WAT GA JE DOEN ALS SECRETARESSE GM ASD EN GM I&M

Als secretaresse vervul je een belangrijke rol als personal assistant voor de General Manager van de afdeling Air traffic management Systems & Development (ASD) en General Manager Infrastructure & Maintenance (I&M). Je bent een integraal onderdeel van het MT-ASD/I&M en zorgt ervoor dat alle voorkomende activiteiten soepel verlopen. Je neemt hierbij initiatieven om processen te verbeteren en bent vaak het eerste aanspreekpunt voor zowel LVNL-medewerkers als externe, internationale relaties. Je bent de spin in het web die informatiestromen beheert, het contactenbestand up-to-date houdt en vergaderingen organiseert, notuleert en opvolgt.

Jouw kernactiviteiten:

• Agendabeheer voor beide GM’s, het ontvangen van gasten en informeren van bezoekers. Je verzorgt ook algemene facilitaire voorzieningen en ondersteunt bij sociale afdelingsactiviteiten.
• Organiseren van internationale vergaderingen en het maken van externe of complexe afspraken, waarbij je de coördinatie en opvolging bewaakt. Je stelt zelfstandig prioriteiten en beheert de agenda proactief.
• Inhoudelijk ondersteunende werkzaamheden, zoals het verzamelen, opvragen en analyseren van informatie ter voorbereiding op (management)meetings.
• Administratief ondersteunende werkzaamheden zoals het doen van bestelaanvragen, controleren van facturen, voorbereiden van dienstreizen en andere voorkomende administratieve taken.
• Plannen, organiseren en notuleren van MT-vergaderingen en andere bijeenkomsten voor een soepel en efficiënt verloop. Je zorgt voor adequate verslaglegging, inclusief besluiten- en actielijsten, en bewaakt proactief de afgesproken acties.
• Beheren van informatiestromen in SharePoint en via e-mail/post, wat zorgt voor optimale communicatie met interne en externe relaties.

• Je hebt een afgeronde hbo-opleiding (secretariële richting) of een afgeronde mbo-opleiding met aantoonbaar hbo-werk- en -denkniveau.
• Bij voorkeur heb je minimaal vijf jaar managementondersteuning of secretariële ervaring.
• Je bent gewend initiatieven te nemen en kent de formele en informele invloedslijnen binnen een organisatie.
• Je beheerst de Nederlandse én Engelse taal uitstekend, zowel mondeling als schriftelijk.
• Kennis en ervaring met SharePoint is een absolute pré