Secrétaire de direction H/F at MEDICOOP France

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Full Time

Start Date

Immediate

Expiry Date

08 Mar, 26

Salary

0.0

Posted On

08 Dec, 25

Experience

0 year(s) or above

Remote Job

Yes

Telecommute

Yes

Sponsor Visa

Skills

Administrative Management, Document Verification, Communication, Excel, Word, Confidentiality, Organization, Logistics, Data Entry, Team Collaboration, Client Interaction, Record Keeping, Time Management, Report Writing, Attention To Detail, Procedure Compliance

Industry

Human Resources Services

Description

👩‍⚕️MEDICOOP FRANCE, L'humain au cœur de l'intérim !👩‍⚕️ MEDICOOP FRANCE recrute un (e)secrétaire de direction en intérim pour un de ses coopérateurs situé(e) à Paris 18éme. INFORMATIONS/AVANTAGES : Durée : Remplacement jusqu'au retour de la secrétaire de direction qui est en arrêt maladie. Rémunération : convention 66 + primes selon convention + ancienneté Horaires : 09h-17h Avantages : Indemnités 10% de fin de mission et 10% de congés payés + Accès aux prestations du FASTT pour différentes aides (mutuelle, logement, garde enfant, déplacement🚗) + Possibilité d'acompte + CSE + Mutuelle. Diplôme de secrétaire de direction OBLIGATOIRE VOS MISSIONS : 1. Missions principales 1.1. Gestion administrative des admissions - Constituer les dossiers d’admission en lien avec les protections juridiques (tuteurs, curateurs) ou les familles. - Vérifier la complétude des documents administratifs et médicaux requis. - Assurer la transmission ou la récupération des pièces manquantes auprès des interlocuteurs concernés. 1.2. Suivi de la commission d’admission - Préparer et introduire les dossiers auprès de la commission d’admission. - Participer à la synthèse des décisions de la commission. - Rédiger et diffuser la synthèse des décisions aux acteurs internes concernés. 1.3. Suivi des VPA (Visites Pré-Admission) - Annoncer les dates de VPA aux familles, protections juridiques ou référents sociaux pour les dossiers acceptés. - Assurer la logistique administrative autour des VPA (convocations, planification interne…). - Rédiger le compte rendu des VPA et le classer dans les dossiers correspondants. 1.4. Gestion du site d’admission via Trajectoire - Mettre à jour les informations dans le portail Trajectoire. - Assurer le suivi des demandes et statuts des dossiers. - Archiver et classer les documents relatifs aux admissions. 2. Soutien administratif au Directeur - Assurer un appui dans la gestion de tâches administratives quotidiennes (courriers, saisies, classements…). - Réaliser ponctuellement des rédactions simples (notes internes, convocations, etc.). - Assurer une interface avec certains partenaires ou familles lorsque nécessaire (appels, mails, prise de messages). 3. Suivi comptable et tableaux de bord - Contribuer à la tenue et à la mise à jour des tableaux Excel liés à la caisse (enregistrement des mouvements, pointages…). - Saisir mensuellement les tableaux d’activités (présences des résidents) destinés au service comptabilité. - Classer et archiver les pièces justificatives. 4. Compétences attendues - Maîtrise des outils bureautiques : Excel, Word, messagerie, logiciels internes (dont Trajectoire). - Capacité d’organisation, rigueur, confidentialité. - Aptitude à communiquer avec des familles, protections juridiques et partenaires externes. - Respect des procédures internes et des délais. 5. Relationnel et déontologie - Sens de la discrétion professionnelle (secret administratif et champ médico-social). - Travail en collaboration avec le directeur et les équipes internes. - Posture bienveillante et professionnelle dans les échanges avec les familles et partenaires. Vous êtes intéressé(e) et diplômé(e), n'hésitez plus, envoyez votre CV😉. Découvrez toutes nos offres sur notre site : https://medicoop-france.fr/

Responsibilities

The main responsibilities include managing administrative tasks related to admissions and providing support to the director. This involves document management, communication with families, and maintaining records.