Projektadminstratör till fordonsprojekt i Stockholm (50%) at Sway Sourcing

Stockholm, , Sweden -

Full Time

Start Date

Immediate

Expiry Date

24 Jun, 26

Salary

0.0

Posted On

26 Mar, 26

Experience

2 year(s) or above

Remote Job

Yes

Telecommute

Yes

Sponsor Visa

Skills

Project Administration, Documentation, Financial Management, Budget Tracking, Meeting Coordination, Communication, Excel, PowerPoint, Document Management Systems, Filing Systems, Stakeholder Management, Proactive, Solution-Oriented, Service-Oriented, Team Player, Flexible

Industry

Staffing and Recruiting

Description

🌟Om uppdraget Du blir en del av ett engagerat projektteam som arbetar med anskaffning och implementering av moderna tågfordon. Projektet befinner sig i en spännande fas där fordon testas och förbereds för trafikstart. I rollen får du en central funktion där du stöttar projektledning och organisation i allt från administration och ekonomi till kommunikation och struktur. Här får du möjlighet att bidra till ett projekt med stor påverkan på framtidens kollektivtrafik 🚄 🧩Dina huvudsakliga arbetsuppgifter 📁 Projektadministration Planera och koordinera administrativa aktiviteter Hantera dokumentation, diarieföring och arkivering Uppdatera projektplaner, tidplaner och statusrapporter Säkerställa struktur i projektverktyg och mallar 💰 Ekonomi & uppföljning Hantera leverantörsfakturor Följa upp budget och kostnader Ta fram ekonomiska underlag och rapporter Stötta projektledare i prognosarbete 📊 Mötes- & styrgruppsstöd Förbereda beslutsunderlag och presentationer Koordinera möten (kallelser, agenda, protokoll) Följa upp beslut och actions 📢 Kommunikation Ta fram presentations- och rapportmaterial Säkerställa tydlig informationsspridning Vara kontaktpunkt för olika intressenter 🎯Vi söker dig som ✔ Har eftergymnasial utbildning inom exempelvis ekonomi, administration eller projektledning ✔ Har minst 3 års erfarenhet av projektadministration i komplexa projekt ✔ Har god erfarenhet av ekonomihantering och fakturaflöden ✔ Är van att arbeta nära projektledare och styrgrupper ✔ Har mycket goda kunskaper i Excel och PowerPoint ✔ Har erfarenhet av dokument- och ärendehanteringssystem ✔ Har arbetat med diarieföring (gärna inom offentlig verksamhet) ✔ Talar och skriver obehindrat på svenska och engelska Vi tror att du är ✨ Proaktiv och lösningsorienterad 🤝 Serviceinriktad och en riktig lagspelare 🔄 Flexibel och initiativtagande 🧠 Strukturerad med hög noggrannhet 💬 En tydlig och trygg kommunikatör ➕Meriterande Erfarenhet av projektplanering Kunskap om offentlig upphandling Erfarenhet från järnvägs- eller transportsektorn Varför detta uppdrag? Här får du möjlighet att arbeta i ett komplext och framtidsinriktat projekt där din insats gör skillnad – både för projektets framgång och för samhället i stort. Praktiska detaljer: 📍 Plats: Stockholm 🕒 Omfattning: Deltid 50% (möjlighet till utökning) 📅 Start: April 2026 – Oktober 2026 med goda chanser till förlängning Sway Sourcing är en innovativ rekryteringspartner som specialiserar sig på att matcha rätt talang med rätt företag – snabbt och effektivt. Vårt huvudfokus ligger inom Ekonomi, Administration, HR, Marknad och IT, men vi har även den breda expertis och flexibilitet som krävs för att leverera skräddarsydda rekryteringslösningar inom alla branscher. Trots att vi är en relativt ny aktör har vi redan byggt förtroende hos många av Sveriges största företag och arbetar både nationellt och internationellt. Med baser i Sverige och Spanien erbjuder vi en unik kombination av lokal expertis och global räckvidd. Vårt starka nätverk och djupa branschinsikter gör oss till en självklar partner för företag som vill ligga steget före i sin rekrytering.

Responsibilities

The role involves central administrative support for a modern train vehicle procurement and implementation project, covering planning, coordination, documentation, financial tracking, and reporting for project management and the organization. Key tasks include managing administrative activities, handling invoices, supporting steering groups, and ensuring clear communication among various stakeholders.