Project Finance and Administrative Assistant LSC4 at unfpa

San Salvador, San Salvador, El Salvador -

Full Time

Start Date

Immediate

Expiry Date

21 Jul, 26

Salary

0.0

Posted On

22 Apr, 26

Experience

2 year(s) or above

Remote Job

Yes

Telecommute

Yes

Sponsor Visa

Skills

Financial monitoring, Budget management, Administrative support, Logistics coordination, Project management, Microsoft Office, Excel, Word, PowerPoint, Power BI, Financial reporting, Procurement, Data entry, Record keeping, Communication, Multitasking

Industry

International Affairs

Description

El/la Asistente Administrativo(a) y financiero(a) apoyará la implementación financiera efectiva de los proyectos ejecutados por el UNFPA y de acuerdo con las normas de UNFPA y los donantes. Realizará labores de asistencia en aspectos financieros en apoyo a la Asociada Administrativa Financiera y en coordinación con el equipo de Programas. Será responsable por la administración efectiva de los recursos asignados para el/los proyecto/s de la oficina de país. Apoyará la gestión administrativa y financiera de la oficina y mantendrá una estrecha relación con el área programática y los socios implementadores en la planificación y correcta ejecución presupuestaria, con el fin de apoyar el cumplimiento de las metas financieras y técnicas de los diferentes proyectos. Asimismo, prestará servicios de acompañamiento y seguimiento a los planes de trabajo anuales en el marco de los fondos regulares y de cooperantes externos asignados por la Representación de país. Velará por el cumplimiento de las normas y procedimientos del UNFPA en todo momento. Responsabilidades del Puesto * Monitoreo financiero realizado con efectividad y calidad. * Apoyar la ejecución eficiente de los proyectos, en seguimiento de los procedimientos y normativa del UNFPA y los acordados en el convenio de cooperación suscrito. * Ingresar planes de trabajo de proyectos en sistema financiero (ejecución UNFPA y socios implementadores) * Realizar análisis y revisiones presupuestarias de los proyectos. * Preparar informes financieros y otros reportes requeridos sobre el uso de los fondos, según los formatos del donante. * Revisar las solicitudes de desembolso y liquidación de los socios implementadores, así como apoyar a las organizaciones durante el proceso de presentación de solicitudes. * Da seguimiento a los planes de aseguramiento y acciones correctivas resultantes de los socios implementadores. * Elabora y da seguimiento a la implementación del plan de fortalecimiento PSEA para socios implementadores. * Planificación y seguimiento a los planes anuales de trabajo * Apoyar a las oficiales de Programas y Coordinadores/as de Proyectos en la elaboración de los planes de trabajo y presupuestos. * Apoyar en el seguimiento del cumplimiento de los Planes Anuales de Trabajo, verificando las condiciones para el adecuado logro de las metas propuestas y haciendo uso del sistema de monitoreo para identificar obstáculos en la ejecución financiera global y por socio. * Apoyar a los socios implementadores en la planificación, y correcta ejecución presupuestaria de los recursos de los proyectos asignados con el fin de alcanzar las metas financieras y técnicas establecidas. * Identificar retrasos en la ejecución de los planes y sugerir medidas correctivas a través de planes de aceleración en la ejecución de presupuesto. * Elabora comunicación oficial para donantes de fondos y socios implementadores. * Gestiona la documentación requerida en la implementación de los proyectos exigidos por las políticas de UNFPA. * Tareas administrativas y gestión de compras * Procesa los requerimientos de contratación de servicios o adquisición de bienes realizadas por el área de programas en coordinación con el equipo de compras para asegurar que los productos y servicios se reciban oportunamente. * Elabora, registra y gestiona la aprobación de requisiciones. * Realiza cotizaciones y apoya la adquisición de equipos, suministros y servicios para proyectos en coordinación con la Asistente de Compras. * Elabora solicitudes de contratos de consultores y empresas. * Da seguimiento a los contratos de consultorías individuales y de empresas proveedoras de servicios para los proyectos (seguimiento a las fechas de entregas de productos, archivo de los productos entregados y vencimiento de contratos, solicitud de enmiendas). * Apoya en la organización y coordinación logística de actividades programáticas en terreno, incluyendo preparación de materiales, apoyo logístico en el lugar, gestión de listas de asistencia, solicitudes de transporte, etc. * Mantiene inventario de los productos promocionales y materiales de los proyectos asignados. * Apoya el manejo de activos de la oficina. * Apoya el proceso de Greening the Blue. * Atención a llamadas. * Mantener archivos físicos y electrónicos de todas las actividades relacionadas con el puesto debidamente actualizados y organizados. Verifica que toda la información de programas esté cargada en el sistema Idocs oportunamente. * Recibe correspondencia y elabora comunicación oficial relacionada con socios implementadores y proyectos, da seguimiento a los requerimientos y acciones resultantes de las mismas de acuerdo con los procedimientos internos del UNFPA. * Gestiones de pagos de bienes y servicios * Da seguimiento a la recepción de bienes y servicios y su correspondiente facturación. * Control de facturas recibidas y archivo físico de facturas. * Documenta los pagos de bienes y servicios, asegurando que se cuenta con todos los soportes requeridos por las políticas para tramitar los pagos. * Registra la información pertinente en controles internos de la oficina y en plataforma financiera. * Elabora solicitudes de pago. Educación y Experiencia • Bachiller con al menos 4to año de estudios universitarios en Administración de Empresas, o áreas afines. * Experiencia comprobable (al menos 3 años) en asistencia financiera y administrativa de proyectos de desarrollo. * Capacidad de gestión presupuestaria y administrativa. * Capacidad de redacción. * Experiencia de al menos 2 años en apoyo logístico y administrativo de proyectos. * Gestión de correspondencia y manejo de archivos físicos y electrónicos. * Dominio de las aplicaciones actuales de software de oficina y uso de herramientas virtuales. * Con conocimiento y experiencia de programas financieros, preferiblemente Quantum. * Capacidad de atender diversos procesos de manera paralela (Multitask). * Capacidad para la organización efectiva de su tiempo. * Dominio avanzado de Microsoft Office, incluyendo habilidades expertas en Excel, Word y PowerPoint. * Manejo competente de Microsoft Power BI, será una ventaja. * Se requiere un nivel intermedio del idioma inglés tanto en comunicación oral como escrita. Competencias Centrales: * Logro de metas. * Responsabilidad / Autogestión. * Desarrollo y aplicación de experiencia profesional. * Pensamiento analítico y estratégico. * Trabajo en equipo / buen manejo de las relaciones interpersonales. * Manejo de la demanda del trabajo bajo presión. * Capacidad de diálogo y negociación. * Habilidad para la comunicación verbal y escrita. * Apertura y adaptación al cambio, amplitud de criterio. * Habilidad de trabajo con grupos heterogéneos incluyendo los grupos de la diversidad sexual.

Responsibilities

The assistant will support the effective financial and administrative implementation of UNFPA projects by monitoring budgets, preparing financial reports, and ensuring compliance with donor regulations. They will also manage procurement processes, coordinate logistics for field activities, and maintain accurate physical and electronic project documentation.