Fall auch erste Erfahrungen im Grafikdesign? Dann sind Sie bei uns im Team genau richtig! Wir bieten: Purpose: Abwechslungsreiche und vielseitige Aufgaben in einer modern geführten, gemeinnützigen Organisation mit hoher internationaler Reputation Teamgeist: offene, freundliche und schnelle Kommunikation sowie flache Hierarchien, dazu ein junges und hochmotiviertes Team mit Du-Kultur, in dem Zusammenhalt großgeschrieben wird Moderne Arbeitsplatzausstattung: Büros im Herzen Münchens bzw. Berlins, dazu kostenloses Obst und breite Auswahl freier Getränke Benefits & Wertschätzung: regelmäßige Teamevents, vergünstigte Urban Sports Club Mitgliedschaft u.v.m. Spannende Einblicke hinter die Kulissen der Münchner Sicherheitskonferenz sowie Möglichkeit zur Teilnahme an der Münchner Sicherheitskonferenz Weitere Informationen: Standort: München Zeiträume der Stellen: 01.09.2026 – 31.03.2027 Bewerbungsfrist: Voraussichtlicher Zeitraum für Bewerbungsgespräche: 12.06.2026 15.06.2026 – 15.07.2026 Kontaktinformationen: About us Die Münchner Sicherheitskonferenz (MSC) hat sich über die vergangenen sechs Jahrzehnte zum zentralen globalen Forum für die Debatte sicherheitspolitischer Themen entwickelt. Jedes Jahr im Februar kommen über 800 hochrangige Entscheidungsträger:innen aus aller Welt zusammen, um über aktuelle und zukünftige sicherheitspolitische Herausforderungen zu diskutieren. Zusätzlich zur jährlichen Hauptkonferenz in München veranstaltet die MSC regelmäßig weitere hochkarätige Veranstaltungen zu ausgewählten Themen und Regionen und veröffentlicht den jährlich erscheinenden Munich Security Report (MSR) sowie eine wachsende Zahl an weiteren Pupblikationen zu spezifischen sicherheitspolitischen Themen.

Responsibilities

Support the preparation, organization, and execution of the Munich Security Conference 2027, focusing on participant management and event planning. Coordinate with international delegations, embassies, and authorities while managing internal databases and information materials.