Secrétaire de direction - CDI (H/F) at Groupe Hospitalier Paris Saint Joseph

Paris, Ile-de-France, France -

Full Time

Start Date

Immediate

Expiry Date

14 Jan, 26

Salary

0.0

Posted On

16 Oct, 25

Experience

0 year(s) or above

Remote Job

Yes

Telecommute

Yes

Sponsor Visa

Skills

Office 365, Google Workspace, Document Management, Administrative Writing, Planning, Organization, Confidentiality, Reactivity, Autonomy, Customer Service, AI Tools, Automation, Meeting Management, Communication, Time Management

Industry

Hospitals and Health Care

Description

Description de l'entreprise Les Hôpitaux Paris Saint-Joseph (Paris 14e) et Marie-Lannelongue (Le Plessis-Robinson - 92) forment un groupement hospitalier privé à but non lucratif, rattaché à la Fondation Hôpital Saint-Joseph, reconnue d’utilité publique depuis 1977. Notre mission de santé publique s’appuie sur : Une excellence médicale reconnue, avec des établissements régulièrement classés parmi les meilleurs en France (Le Point) et dans le monde (Newsweek) ; Un fort engagement dans l’innovation et la recherche médicale, en partenariat avec les universités Paris Cité et Paris-Saclay ; Une certification HAS avec la meilleure mention « Haute Qualité des Soins » (98 % de conformité). Accessibles à tous sans dépassement d’honoraires, nos hôpitaux offrent une prise en charge complète en médecine, chirurgie, obstétrique et urgences, s’appuyant sur un plateau technique de pointe (blocs opératoires, imagerie de dernière génération, robotique, laboratoires spécialisés...). Rejoindre nos équipes, c’est contribuer à un projet de santé ambitieux, au service de tous, dans un environnement porteur de sens, d’expertise et d’innovation. Description du poste Dans le cadre du renforcement de la modernisation des processus de secrétariat, le poste de Secrétaire de direction vise à assurer la gestion quotidienne du secrétariat, du courrier et de la planification des réunions, tout en intégrant les nouveaux outils numériques et d’intelligence artificielle pour automatiser les tâches répétitives et optimiser la qualité des livrables. Vos missions Gestion du secrétariat et du courrier Assurer la réception, le tri et la diffusion du courrier entrant et sortant. Rédiger, mettre en forme et archiver les courriers et documents administratifs. Suivi documentaire. Gérer les appels, les courriels et les demandes internes/externe avec professionnalisme. Appui à la direction dans l’organisation quotidienne Gérer les plannings, les agendas et la planification des réunions. Préparer les dossiers nécessaires aux réunions et déplacements. Mettre à jour les tableaux de bord et supports administratifs. Automatisation et usage avancé des outils numériques Utiliser les outils bureautiques et collaboratifs (Office 365, Google Workspace, etc.). Exploiter les fonctionnalités d’IA et d’assistants numériques (ex : Copilot, ChatGPT, etc.) pour : Générer des trames de réponse automatiques. Concevoir des modèles de présentation et de documents. Mettre à jour et automatiser les tableaux de suivi (Excel/Sheets). Gérer des modèles de comptes rendus et leur diffusion automatisée. Suivi et traitement post-réunion Élaborer et finaliser les comptes rendus de réunion à partir de trames générées automatiquement. Superviser l’envoi automatisé des comptes rendus et documents de suivi aux participants. Garantir la cohérence et la qualité des informations diffusées. Qualifications Techniques : Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, etc.) Bonne connaissance des outils collaboratifs et de gestion documentaire Capacité à utiliser et paramétrer des outils d’automatisation / IA (Copilote, outils de transcription, etc.) Connaissances solides en rédaction administrative et présentation de documents Organisationnelles et relationnelles : Rigueur, confidentialité et sens de l’organisation Réactivité et autonomie Capacité à prioriser et à anticiper Bon relationnel et sens du service Informations complémentaires Nous proposons une rémunération attractive et valorisante, comprenant un salaire fixe évolutif en fonction de vos compétences, des majorations à 150 % pour les journées et nuits supplémentaires, ainsi que des primes sur objectifs selon votre statut. Vous bénéficiez également d’une mutuelle avantageuse, du remboursement de 75% de vos frais de transport et d’un parking réservé aux salariés. Nous veillons à garantir un équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle, avec un nombre de congés allant de 7 et 9 semaines selon votre statut, une annualisation du temps de travail pour plus de flexibilité, un restaurant d’entreprise, des paniers repas, ainsi que l’accès à une crèche et à un logement sous conditions. Nous offrons de réelles perspectives d’évolution, grâce à un parcours d’intégration personnalisé, des formations continues via notre campus formation santé, et un accompagnement individualisé par tutorat pour favoriser la montée en compétences. Notre établissement s’engage activement dans une démarche environnementale responsable, en intégrant des pratiques écoresponsables dans les soins et les services, et en soutenant des actions RSE portées par notre Fondation. Enfin, vous profitez des avantages d’un CSE dynamique, avec des chèques vacances, des cadeaux et des séjours à prix réduit tout au long de l’année.

Responsibilities

The Secretary of Direction will manage daily secretarial tasks, including mail handling and meeting planning, while integrating new digital tools and AI for task automation. The role also involves preparing necessary documents for meetings and ensuring the quality of information shared.