WAT GA JE DOEN ALS PROJECTSECRETARESSE IMPLEMENTATIE PERSONEELSINFORMATIESYSTEEM

Als Projectsecretaresse ondersteun je de projectmanagers, teamleiders en medewerkers van de direct betrokken afdelingen bij het project Implementatie Personeelsinformatiesysteem (Support HR, Salarisadministratie, Beheer HR en techniek). Je bent een vaste waarde binnen het projectteam en zorgt ervoor dat alles achter de schermen soepel verloopt. Je werkt zelfstandig, denkt vooruit en neemt initiatief om het implementatieproces te verbeteren.
Je bent eerste aanspreekpunt voor collega’s én de externe relatie, met name de leverancier van het nieuwe personeelsinformatiesysteem. Je beheert informatiestromen, organiseert bijeenkomsten en bewaakt gemaakte afspraken. Dankzij jouw inzet verlopen vergaderingen efficiënt, zijn agenda’s overzichtelijk en blijven deadlines haalbaar.

Overige werkzaamheden:

• Beheren van de agenda’s van de projectmanagers en teamleiders, inclusief prioriteiten stellen en regie voeren daar waar het dit project betreft.
• Organiseren van vergaderingen en afspraken, inclusief voorbereiding, coördinatie en opvolging.
• Verzorgen van facilitaire zaken binnen het project.
• Bijhouden van het test- en opleidingsplan.
• Verwerken van bestelaanvragen, controleren van facturen en andere administratieve taken daar waar het dit project betreft.
• Notuleren en organiseren van bijeenkomsten zodat deze soepel en doelgericht verlopen.
• Zorgen voor heldere communicatie en een goed beheer van interne en externe contacten.

Please refer the Job description for details