Secrétaire coordinateur ou coordinatrice polyvalente - 80% at Hôpitaux Universitaires de Genève

Chêne-Bourg, Geneva, Switzerland -

Full Time

Start Date

Immediate

Expiry Date

25 Feb, 26

Salary

0.0

Posted On

27 Nov, 25

Experience

2 year(s) or above

Remote Job

Yes

Telecommute

Yes

Sponsor Visa

Skills

Medical Secretarial Skills, Administrative Skills, Organizational Skills, Stress Management, Teamwork, Communication Skills, Flexibility, Reliability, Autonomy, Empathy, Computer Skills, French Language Proficiency, English Language Knowledge, Time Management, Attention to Detail

Industry

Hospitals and Health Care

Description

Description de l'entreprise Avec plus de 13'000 collaborateurs et collaboratrices représentant 160 métiers, les Hôpitaux Universitaires de Genève sont un établissement de référence au niveau national et international. Pour en savoir plus sur notre institution, prenez quelques minutes pour consulter notre rétrospective 2024 en cliquant ici. Comptant près de 1’100 collaboratrices et collaborateurs, le Département de psychiatrie répond à une triple mission portant sur le traitement des troubles psychiques, la formation et la recherche. Le département offre des soins psychiatriques hospitaliers, ambulatoires et mobiles de haute qualité aux patients et patientes adultes résidant dans le canton de Genève dans le cadre d’une mission de santé publique. Les soins proposés intègrent le diagnostic et traitement biologique, psychothérapeutique et social. Le service des spécialités psychiatriques assure le diagnostic et prend en charge des patients adultes pour des problématiques suivantes : difficultés au sein du couple et de la famille, troubles du spectre autistique et du développement mental, sexologie, troubles de l'humeur et des troubles de la régulation émotionnelle. Description du poste Vous gérez le secrétariat médical et administratif d’une unité ambulatoire située sur le site de Belle-Idée avec des possibilités de déplacement dans les différents secteurs du département de psychiatrie sur le canton de Genève. Vous rédigez la correspondance courante et accomplirez d'autres tâches de secrétariat spécifique aux Services et êtes amené ou amenée à prendre des procès-verbaux des réunions de fonctionnement du Service. Vous gérez les différents rapports aux assurances en coordination avec le médecin en charge (tenue des délais), ainsi que le stock de matériel et des formulaires administratifs dans le respect des règles institutionnelles en vigueur. Vous assurez la réception téléphonique ainsi que l'accueil des patients en contrôlant leurs données administratives, tout en vous assurant des exigences institutionnelles et médico-légales en vigueur. Vous vous occupez de l'ouverture, de la constitution, de la mise à jour, du classement et de l'archivage du dossier médical patient selon les normes institutionnelles. Vous effectuez également le contrôle de la facturation des thérapeutes. Qualifications Vous êtes titulaire d'un CFC d'employé ou employée de commerce ou d'une formation jugée équivalente dans le domaine du secrétariat médical. Vous disposez d'une expérience réussie dans la gestion d'un secrétariat médical. Vous avez une bonne maîtrise d'outils informatiques (niveau ECDL base sur Word, Excel) ainsi que des logiciels institutionnels en vigueur aux HUG, tels que DPI, DPA, OPALE, et GRECO. Vous maîtrisez parfaitement la langue française ; des connaissances de l'anglais constituent un atout. Personne ponctuelle et flexible, fiable et autonome, vous avez le sens de l'organisation et des priorités et vous faites preuve d'une très bonne résistance au stress. Empathique, vous aimez les contacts humains. Travaillant avec rigueur, flexibilité et rapidité, vous êtes à l'aise à gérer une charge de travail importante tout en gardant les sollicitations diverses et autres demandes sous contrôle. Vous avez une facilité à travailler avec des équipes multidisciplinaires et faites preuve d'un bon esprit d'équipe. Vous avez la motivation à acquérir de nouvelles connaissances et à vous investir dans la fonction. Informations complémentaires Lieu de travail : Service des spécialités psychiatriques, UPDM Entrée en fonction : selon accord Nombre de poste : 1 Taux d'activité : 80% Classe de fonction : 10 Contrat : CDD – Possibilité de transformation en CDI Délai de candidature : 18.12.2025 Demande de renseignements : Mme C. De Marco, Adjointe du chef administratif Le cahier des charges est disponible auprès de [email protected] Votre dossier de candidature doit comporter une lettre démontrant votre motivation, votre curriculum vitae, les copies des diplômes et attestations requis pour le poste et les 2 derniers certificats de travail. Cette annonce s'adresse indistinctement aux femmes et aux hommes. Seules les candidatures soumises via la plateforme de recrutement sont prises en compte. Les candidatures papier et mail ne seront pas traitées.

Responsibilities

You will manage the medical and administrative secretariat of an outpatient unit, including drafting correspondence and taking minutes of meetings. You will also handle insurance reports, patient data management, and billing control.