Referentin / Referent der Leitung Unterkünfte (m/w/d) at TAMAJA

Berlin, , Germany -

Full Time

Start Date

Immediate

Expiry Date

10 Sep, 26

Salary

4369.0

Posted On

13 Jun, 26

Experience

2 year(s) or above

Remote Job

Yes

Telecommute

Yes

Sponsor Visa

Skills

Office Management, Project Coordination, Administrative Support, Intercultural Competence, Communication Skills, Organization Talent, Proactivity, Discretion, German Language Proficiency, English Language Proficiency, IT User Skills, Strategic Support

Industry

Civic and Social Organizations

Description

Ihre Kernaufgaben Die Referentin / der Referent der Leitung Unterkünfte arbeitet täglich eng mit der Bereichsleitung zusammen, hält ihr den Rücken frei und denkt dabei aktiv mit. Die verantwortliche Person unterstützt die operative Koordination des Tagesgeschäfts, bereitet komplexe Sachverhalte entscheidungsreif auf und sorgt dafür, dass Informationen, Termine und Projekte zuverlässig laufen. Gleichzeitig ist die Rolle echter Knotenpunkt zwischen Leitungsebene, Mitarbeitenden, Auftraggebenden und weiteren Beteiligten – diskret, verlässlich und mit dem nötigen Überblick. Die Grundlage dieser Arbeit ist strukturiertes, proaktives Mitdenken: Wer diese Rolle ausfüllt, wartet nicht auf Aufgaben, sondern erkennt Handlungsbedarf. Gesucht wird eine Person, die Dinge nicht nur erledigt, sondern sie aktiv verbessert. Mit Eigeninitiative, frischen Ideen und dem Mut, auch mal einen neuen Weg vorzuschlagen. Vorbereitung von Vergabeunterlagen und die Bearbeitung administrativer Anfragen aus den Gemeinschaftsunterkünften sind genauso fester Bestandteil des Alltags wie inhaltliche Rechercheaufträge, die Aufbereitung von Beiträgen für das Intranet oder die aktive Mitarbeit an der strategischen Auftragsakquise. Wer hier arbeitet, bewegt sich souverän zwischen strategischer Zuarbeit und operativem Detail und versteht beides als Teil derselben Verantwortung. Unterstützung der Leitung Unterkünfte im Tagesgeschäft, bei Sonderprojekten und der operativen Umsetzung der Unternehmensziele und Aufträge Aufbereitung komplexer Sachverhalte und Informationen als Entscheidungsgrundlage für die Leitung Erledigung der anfallenden Korrespondenz und Bereitstellung/Sicherstellung von benötigten Unterlagen oder Informationen Terminliche Nachverfolgung aller laufenden Projekte Koordination/Organisation von Terminen, Besprechungen und Leitungsrunden (inklusive Technik, Bewirtung und Catering) Protokollführung und Nachbereitung von Terminen Inhaltliche Aufbereitung von Fach- und Informationsbeiträgen (Arbeitsprozesse, Anleitungen etc.) im firmeneigenen Intranet Sicherstellung des Informationsaustauschs zu aktuellen und neuen Mitarbeitenden sowie zu unterkunftsbezogenen Themen mit der Qualitätssicherung des Landesamts für Flüchtlingsangelegenheiten und sonstige Auftraggeber Erstellung, Pflege, Aktualisierung und kontinuierliche Erweiterung einer digitalen Mappe für Qualitätssicherung Vorbereitung, Bereitstellung und Versand relevanter administrative wie inhaltliche Unterlagen für Vergabeverfahren Monitoring laufender Vergabeverfahren auf Ausschreibungs- und Vergabeportalen Bearbeitung und Koordination täglich anfallender Anfragen und administrativer Aufgaben aus den Gemeinschaftsunterkünften Überwachung eingehender Zahlungen sowie Prüfung von Schlussrechnungen des Landesamts für Flüchtlingsangelegenheiten Koordination allgemeiner Bestellvorgänge und administrativer Beschaffungen Bearbeitung von Rechercheaufträgen zu aktuellen sowie projektspezifischen Themenbereichen Erstellung, Pflege und regelmäßige Aktualisierung der Meldeketten Darum passen Sie zu uns Sie freuen sich auf eine sinnvolle und verantwortungsvolle Tätigkeit in einem integrativen Umfeld Sie verfügen über ein erfolgreich abgeschlossenes Studium oder eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung sowie einschlägige Berufserfahrung im Bereich Assistenz, Referentin/Referent oder Office Management mit inhaltlicher Zuarbeit Sie haben bereits Erfahrungen in organisatorischen und koordinierenden Tätigkeiten Sie haben eine aufgeschlossene, freundliche und empathische Persönlichkeit mit hoher Motivation und Begeisterung für zivilgesellschaftliches Engagement, interkultureller Kompetenz sowie die Bereitschaft zur kontinuierlichen Weiterentwicklung und Selbstreflexion Sie haben solide Kommunikationsfähigkeiten, gepflegte Umgangsformen sowie ein hohes Maß an Selbständigkeit, Organisationstalent und Proaktivität Ihr Arbeitsstil ist diskret, zuverlässig und loyal Sie pflegen einen routinierten Umgang mit modernen Kommunikationsmedien Sie weisen ein erweitertes polizeiliches Führungszeugnis ohne Eintrag vor Ihre Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sind verhandlungssicher Sie bringen gute EDV-Anwenderkenntnisse mit Gute Englischkenntnisse sind von Vorteil Darum passen wir zu Ihnen Wertschätzende Arbeitsatmosphäre, die geprägt ist von einem tiefen Verständnis für Menschen Familienfreundliche Unternehmenskultur Flache Hierarchien und kurze Entscheidungswege Strukturiertes Einarbeitungskonzept und Hospitationen an allen Standorten Unternehmenseigene transparente Vergütungsstruktur Jährliches Fortbildungsbudget sowie 10 Tage Freistellung für Fort- und Weiterbildungen Monatliche KI-Pauschale Kostenübernahme des Deutschland-Tickets 32 Tage Jahresurlaub Kostenfreie Möglichkeiten der externen Sozialberatung durch das Fürstenberg Institut Angebot einer betrieblichen Altersvorsorge So finden wir zusammen Wir freuen uns über Ihre Bewerbung mit Motivationsschreiben, Lebenslauf und Zeugnissen, sowie der Angabe wie Sie auf uns aufmerksam geworden sind. Uns sind alle Menschen gleichermaßen willkommen, ungeachtet ihres Geschlechtes, ihres Alters, ihrer Herkunft, ihrer sexuellen Orientierung oder körperlichen Verfassung. Schwerbehinderte Personen werden bei gleicher Eignung bevorzugt eingestellt. Bei Fragen oder Anmerkungen wenden Sie sich gerne an Frau Miriam Pospiech unter bewerbung@tamaja.de.

Responsibilities

The role provides high-level administrative and strategic support to the Head of Accommodations, managing daily operations and complex decision-making processes. Key tasks include coordinating projects, handling correspondence, managing procurement, and ensuring quality assurance for refugee accommodations.