WAT GA JE DOEN ALS SECRETARESSE ATMS

Als secretaresse ondersteun je de manager, teamleiders en medewerkers van de afdeling Air Traffic Management Systems (ATMS). Je bent een vaste waarde binnen het MT-ATMS en zorgt ervoor dat alles achter de schermen soepel verloopt. Je werkt zelfstandig, denkt vooruit en neemt initiatief om processen te verbeteren.
Je bent het eerste aanspreekpunt voor collega’s én externe (internationale) relaties. Je beheert informatiestromen, organiseert bijeenkomsten en bewaakt gemaakte afspraken. Dankzij jouw inzet verlopen vergaderingen efficiënt, zijn agenda’s overzichtelijk en blijven deadlines haalbaar.
Samen met vier andere secretaresses binnen de technische afdelingen vorm je een hecht team dat elkaar ondersteunt en waar nodig vervangt.

Overige werkzaamheden:

• Beheren van de agenda’s van de manager en teamleiders, inclusief prioriteiten stellen en regie voeren.
• Organiseren van (internationale) vergaderingen en afspraken, inclusief voorbereiding, coördinatie en opvolging.
• Verzorgen van facilitaire zaken en sociale activiteiten binnen de afdeling.
• Plannen en inkopen van trainingen voor medewerkers, inclusief het bijhouden van het opleidingsplan.
• Ondersteunen van de leidinggevende met inhoudelijke en administratieve werkzaamheden.
• Verwerken van bestelaanvragen, controleren van facturen en andere administratieve taken.
• Notuleren en organiseren van bijeenkomsten zodat deze soepel en doelgericht verlopen.
• Zorgen voor heldere communicatie en een goed beheer van interne en externe contacten.

Please refer the Job description for details