Secrétaire à l'unité de médecine et psychologie du trafic - 100% at Hôpitaux Universitaires de Genève

Geneva, Geneva, Switzerland -

Full Time

Start Date

Immediate

Expiry Date

26 Jan, 26

Salary

0.0

Posted On

29 Oct, 25

Experience

2 year(s) or above

Remote Job

Yes

Telecommute

Yes

Sponsor Visa

Skills

Administrative Skills, Communication Skills, Organizational Skills, Proactivity, Confidentiality, Customer Service, Teamwork, Flexibility, French Proficiency, English Proficiency, Computer Skills, Document Management, Scheduling, Report Writing, Attention to Detail, Legal Terminology

Industry

Hospitals and Health Care

Description

Description de l'entreprise Avec plus de 13'000 collaborateurs et collaboratrices représentant 180 métiers, les Hôpitaux Universitaires de Genève sont un établissement de référence au niveau national et international. Pour en savoir plus sur notre institution, prenez quelques minutes pour consulter notre rétrospective 2024 en cliquant ici. Le Département de médecine communautaire et de premier recours (DMCPR) a pour mission sociétale de permettre un accès aux soins de qualité pour tous par une médecine de proximité, d’assurer la prise en charge des urgences médicales et chirurgicales légères, de promouvoir la prévention auprès des citoyennes et citoyens, d’apporter les connaissances médicales aux investigations judiciaires et de promouvoir la santé des voyageurs et voyageuses. De par la polyvalence de ses compétences, le Centre universitaire romand de médecine légale (CURML) a pour mission de répondre à toutes les demandes d’expertises ou d’assistance-conseil dans le domaine médico-légal, du droit médical et de l’analyse du dopage. Situé au niveau de l’arc lémanique, son domaine de compétences s’exerce tant au niveau régional, national qu’international. Description du poste Au sein de l’Unité de médecine et psychologie du trafic (UMPT), rattachée au CURML, vous accueillez, renseignez, orientez les usagers et usagères et gérez les appels téléphoniques entrants. Vous organisez les consultations en gérant l’agenda électronique des médecins et en préparant les dossiers patients. Après les consultations, vous assurez de manière autonome et rapide la mise en page et l'envoi de rapports d'expertise. Au besoin, vous programmez les examens médicaux complémentaires. Tout en répondant aux diverses sollicitations, vous menez à bien et de manière autonome les activités administratives en lien avec votre fonction comme le suivi des dossiers des patientes et patients, la gestion du courrier et de la messagerie électronique, la gestion des plannings de l'équipe de l'unité (médecins et psychologues) ou encore la facturation et le contrôle des paiements. Vous faites preuve de proactivité pour effectuer les tâches logistiques découlant de la vie d’un secrétariat comme par exemple les commandes, l’archivage, les statistiques et la gestion des workflows. Au sein de l’équipe, vous développez un lien de proximité avec votre collègue secrétaire et vous assurez une continuité de service lors des absences. Qualifications Vous êtes titulaire d’un CFC d’employé ou employée de commerce ou d’un titre jugé équivalent et vous disposez de 2 à 3 ans d’expérience dans la gestion d’un secrétariat. Vous maîtrisez la terminologie scientifique et juridique. Une expérience préalable dans une entité publique ou dans un environnement académique ou médico-légal est souhaitée. Vous avez une excellente maîtrise du français, tant à l’oral qu’à l’écrit et vous possédez de solides compétences rédactionnelles. La connaissance de l’anglais constitue un atout. À l’aise avec les outils informatiques, vous justifiez d’un niveau ECDL Advanced pour Word ou êtes disposé ou disposée à suivre la formation correspondante. Flexible et autonome, vous faites preuve d’un excellent sens de l’organisation et savez gérer les priorités avec efficacité. Vous êtes une personne ouverte au changement et appréciez le travail en équipe. Le poste implique une activité importante d’accueil, tant physique que téléphonique. Il nécessite donc un sens aigu du contact, de l’écoute et du service ainsi qu’une grande capacité à interagir avec des publics variés. Enfin, vous savez faire preuve de discrétion et respectez strictement les règles de confidentialité liées au domaine d’activité. Informations complémentaires Entrée en fonction : dès que possible Nombre de postes : 1 Taux d’activité : 100% Classe de fonction : 10-11 (selon les prérequis de formation) Contrat : CDI Délai de candidature : 11.11.2025 Demande de renseignements : Mme S. Fague, cheffe de secrétariat du CURML Genève, [email protected] Votre dossier de candidature doit comporter une lettre démontrant votre motivation, votre curriculum vitae, les copies des diplômes et attestations requis pour le poste et les 2 derniers certificats de travail. Cette annonce s'adresse indistinctement aux femmes et aux hommes. Souhaitant s’engager dans la lutte contre le chômage, les HUG encouragent les candidatures qui proviennent de l’Office cantonal de l’emploi. Seules les candidatures soumises via la plateforme de recrutement sont prises en compte. Les candidatures papier et mail ne seront pas traitées.

Responsibilities

You will welcome, inform, and guide users while managing incoming phone calls. Additionally, you will organize consultations, prepare patient files, and handle various administrative tasks related to the secretariat.