Secrétaire de service - 100% at Hôpitaux Universitaires de Genève

Geneva, Geneva, Switzerland -

Full Time

Start Date

Immediate

Expiry Date

09 Sep, 26

Salary

0.0

Posted On

11 Jun, 26

Experience

2 year(s) or above

Remote Job

Yes

Telecommute

Yes

Sponsor Visa

Skills

Administrative Management, Procurement, French Writing, French Speaking, Microsoft Word, Microsoft Excel, Stress Management, Proactivity, Autonomy, Communication

Industry

Hospitals and Health Care

Description

Description de l'entreprise Avec plus de 13'000 collaborateurs et collaboratrices représentant 160 métiers, les Hôpitaux Universitaires de Genève sont un établissement de référence au niveau national et international. Pour en savoir plus sur notre institution, prenez quelques minutes pour découvrir les moments forts de l’année 2025 en cliquant ici. La Direction des finances des HUG est responsable de la gestion financière, budgétaire et comptable de l'hôpital, de la gestion administrative de la patientèle, de la fixation des tarifs, de la planification des investissements, du développement et de la maintenance du système d'intelligence économique. Elle gère un budget de près de 2 milliards de francs, traite et contrôle plus d'un million de factures fournisseurs et plus d'un million de factures des patients et patientes. Elle propose et édite des indicateurs et tableaux de bord de suivi de l'activité et des objectifs institutionnels. Elle est enfin responsable de la production de toutes les statistiques officielles transmises aux autorités sanitaires. Description du poste En qualité de secrétaire, vous êtes rattaché ou rattachée à la cheffe de secrétariat, dans le cadre des secrétariats de la Direction des finances. Cette dernière regroupe les pôles comptabilités, investissements, pilotage médico-économique et recettes. Dans le cadre de votre fonction, vous assurez le rôle de référente ou référent administratif pour un ou plusieurs services d’un des pôles suscités. Vous êtes l’interlocuteur ou l'interlocutrice privilégiée pour le ou la cheffe de service et les collaborateurs et collaboratrices d’un ou plusieurs services et assurez la responsabilité des commandes (bureautiques, techniques, informatiques, logistiques et de prestations). Vous êtes également responsable d’un ou plusieurs processus spécifiques au service. L’activité est autonome et s’exerce sur plusieurs domaines hétérogènes. Il vous est ainsi demandé d’être polyvalent ou polyvalente et transversale ou transversal dans vos activités, au sein des différents services et sites de la Direction des finances. Selon les besoins et demandes ponctuelles des hiérarchies, vous assurez la suppléance de collègues et pouvez être amené ou amenée à vous déplacer ponctuellement sur Belle-Idée. Vous avez de la facilité dans la communication et l’entregent, ainsi qu’une bonne gestion du stress. Vous êtes une personne rigoureuse, discrète et autonome, avec une capacité d’adaptation et une prise d’initiative mettant en avant proactivité et sens des responsabilité. Qualifications Vous êtes au bénéfice d'un CFC d'employé ou employée de commerce ou d'un titre jugé équivalent. Vous avez une expérience de 3 à 5 ans dans un secrétariat similaire. Vous possédez une excellente capacité rédactionnelle et expression orale en français. Une seconde langue est un atout. Vous avez une parfaite maitrise des outils informatiques et bureautiques (niveau ECDL advanced exigé sur Word et standard pour Excel - Applications institutionnelles telles que VisionRH / DPA / Opale / e-Process / Cegid / des atouts). Informations complémentaires Entrée en fonction : A convenir Nombre de poste : 1 Taux d'activité : 100% Classe de fonction : 11 Contrat : CDD de 12 mois Délai de candidature : 19.06.2026 Demande de renseignements : Mme T. Braz, cheffe de secrétariat, tél. 079 553 46 65 Votre dossier de candidature doit comporter une lettre démontrant votre motivation, votre curriculum vitae, les copies des diplômes et attestations requis pour le poste et les 2 derniers certificats de travail. Cette annonce s'adresse indistinctement aux femmes et aux hommes. Souhaitant s’engager dans la lutte contre le chômage, les HUG encouragent les candidatures qui proviennent de l’Office cantonal de l’emploi. Seules les candidatures soumises via la plateforme de recrutement sont prises en compte. Les candidatures papier et mail ne seront pas traitées. Type de contrat HUG: CDD Département: Direction des finances

Responsibilities

Act as the administrative referent for one or more services within the Finance Department, managing orders and specific service processes. Provide administrative support to department heads and staff across various heterogeneous domains and sites.