Secrétaire de la médecin adjointe, responsable de l’Unité VIH - 80% at Hôpitaux Universitaires de Genève

Geneva, Geneva, Switzerland -

Full Time

Start Date

Immediate

Expiry Date

17 Jun, 26

Salary

0.0

Posted On

19 Mar, 26

Experience

0 year(s) or above

Remote Job

Yes

Telecommute

Yes

Sponsor Visa

Skills

Secretarial Support, Administrative Management, Coordination, Billing Management, Personnel Records Management, Scientific Document Preparation, Website Management, Conference Organization, Medical Transcription, Appointment Scheduling, Organization, Autonomy, Rigor, Precision, Confidentiality, Stress Management

Industry

Hospitals and Health Care

Description

Description de l'entreprise Avec plus de 13'000 collaborateurs et collaboratrices représentant 160 métiers, les Hôpitaux Universitaires de Genève sont un établissement de référence au niveau national et international. Pour en savoir plus sur notre institution, prenez quelques minutes pour découvrir les moments forts de l’année 2025 en cliquant ici. Rattaché au Département de médecine, le Service des maladies infectieuses a pour objectif de concilier une activité clinique répondant aux besoins d’un hôpital universitaire et une activité académique de recherche et d’enseignement avec la Faculté de médecine. Il assure le diagnostic et le traitement de tous les patients et patientes souffrant d’une maladie infectieuse, dont les malades VIH/Sida pour lesquels toutes les mesures applicables pour ralentir voire stopper la progression de leur pathologie sont mises en place en coordination avec une prise en charge interdisciplinaire. Description du poste Vous assurez le secrétariat de la médecin responsable ainsi que la gestion administrative des cadres et du personnel de l’unité ainsi que celles des collaboratrices et collaborateurs associés à la consultation ambulatoire et ce avec rigueur et autonomie. Vous vous chargez de la coordination, de la gestion et du suivi des factures relatives aux différents fonds gérés par la consultation en respectant les normes, les procédures et les délais. Vous vous occupez de la gestion des dossiers administratifs du personnel avec discrétion et respect du secret professionnel. Vous établissez des dossiers, projets et manuscrits scientifiques. Vous gérez et mettez à jour le site internet de l’unité VIH/SIDA. Vous assurez la gestion organisationnelle et administrative de divers colloques et conférences. Vous frappez des rapports médicaux et prenez des rendez-vous. Vous participez aux différentes activités et remplacements du service. Qualifications Vous êtes titulaire d'un CFC d'employé ou employée de commerce et/ou d’un diplôme de secrétaire médical ou médicale, ou toute formation jugée équivalente. Vous disposez d'une expérience réussie d'1-2 ans dans un poste similaire. Vous avez une parfaite maîtrise du français à l'oral comme à l'écrit et une excellente capacité rédactionnelle. Vous avez une grande aisance dans l’utilisation des outils informatiques (niveau ECDL standard/advanced sur Word, Excel, Powerpoint Outlook et/ou Web) ainsi que des logiciels en vigueur aux HUG. Tout en ayant un bon sens de l'organisation et des priorités, vous êtes une personne autonome, rigoureuse et précise dans les tâches qui vous sont confiées. Vous disposez également des outils vous permettant de faire face aux imprévus et gérer ainsi aisément les situations de stress. Enfin, vous faites preuve d’un sens aigu de la confidentialité. Informations complémentaires Entrée en fonction : à convenir Nombre de poste : 1 Taux d’activité : 80% Classe de fonction : 12 (11 si pas les prés-requis ECDL) Contrat : CDI Délai de candidature : 02.04.2026 Demande de renseignements : Prof. A. Calmy, responsable de l'unité, tél. 022 372 98 11 Votre dossier de candidature doit comporter une lettre démontrant votre motivation, votre curriculum vitae, les copies des diplômes et attestations requis pour le poste et les 2 derniers certificats de travail. Cette annonce s'adresse indistinctement aux femmes et aux hommes. Souhaitant s’engager dans la lutte contre le chômage, les HUG encouragent les candidatures qui proviennent de l’Office cantonal de l’emploi. Seules les candidatures soumises via la plateforme de recrutement sont prises en compte. Les candidatures papier et mail ne seront pas traitées. Type de contrat HUG: CDI Département: Département de médecine

Responsibilities

The role involves providing secretarial support to the responsible physician and managing the administrative tasks for the unit's staff, including coordination and follow-up of invoices for various funds managed by the outpatient clinic. Responsibilities also include preparing scientific documents, managing the HIV/AIDS unit website, and organizing administrative aspects of conferences.