Schulverwaltungsassistentin / Schulverwaltungsassistent (m/w/d) at Keller Group, LLC

Essen, North Rhine-Westphalia, Germany -

Full Time

Start Date

Immediate

Expiry Date

01 Feb, 26

Salary

0.0

Posted On

03 Nov, 25

Experience

2 year(s) or above

Remote Job

Yes

Telecommute

Yes

Sponsor Visa

Skills

Organizational Skills, Data Management, Communication Skills, IT Affinity, Budget Planning, Administrative Support, Team Collaboration, Flexibility, Attention to Detail

Industry

Description

Der Johannes-Kessels-Akademie e.V. ist Träger von zwei katholischen Berufskollegs im Sozial- und Gesundheitswesen. Für unsere Einrichtung in Essen-Werden mit derzeit rund 350 Schüler:innen und Studierenden in den Bildungsgängen der APO-BK Anlagen B, D, E und 30 Lehrkräften suchen wir ab sofort eine Schulverwaltungsassistentin / einen Schulverwaltungsassistenten (m/w/d). Wir suchen eine Person, die besondere Verwaltungs- und Organisationsaufgaben in unserem Schulablauf übernimmt. Die Umsetzung erfolgt in Abstimmung mit der Schulleitung und in Zusammenarbeit mit unserer Schulsekretärin und den für die Verwaltung zuständigen Lehrkräften. Aufgaben Koordination der schulischen Verwaltungsprozesse und Schnittstelle zwischen Schulleitung, Kollegium, Schulträger und externen Partnern Pflege, Auswertung und Aufbereitung schulrelevanter Daten (z. B. Schülerstatistiken, Prüfungsübersichten, Auslastungspläne) zur Entscheidungsunterstützung der Schulleitung Organisation und Begleitung von Prüfungs- und Bewerbungsverfahren, einschließlich Erstellung von Zeitplänen, Raumorganisation und Dokumentation Mitwirkung bei der Planung, Durchführung und Nachbereitung von schulischen Projekten, Tagen der offenen Tür, Fortbildungen und Konferenzen Optimierung bestehender Abläufe, Entwicklung und Umsetzung effizienter Verwaltungsstrukturen Unterstützung bei Budgetplanung, Beschaffungsprozessen, Rechnungsbearbeitung sowie Verwaltung von Fördermitteln und Drittmitteln Einführung, Betreuung und Weiterentwicklung von Schulverwaltungssoftware und digitalen Kommunikationssystemen Erstellung und Pflege von Vorlagen, Bearbeitung von Verträgen (z. B. mit Kooperationspartnern oder Praktikumsbetrieben) Unterstützung bei Personalstatistiken und Bewerbungsverfahren Qualifikation Bachelorabschluss im Bereich Wirtschaft / Verwaltung oder abgeschlossene kaufmännische Ausbildung mit Berufserfahrung Sicherer Umgang mit MS-Office-Anwendungen und idealerweise Erfahrung in Schulverwaltungsprogrammen IT-Affinität und Erfahrung im Umgang mit Büro-Hardware Organisationsgeschick, Sorgfalt und eine strukturierte Arbeitsweise Einfühlungsvermögen, Kooperationsfähigkeit, Flexibilität und Belastbarkeit Kommunikationsfähigkeit und Aufgeschlossenheit gegenüber allen am Schulleben Beteiligten Bereitschaft, sich mit Elan und Eigeninitiative in ein vielfältiges Arbeitsfeld einzubringen Identifikation mit den Werten der katholischen Kirche Benefits Eine vielseitige und verantwortungsvolle Tätigkeit in einem engagierten Schulteam Einen modernen Arbeitsplatz mit Raum für selbstständiges Arbeiten Flexible Arbeitszeiten im Rahmen der Schulorganisation Harmonische, soziale Schulgemeinde Attraktive Zusatzangebote wie Dienstradleasing, DeutschlandTicket Job Es handelt sich um eine zunächst auf zwei Jahre befristete Anstellung. Die Stelle wird ab sofort mit einem Umfang von 50% von 39,83 Wochenstunden ausgeschrieben und je nach Qualifizierung und Erfahrung mit einem Gehalt nach TV-L EG 8 vergütet. Ihre aussagefähige Bewerbung (Motivationsschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse) adressieren Sie bitte bis zum 30.11.2025 an den Schulleiter Markus Kämmerling.

Responsibilities

The role involves coordinating school administrative processes and serving as a liaison between the school management, faculty, and external partners. Additionally, the assistant will support the planning and execution of various school projects and optimize existing workflows.