Projektadministrator til komplekse forskningsprojekter - DTU Construct at Danmarks Tekniske Universitet

Copenhagen, Capital, Denmark -

Full Time

Start Date

Immediate

Expiry Date

31 Aug, 26

Salary

0.0

Posted On

02 Jun, 26

Experience

2 year(s) or above

Remote Job

Yes

Telecommute

Yes

Sponsor Visa

Skills

EU Project Management, Financial Reporting, Budget Management, Stakeholder Coordination, Funding and Tenders Portal, Grant Agreement Management, Analytical Thinking, English Communication, Danish Communication, Portfolio Management, Risk Management, Meeting Facilitation

Industry

Research Services

Description

Erfaring med styring af EU-projekter ønskes Har du en kandidatgrad, der har givet dig et solidt analytisk og metodemæssigt fundament? Kan du samtidig lide at finde svar på komplekse spørgsmål og drive ting fremad som koordinatoren, der både har overblikket og styr på detaljerne? Det gør du ved at have styr på de ofte komplekse regler, der gælder ved rapportering til fonden. Samtidig bevarer du det store overblik over den omkringliggende administration, hvor du fungerer som den administrative ekspert på tværs af bl.a. jura og økonomi. Du vil arbejde tæt sammen med projektledere gennem alle projektets faser – fra projektopstart, drift og afslutning. Du vil skulle bistå projektledere ift. ansvar for projektstyring med fokus på milepæle, leverancer, tidsplaner og risici samt afrapportering til bevillingsgivere og overholdelse af kontraktuelle krav. Du kommer til at: * Være projektadministrator på flere projekter finansieret af primært EU, men også andre fonde. * Understøtte og drive den overordnede administrative projektledelse sammen med koordinator/projektleder. * Planlægge og følge op på milepæle, leverancer og rapportering til EU-Kommissionen. * Understøtte den videnskabelige rapportering med indhentning af bidrag fra øvrige partnere. * Proaktivt følge op på økonomi- og ressourcestyring samt generel fremdrift via kontakt med interne og eksterne projektpartnere. * Facilitere møder (fx projektmøder, Steering Committee, External Advisory Board, nationale og internationale, workshops). * Understøtte budgetstyring og økonomisk rapportering. * Udvikle vejledninger, skabeloner og værktøjer, der forbedrer kvaliteten og letter forskernes arbejde. * Bidrage til udvikling af instituttets porteføljestyring og implementering af best practices inden for projektledelse. Der er tale om en fast fuldtidsstilling, hvor ca. 20 % af din tid vil være dedikeret til projektledelse af EU-projektet SEEDS Project: SEEDS Project: Electrification of Thermal Systems in Buildings [https://project-seeds.eu/] i ca. de næste 2 år. Derudover vil du blive tilknyttet andre projekter i yderligere 50 % af din tid. Den resterende tid vil bestå af opgaver inden for forskningsadministration med primært fokus på instituttets porteføljestyring af de projekter, hvor Research Support-teamet fungerer som projektadministrator. Vores forventninger til dig Skal du lykkes i dette spændende job, skal du på den ene side elske at dykke ned i problemstillinger og skabe overblik over løsningsmuligheder. På den anden side skal du trives med at være den opsøgende kraft, der med en udpræget service- og dialogorienteret tilgang driver ting fremad. Det kan godt kræve lige dele tålmodighed og vedholdenhed krydret med et drys diplomatisk fingerspidsfornemmelse, da forskernes fokus som oftest ligger mere på den faglige del af projektet end på den administrative. På toppen af det skal du så også kunne holde snor i en masse sideløbende deadlines m.m. samt sikre, at der er styr på detaljerne i de mange dokumenter. Derudover lægger vi vægt på at du: * har en kandidatgrad og gerne noget erfaring i spændet mellem analyse, administration og koordinering * har erfaring med rapportering i Funding and Tenders Portal, og desuden har erfaring med ændringsprocessen (amendments) til bevillingen (GA, Grant Agreement) * kan kommunikere med projektpartnerne om regler og deadlines * har erfaring med at afholde præsentation om rapporteringsregler mm på engelsk til partnere på projektmøder * har formidlingsevner i top, både på dansk og engelsk – skriftligt og mundtligt * kender andre fondes rapporteringsportaler * har nemt ved it-systemer * har god økonomiforståelse og motivation for at udvikle dine evner på området * kan håndtere flere sideløbende processer og overholde deadlines Hvad tilbyder vi dig På DTU bliver du del af et universitet, hvor viden og uddannelse med et globalt perspektiv er omdrejningspunktet. Ny teknologi, innovation og viljen til at skabe noget, der kan komme os alle til gavn, er hjørnestene på DTU. Vi værdsætter høj faglighed, og ønsker at du løbende udvikler dig i takt med dit ansvar. En naturlig del af dit nye job bliver derfor udvikling, ansvarlig handlefrihed og mulighed for at sætte dine kompetencer i spil. Du bliver en del af DTU Construct’s Research Support Team, som består af otte faste medarbejdere samt to studentermedhjælpere. Teamet er kendetegnet ved et tæt og konstruktivt samarbejde, hvor der samtidig er plads til en uformel tone og godt kollegialt samvær. Vi sidder i nærheden af hinanden, hvilket understøtter løbende sparring og vidensdeling efter behov. Den tætte daglige kontakt er en vigtig forudsætning for at sikre fremdrift i projekterne, og både du og resten af teamet bidrager aktivt til den kontinuerlige udvikling og optimering af vores metoder, processer og værktøjer. Din faste arbejdsplads vil være i bygning 404 sammen med resten af teamet. Herfra vil du indgå i en daglig dialog med både teamkolleger og øvrige medarbejdere på instituttet. Vi lægger vægt på en god balance mellem arbejde og privatliv og tilbyder fleksibilitet i arbejdstilrettelæggelsen. Hver mandag arbejder teamet i makkerpar fra forskellige bygninger for at være tæt på vores forskerkolleger på tværs af sektioner. Dette styrker samarbejdet og bidrager til, at vi fremstår som et synligt og velfungerende team. Der vil desuden være rejseaktivitet i Europa 1–3 gange årligt i forbindelse med projektmøder. Om Lena - din nye leder Jeg lægger vægt på en åben og direkte dialog i begge retninger. Faglige drøftelser og klar kommunikation er centrale elementer, da det er herigennem, vi skaber udvikling. Mit mål er at understøtte en hverdag, hvor trivsel, samarbejde og faglig udvikling går hånd i hånd, og hvor vi løbende styrker vores kompetencer i fællesskab. Løn og ansættelsesvilkår Løn- og ansættelsesvilkår i henhold til overenskomst for akademikere i staten. Du ansættes som fuldmægtig, specialkonsulent eller chefkonsulent. Ansøgning og kontakt Vi skal modtage din online ansøgning senest den 30. juni 2026. Åbn linket "Ansøg nu", hvor du udfylder ansøgningsformularen samt vedhæfter motiveret ansøgning, CV og eksamensbeviser. Ønsker du flere oplysninger om stillingen, er du velkommen til at kontakte Administrationschef Lena Kristina Carlberg på 5092 1238. Læs mere om DTU Construct. DTU Construct [https://construct.dtu.dk/]. Samtaler vil blive afholdt løbende. Ansøgninger modtaget efter ansøgningsfristens udløb tages ikke i betragtning. Alle interesserede uanset alder, køn, handicap, race, religion eller etnisk tilhørsforhold, opfordres til at søge stillingen. Da DTU arbejder med forskning i kritisk teknologi, hvormed der gælder særlige regler for blandt andet sikkerhed og eksportkontrol, kan der blive foretage open source-baggrundstjek af kvalificerede kandidater til stillingen. DTU, Institut for Byggeri og Mekanisk Teknologi forsker i og udvikler teknisk videnskab til gavn for samfundet og den bæredygtige udvikling. Vi praktiserer forskning, undervisning, innovation og videnskabelig rådgivning af højeste kvalitet inden for bygnings design og processer, bygningskonstruktion og sikkerhed, bygnings energi og installationer, faststofmekanik, fluid mekanik, materiale- og overfladeteknologi, proces- og produktionsteknologi, konstruktion og produktudvikling og termiske energi systemer. DTU – Til gavn for samfundet siden 1829 DTU er et af Europas førende tekniske eliteuniversiteter. Med forskning og uddannelser i international topklasse skaber vi løsninger på tidens store samfundsmæssige udfordringer og bidrager til at sikre Europas globale førerposition inden for bæredygtig teknologiudvikling. Siden H.C. Ørsted grundlagde DTU for snart 200 år siden, har vores mission været den samme: Vi udvikler og nyttiggør naturvidenskab og teknisk videnskab til gavn for samfundet. DTU har 13.800 studerende, 1.600 ph.d.-studerende og 6.500 ansatte. Vi arbejder i et internationalt miljø og har en inkluderende, udviklende og uformel arbejdskultur. DTU har campusser i hele Danmark og i Grønland og samarbejder med de bedste universiteter verden over.

Responsibilities

The role involves administering complex research projects, primarily EU-funded, by managing milestones, deliverables, and financial reporting. You will act as the administrative expert across law and finance, supporting project leaders from startup to closure.