Sales Assistant at AstraZeneca

Vienna, , Austria -

Full Time

Start Date

Immediate

Expiry Date

08 Jul, 26

Salary

46768.8

Posted On

09 Apr, 26

Experience

2 year(s) or above

Remote Job

Yes

Telecommute

Yes

Sponsor Visa

Skills

Administrative support, Project management, Customer orientation, Service focus, CRM database management, MS Office, Communication skills, Interpersonal skills, Self-motivation, Time management, Event planning, Documentation, Veeva, M-Files, WebEx

Industry

Pharmaceutical Manufacturing

Description

Objective of the position: Ziel ist es, die jeweils definierte Business Unit/Unternehmensbereich in organisatorischer und administrativer Weise zu unterstützen, dazu zählen unter anderem Projektplanung, Planung von internen Veranstaltungen sowie Kunden Events und tägliche Koordination des Business. Hauptaufgaben / Verantwortungen: Administrative Unterstützung höchsten Niveau, wie bspw.: Organisation von Meetings (u.a.: Video- und Telefonkonferenzen, WebEx) Dokumentation in Systemen wie VEEVA und M-Files, effektive Team Terminverwaltung, zeitgerechte Vorbereitung von Unterlagen, Archivieren, Scannen, Kopieren, etc. Ausgenommen sind: Individuelle Terminverwaltung sowie individuelle Reiseorganisation und Reisekostenabrechnung. Vorbereitung und Überarbeitung von PowerPoint Präsentationen Verwaltung und Aktualisierung von relevanten Inhalten im AZ Intranet und Internet in Kooperation mit den Brand Managern Ansprechpartner für diverse Anfragen durch den Außen- und Innendienst oder Kunden (Weiterleitung der fachlichen Anliegen an die jeweiligen zuständigen Personen) Organisation & Dokumentation der Musterkontingente und Ärztemuster Eventplanung: Planung und Organisation nationaler und internationaler Veranstaltungen. Teilweise Betreuung vor Ort, speziell bei nationalen oder In-House Veranstaltungen Dokumentation & Archivierung von Honorarnoten für Vorträge & andere Dienstleistungen, Verträge, Vereinbarungen etc. und Freigabe in M- Files / Veeva für Veranstaltungen, Kongresse, etc. Überwachung der Werbematerialien-Produktion, Versand von Werbematerialien, Kontrolle des Lagerstands und rechtzeitige Initiierung der Nach- und Neuproduktion von Materialien. Einholung von Offerten, Absprache mit Lieferanten und Weitergabe der Informationen an die Einkaufsabteilung. Ausbildung: Kaufmännische Ausbildung, z. B. HAK oder HBLA Berufserfahrung: Mindestens 3–5 Jahre nachweisbare Berufserfahrung in einer ähnlichen Position in einem multinationalen Matrixunternehmen und/oder in der betreffenden Branche Fachliche Fähigkeiten / Kompetenzen: Hervorragende administrative Fähigkeiten sowie gutes Projektmanagement Ausgeprägte Kundenorientierung und Servicefokus Erfahrung im Umgang mit CRM-Datenbankmanagement Soft Skills & Technische Kompetenzen: Hervorragende Englisch- und Deutschkenntnisse (in Wort und Schrift) Sehr gute MS-Office-Kenntnisse Fähigkeit, mit neuen Technologien zu arbeiten Hohe Kommunikations- und zwischenmenschliche Fähigkeiten Stark selbstmotiviert, sehr sorgfältig und belastbar Wir bieten: Grundgehalt: 46,768.80 € pro Jahr (Vollzeitbasis) Bonusmöglichkeiten abhängig vom Unternehmenserfolg Umfassende Sozialleistungen, einschließlich betrieblicher Altersvorsorge und Zusatzversicherungen Flexible Arbeitszeiten mit hybriden Arbeitsmodellen Unterstützung bei kontinuierlicher fachlicher Weiterbildung Die Möglichkeit, in einem umweltbewussten Unternehmen zu arbeiten, das bis 2025 klimaneutral sein möchte Warum AstraZeneca? Werden Sie Teil der Reise von AstraZeneca, lebensrettende Medikamente weltweit zu Patientinnen und Patienten zu bringen. Wir sind angetrieben von den Lösungen, die wir für das Gesundheitsökosystem schaffen, und erzielen entlang des gesamten Patient Journeys messbare Wirkung. Unser Team lebt von Energie und Tempo, nutzt Chancen für Innovation und Experimentierfreude und handelt stets mit patientenzentriertem Fokus. Gemeinsam leisten wir einen aktiven Beitrag dazu, die globale Sterblichkeitskurve zu senken. Bei uns finden Sie zahlreiche Möglichkeiten, Ihre Karriere gemeinsam mit erstklassigen Talenten weiterzuentwickeln. Date Posted 09-Apr-2026 Closing Date AstraZeneca embraces diversity and equality of opportunity. We are committed to building an inclusive and diverse team representing all backgrounds, with as wide a range of perspectives as possible, and harnessing industry-leading skills. We believe that the more inclusive we are, the better our work will be. We welcome and consider applications to join our team from all qualified candidates, regardless of their characteristics. We comply with all applicable laws and regulations on non-discrimination in employment (and recruitment), as well as work authorization and employment eligibility verification requirements. AstraZeneca is a global, science-led, patient-focused biopharmaceutical company. We focus on discovering, developing and commercialising prescription medicines for some of the world’s most serious diseases. But we are more than one of the world’s leading pharmaceutical companies. At AstraZeneca, we’re dedicated to being a Great Place to Work. Where you are empowered to push the boundaries of science, challenge convention and unleash your entrepreneurial spirit. To embrace differences and take bold actions to drive the change needed to meet global healthcare and sustainability challenges. There is no better place to make a difference in medicine, patients, and society. An inclusive culture where you will connect different thinking to generate new and valuable opportunities. Where you will find a commitment to lifelong learning, growth and development for all. Our Inclusion & Diversity (I&D) mission is to create an inclusive and equitable environment where people belong, using the power of our diversity to push the boundaries of science to deliver life-changing medicines to patients. Inclusion and diversity are fundamental to the success of our company, because innovation requires breakthrough ideas that only come from a diverse workforce empowered to challenge conventional thinking. We’re curious about science and the advancement of knowledge. We find creative ways to approach new challenges. We’re driven to make the right choices and be accountable for our actions. As an organisation centred around what makes us human, we put a big focus on people. Across our business, we want colleagues to wake up excited about their day at the office, in the field, or in the lab. Along with our purpose to bring life-changing medicines to people across the globe, we have a promise to you: to help you realise the full breadth of your potential. Here, you’ll do work that has the potential to change your life and improve countless others. And, together with your team, you’ll shape a culture that unites and inspires us every day. This is your life at AstraZeneca.

Responsibilities

The Sales Assistant provides high-level administrative and organizational support to a business unit, including project planning and event coordination. Responsibilities also include managing documentation in systems like VEEVA and M-Files, preparing presentations, and acting as a point of contact for internal and external inquiries.