Project Assistant (m/w/d) im Team Production at Stiftung Münchner Sicherheitskonferenz (gemeinnützige) GmbH

Munich, Bavaria, Germany -

Full Time

Start Date

Immediate

Expiry Date

23 Sep, 26

Salary

2550.0

Posted On

25 Jun, 26

Experience

0 year(s) or above

Remote Job

Yes

Telecommute

Yes

Sponsor Visa

Skills

Project Planning, Event Logistics, Event Branding, Multitasking, Intercultural Communication, Diplomacy, Negotiation, Microsoft Excel, English Proficiency, German Proficiency, Problem Solving, Organization, Inventory Management, Space Management, Stakeholder Coordination

Industry

International Affairs

Description

Ihre Aufgaben: Als Teil des Production Teams unterstützen Sie die logistische Konzeption und Durchführung der alljährlich stattfindenden Hauptkonferenz im Februar 2027. Sie sind im MSC Team Schnittstelle für alle Bereiche, wie z.B. Programs, Partnerships & Development, Strategic Projects, Participation, Protocol, Communications sowie Finance & Administration. Neben der sehr engen Zusammenarbeit mit sämtlichen Abteilungen der MSC ist das Production Team erster Ansprechpartner für sämtliche externe Dienstleister und fungiert damit als Dreh- und Angelpunkt, um die vielen kreativen Ideen, die in der Vorbereitungsphase entstehen, zum Leben zu erwecken und in die Tat umzusetzen. Am Konferenzwochenende selbst werden Sie aktiv in diverse operative und logistische Abläufe eingebunden und gewinnen nicht nur einen tiefen Einblick hinter die Kulissen, sondern gestalten aktiv mit. Dabei geht es nicht nur um die Koordination der gesamten Eventprozesse, das Branding des gesamten Konferenzbereichs, die Betreuung von Partnern und externen Dienstleistern mit Blick auf organisatorische Details, die logistische Anbindung für Kommunikationsprozesse, sondern auch um die Koordinierung mit externen Behörden. Es handelt sich um einen sehr an der Praxis orientierten Aufgabenbereich. Sie werden viel mit Excellisten arbeiten, Lagerverwaltungs- und Umzugsthemen bearbeiten, vieles über Eventbranding erfahren und sich mit Raumverwaltung auseinandersetzen. Gute, zielgerichtete und genaue Kommunikation spielt dabei eine entscheidende Rolle. Ihr Profil: Sie arbeiten eigenständig, strukturiert, höchst präzise, lösungsorientiert und sind bereit, Verantwortung zu tragen? Sie haben eine schnelle Auffassungsgabe, sind motiviert, sich auch gestalterisch einzubringen und haben Interesse an Projektplanung? Sie sind ein Organisations- und Improvisationstalent und haben keine Schwierigkeiten, auch für unerwartete Probleme kreative Lösungen zu finden? Sie haben ein Gefühl für Gestaltung, Eventmarketing und kennen die Grundlagen eines gelungenen Brandings? Sie haben bereits erste berufliche Erfahrungen gesammelt und weisen ein besonderes Interesse für Außen- und Sicherheitspolitik auf? Sie können sich in schwierigen Situationen auf eine diplomatische Art und Weise durchsetzen, verhandeln souverän mit Partnern und Dienstleistern? Sie sind ein/e Multitasking-fähige/r TeamplayerIn, der/die sich auch unter Stress nicht aus der Ruhe bringen lässt und den Überblick behält? Sie können im interkulturellen Umfeld der MSC ohne Probleme in jeder Situation auf Deutsch und Englisch kommunizieren? Sie verfügen über sehr gute Englischkenntnisse sowie profunde EDV-Kenntnisse? Sie sind bereit und haben die Möglichkeit, bei Bedarf auch aus dem Home Office zu arbeiten? Dann sind Sie bei uns im Team genau richtig! Wir bieten: Purpose: Abwechslungsreiche und vielseitige Aufgaben in einer modern geführten, gemeinnützigen Organisation mit hoher internationaler Reputation Teamgeist: offene, freundliche und schnelle Kommunikation sowie flache Hierarchien, dazu ein junges und hochmotiviertes Team mit Du-Kultur, in dem Zusammenhalt großgeschrieben wird Moderne Arbeitsplatzausstattung: Büros im Herzen Münchens, dazu kostenloses Obst und breite Auswahl freier Getränke Benefits & Wertschätzung: regelmäßige Teamevents, Urban Sports Club Mitgliedschaft u.v.m. Spannende Einblicke hinter die Kulissen der Münchner Sicherheitskonferenz auch während des Konferenzwochenendes. Weitere Informationen: Zur Verstärkung unseres Teams in München suchen wir Project Assistants (m/w/d), die uns bei der Vorbereitung und Durchführung der MSC 2027 unterstützen. Standort: München Zeiträume der Stellen: 15.10.2026 - 31.03.2027 Bewerbungsfrist: 03.07.2026 Voraussichtlicher Zeitraum für Vorstellungsgespräche: Mitte bis Ende Juli 2026 Wir freuen uns auf Ihre aussagekräftige Bewerbung mit Anschreiben, Lebenslauf und relevanten Zeugnissen. Frühzeitige Bewerbungen sind ausdrücklich erwünscht. Kontaktinformationen: About us Die Münchner Sicherheitskonferenz (MSC) hat sich über die vergangenen sechs Jahrzehnte zum zentralen globalen Forum für die Debatte sicherheitspolitischer Themen entwickelt. Jedes Jahr im Februar kommen über 800 hochrangige Entscheidungsträger:innen aus aller Welt zusammen, um über aktuelle und zukünftige sicherheitspolitische Herausforderungen zu diskutieren. Zusätzlich zur jährlichen Hauptkonferenz in München veranstaltet die MSC regelmäßig weitere hochkarätige Veranstaltungen zu ausgewählten Themen und Regionen und veröffentlicht den jährlich erscheinenden Munich Security Report (MSR) sowie eine wachsende Zahl an weiteren Pupblikationen zu spezifischen sicherheitspolitischen Themen.

Responsibilities

Support the logistical conception and execution of the annual main conference in February 2027, acting as a central interface between internal departments and external service providers. Responsibilities include coordinating event processes, branding, partner support, and collaborating with external authorities.