Secrétaire de la cheffe du département de médecine - 80% at Hôpitaux Universitaires de Genève

Geneva, Geneva, Switzerland -

Full Time

Start Date

Immediate

Expiry Date

08 Mar, 26

Salary

0.0

Posted On

08 Dec, 25

Experience

5 year(s) or above

Remote Job

Yes

Telecommute

Yes

Sponsor Visa

Skills

Administrative Skills, Communication Skills, Organizational Skills, Confidentiality, Proactivity, Rigor, Diplomacy, Data Entry, Document Preparation, Meeting Coordination, Language Proficiency, Technical Proficiency, Interpersonal Skills, Time Management, Initiative, Attention to Detail

Industry

Hospitals and Health Care

Description

Description de l'entreprise Avec plus de 13'000 collaborateurs et collaboratrices représentant 180 métiers, les Hôpitaux Universitaires de Genève sont un établissement de référence au niveau national et international. Pour en savoir plus sur notre institution, prenez quelques minutes pour découvrir les moments forts et chiffres clefs de l’année 2024 en cliquant ici. Le Département de médecine (D-MED) est composé de 14 entités médico-soignantes (12 services médicaux, 1 Unité d’investigation et de traitements brefs (UITB) et le Centre de transfusion sanguine (CTS)) avec notamment la particularité de compter dans son organisation des plateaux techniques (dont la cardiologie interventionnelle et l’endoscopie digestive et pulmonaire), plusieurs plateaux de traitements et de soins (traitements biologiques, photophérèse et soins de médecine), 1 centre de dialyses hospitalières et ambulatoires. 3 programmes de réadaptation et réhabilitation. De plus, l’activité médico-soignante est fortement dédiée aux patients et patientes stationnaires (9 unités de soins, 160 lits) avec des consultants et consultantes internes au bénéfice de la patientèle prise en charge par les autres départements médicaux. Description du poste Vous assistez de façon autonome la direction du département de médecine en assurant les tâches administratives et le secrétariat pour le compte de la cheffe du département dans tous les domaines relevant de ses activités et responsabilités avec prises de décision selon délégation de pouvoirs, après examen complet de dossiers ou de situations particulières. Vous assistez également de façon autonome le directeur du département académique de médecine interne. Vous gérez et organisez l’agenda. Vous réceptionnez les appels téléphoniques et assurez l’interface avec la cheffe de département et les interlocutrices et interlocuteurs internes et externes aux HUG. Tout en répondant aux diverses sollicitations, vous effectuez la rédaction et la mise en page de divers documents, organisez des réunions, assurez la logistique au besoin, contribuez à la planification et à la saisie de données dans l’outil VRH, etc. Vous gérez la partie administrative des fonds facultaires et maintenez à jour le site intranet du département. Vous êtes amenée ou amené à assumer tout mandat délégué par votre hiérarchie ou en cas d’absence de la secrétaire du département. Qualifications Vous êtes au bénéfice d'un CFC d'employée ou d’employé de commerce ou d'un titre jugé équivalent et d’une formation administrative supérieure de type brevet fédéral d’assistante ou d’assistant de direction. Vous avez une expérience d’au moins 5 ans dans un poste similaire dans le milieu médical et/ou de la santé publique. Vous disposez d’une parfaite maîtrise des outils informatiques (niveau ECDL, Advanced pour Word, Excel et Powerpoint et Standard sur Web) et des logiciels en vigueur aux HUG. Vous avez une excellente maîtrise de la langue française à l’oral comme à l’écrit et une capacité avérée de rédaction. Vous maîtrisez la langue anglaise et allemande (niveau B2). Vous avez de très bonnes qualités relationnelles et avez de l’entregent, êtes intègre, fiable et diplomate. Vous êtes dynamique, avez de la rigueur et de la méthode, avec un sens aigu de l’organisation, de la gestion des priorités, de la prise d’initiative et de la planification. Vous êtes disposée ou disposé à travailler de manière proactive, autonome et rationnelle. Vous avez un sens élevé de la discrétion et de la confidentialité Informations complémentaires Entrée en fonction : dès que possible Nombre de poste : 1 Taux d’activité : 80% Classe de fonction : 13 avec une indemnité de responsabilité (12 si non détentrice ou détenteur des certificats ECDL à savoir advanced pour word, excel, powerpoint et standard sur web) Contrat : CDI Délai de candidature : 24.12.2025 Demande de renseignement : Prof. S. De Seigneux, cheffe du département de médecine, [email protected] Votre dossier de candidature doit comporter une lettre démontrant votre motivation, votre curriculum vitae, les copies des diplômes et attestations requis pour le poste et les 2 derniers certificats de travail. Cette annonce s'adresse indistinctement aux femmes et aux hommes. Souhaitant s’engager dans la lutte contre le chômage, les HUG encouragent les candidatures qui proviennent de l’Office cantonal de l’emploi. Seules les candidatures soumises via la plateforme de recrutement sont prises en compte. Les candidatures papier et mail ne seront pas traitées.

Responsibilities

You will autonomously assist the department head with administrative tasks and secretarial duties, including managing the agenda and handling communications. Additionally, you will support the director of the academic department of internal medicine and manage various administrative functions.