Projektleiter:in - Externes Archivierungsporjekt at Coopers Group AG

, , Switzerland -

Full Time

Start Date

Immediate

Expiry Date

18 May, 26

Salary

0.0

Posted On

17 Feb, 26

Experience

5 year(s) or above

Remote Job

Yes

Telecommute

Yes

Sponsor Visa

Skills

Project Management, Archiving, Document Management, Tendering Process, Service Provider Selection, Process Optimization, Digitalization, Compliance, Data Protection Act, Business Books Ordinance, Code of Obligations, Stakeholder Communication, Reporting, Process Implementation, Indexation, Document Retrieval

Industry

Human Resources Services

Description

................ Für unseren Kunden aus der Versicherungsbranche in Luzern, suchen wir eine:n erfahrene:n, motivierte:n und aufgeschlossene:n Projektleiter:in - Externes Archivierungsporjekt. Im Zuge eines grossen Um- und Neubauprojekts wird die bestehende Archivlandschaft grundlegend neu organisiert. Ziel ist die Einführung einer externen Archivierungslösung inklusive Digitalisierung und Integration in ein modernes Dokumentenmanagementsystem – termingerecht bis zum Bezug des neuen Hauptsitzes. Deine Aufgaben: Gesamtverantwortung für Planung, Steuerung und Umsetzung des externen Archivierungsprojekts Koordination der Ausschreibung sowie Evaluation und Auswahl des externen Archivierungs-Dienstleisters Abstimmung mit Key Account Vertretern aller Geschäftsbereiche hinsichtlich Evaluation, Räumung und Indexierung der Archive Aufbau und Sicherstellung eines nachhaltigen Prozessablaufs nach der Implementierung Sicherstellung der Einhaltung interner Weisungen und Standards zur Archivierung sowie Weiterentwicklung dieser (inkl. Einlieferungs- und Aktenbezugsprozess) Überwachung der Digitalisierung und Bereitstellung von Dokumenten im digitalen Archivsystem (Next Dokumentenmanagementsystem) Aktive Kommunikation und Koordination mit internen und externen Stakeholdern Regelmässiges Reporting an Projektsteuerung und Geschäftsleitung Dein Profil: Mehrjährige Erfahrung in der Leitung komplexer Projekte im Bereich Archivierung oder Dokumentenmanagement Bereits erfolgreich eine externe Archivierungslösung begleitet Fundierte Kenntnisse im Ausschreibungsprozess und im Umgang mit externen Archivierungs-Dienstleistern Sehr gute Kenntnisse der relevanten gesetzlichen Grundlagen wie Datenschutzgesetz (DSG), Geschäftsbücherverordnung (GeBüV) und Obligationenrecht (OR) sowie der entsprechenden Aufbewahrungsfristen Verständnis für kantonale und kommunale Archivierungsanforderungen Erfahrung in der Analyse und Optimierung von Archivierungsprozessen unter Berücksichtigung schweizerischer Compliance-Anforderungen Kenntnisse im Bereich Digitalisierung und Dokumentenmanagement Fliessend Deutsch- und Englischkenntnisse, Französisch und Italienisch von Vorteil

Responsibilities

The Project Manager will have overall responsibility for planning, steering, and implementing the external archiving project, including coordinating the tender process and selecting the external archiving service provider. Key tasks also involve overseeing the digitalization process and ensuring sustainable process flows after implementation while actively communicating with internal and external stakeholders.