Secrétaire médicale ou médical au Service de gastroentérologie, d’hépatolog at Hôpitaux Universitaires de Genève

Geneva, Geneva, Switzerland -

Full Time

Start Date

Immediate

Expiry Date

11 Mar, 26

Salary

0.0

Posted On

11 Dec, 25

Experience

0 year(s) or above

Remote Job

Yes

Telecommute

Yes

Sponsor Visa

Skills

Communication Skills, Organizational Skills, Administrative Skills, Proactivity, Confidentiality, Team Collaboration, Time Management, Computer Skills, Medical Terminology, Planning Skills, Stress Management, Attention to Detail, Customer Service, Logistical Skills, Record Keeping, Multitasking

Industry

Hospitals and Health Care

Description

Description de l'entreprise Avec plus de 13'000 collaborateurs et collaboratrices représentant 160 métiers, les Hôpitaux Universitaires de Genève sont un établissement de référence au niveau national et international. Pour en savoir plus sur notre institution, prenez quelques minutes pour découvrir les moments forts de l’année 2024 en cliquant ici. Le Service de gastroentérologie, d’hépatologie et de nutrition prend en charge, sur les plans diagnostiques et thérapeutiques non chirurgicaux, les patientes ou patients souffrant des maladies du tube digestif, du foie, des voies biliaires et du pancréas, en tenant compte des prestations dispensées par les autres services des HUG. Il assure les prestations interventionnelles endoscopiques, percutanées et trans-hépatiques des organes précités. Il participe activement au Centre des affections hépato-biliaires et pancréatiques : centre de référence en Suisse. Plus de 1000 cas par année y sont discutés. Il prend en charge des patientes ou patients souffrant de maladie du foie, des voies biliaires et du pancréas. Ces dossiers le plus souvent complexes nécessitent l'avis de plusieurs spécialistes. L'objectif du Centre de transfusion sanguine (CTS) est de prélever et produire des produits sanguins labiles dans le cadre des bases légales et normatives pour approvisionner les patients du canton de Genève. Description du poste Au sein du service de gastroentérologie, d’hépatologie et de nutrition (55%) Grâce à votre aisance relationnelle, vous accueillez, renseignez et orientez la patientèle se présentant dans le service et vous gérez les appels téléphoniques que vous recevez. Vous organisez les consultations en gérant l’agenda électronique des médecins et en préparant les dossiers patients. Au besoin, vous programmez les examens médicaux complémentaires. Tout en répondant aux diverses sollicitations, vous menez à bien et de manière autonome les activités administratives en lien avec votre fonction comme par exemple le suivi des dossiers patients, la gestion du courrier et de la messagerie électronique, la gestion des plannings de vacances ou encore l’organisation des congrès du corps médical. Vous faites preuve de proactivité pour effectuer les tâches logistiques découlant de la vie d’un secrétariat comme par exemple les commandes, les notes d’honoraires, l’archivage. Vous développez un lien de proximité avec vos collègues secrétaires et assurez une continuité de service lors des absences. Et plus généralement, votre sens du service fait de vous une personne agile prête à mettre votre polyvalence au service de l’institution pour exercer dans différents services en fonction des besoins. Au sein du Centre de transfusion sanguine (40%) Vous assurez le soutien administratif et l’assistance au responsable de l’équipe des soins, en l’accompagnant dans les tâches liées à ses fonctions. Vous assurez la gestion, la mise à jour et le suivi des différents plannings des équipes soignantes. Vous avez la charge de l’organisation logistique et administrative des différents colloques, ainsi que la rédaction et de la retranscription des procès-verbaux. Grâce à votre aisance relationnelle, vous collaborez avec les équipes pluridisciplinaires, les collaborateurs et collaboratrices et les différents partenaires. Tout en répondant aux diverses sollicitations, vous menez à bien et de manière autonome les activités administratives en lien avec votre fonction, et développez un lien de proximité avec les différents intervenants au sein de l’unité. Vous exécutez selon les besoins du responsable des soins, toute autre mission administrative relevant de vos compétences. Qualifications Vous êtes titulaire d'un CFC d'employée ou d'employé de commerce et/ou d’un diplôme de secrétaire médicale ou médical, ou toute formation jugée équivalente. Vous disposez d'une expérience réussie d'1-2 ans dans un poste similaire, au sein d'un secrétariat médical. Vous avez une parfaite maîtrise du français à l'oral comme à l'écrit. La terminologie médicale vous est aisément compréhensible. La connaissance de l’anglais est un atout. Vous avez de très bonnes connaissances des outils informatiques (certificat ECDL advanced pour Word et standard pour Excel), et la connaissance des logiciels en vigueur aux HUG (DPA, DPI, OPALE, GRECO, Winscribe, Vision RH, Eprocess, Requête Labo, Gesplan). La maîtrise de l’outil applicatif Vision RH des HUG, notamment pour la planification, est fortement recommandée. Tout en ayant un excellent sens de l'organisation et des priorités, vous êtes une personne autonome, dynamique, rigoureuse et précise dans les tâches qui vous sont confiées. Vous disposez également des outils vous permettant de faire face aux imprévus et gérer ainsi aisément les situations de stress et les priorités. Enfin, vous faites preuve d’un sens aigu de la confidentialité et avez la capacité à respecter les normes et les procédures. Informations complémentaires Entrée en fonction : 01.01.2026 Nombre de poste : 1 Taux d’activité : 95% Classe de fonction : 11 (10 si non titulaire de l'ECDL) Contrat : CDD de 6 mois Délai de candidature : 14.12.2025 Demande de renseignements : Mme V. Laan, cheffe de secrétariat, [email protected] Votre dossier de candidature doit comporter une lettre démontrant votre motivation, votre curriculum vitae, les copies des diplômes et attestations requis pour le poste et les 2 derniers certificats de travail. Cette annonce s'adresse indistinctement aux femmes et aux hommes. Souhaitant s’engager dans la lutte contre le chômage, les HUG encouragent les candidatures qui proviennent de l’Office cantonal de l’emploi. Seules les candidatures soumises via la plateforme de recrutement sont prises en compte. Les candidatures papier et mail ne seront pas traitées.

Responsibilities

The role involves welcoming and orienting patients, managing appointments, and handling administrative tasks within the gastroenterology service. Additionally, the position includes supporting the transfusion center with planning and organizing logistics.