Sekretär / Office Manager (w/m/d) at Project Bay GmbH

, , Germany -

Full Time

Start Date

Immediate

Expiry Date

18 Oct, 26

Salary

0.0

Posted On

20 Jul, 26

Experience

2 year(s) or above

Remote Job

Yes

Telecommute

Yes

Sponsor Visa

Skills

Office Management, Document Management, Customer Communication, Billing and Invoicing, Travel Management, Basic Accounting, MS Office, Google Workspace, German Language Proficiency, Time Management

Industry

Think Tanks

Description

Project Bay – Deine Karriere an der Küste Willst du Innovation und Natur verbinden? Project Bay ist Europas führendes Netzwerk für Workation und CoWorking mit direktem Zugang zur Ostsee und Standorten in ganz Europa. Wir sind Vorreiter in der Verbindung von Digitalisierung, Nachhaltigkeit und regionaler Entwicklung. Unsere Mission: Ländliche Regionen durch smarte Arbeitsmodelle und moderne Technologien stärken. Von flexiblen Arbeitsplätzen über Breakout-Sessions bis hin zu Übernachtungsmöglichkeiten und Fortbildungen – wir bieten alles, was Teams und Einzelpersonen brauchen, um produktiv und inspiriert zu arbeiten. Unsere Highlights: Workation und CoWorking an über 20 Standorten in Europa, darunter auf Sylt, Usedom und Mallorca. Regionale Synergien: Enge Zusammenarbeit mit Hochschulen, Kammern und lokalen Partnern, um nachhaltige Innovationen zu fördern. Du möchtest Teil dieses einzigartigen Ökosystems werden und neue Projekte mitgestalten? Werde Teil unseres Teams und gestalte die Zukunft von Workation und Nachhaltigkeit in Europa mit! Aufgaben Du bist das Herzstück unserer Administration und sorgst dafür, dass im Büroalltag alles reibungslos läuft. Büroorganisation & Administration: Du erledigst den klassischen Schriftverkehr, verwaltest den Postein- und -ausgang und sorgst für ein strukturiertes Dokumentenmanagement (digital und analog). Kommunikationszentrale: Du bist die erste Anlaufstelle per Telefon und E-Mail für unsere Kunden, Partner und Dienstleister. Du nimmst Anfragen freundlich an und leitest sie intern weiter. Finanzadministration & Sales-Support: Du unterstützt uns im Daily Business, schreibst Angebote, erstellst Rechnungen und übernimmst vorbereitende Aufgaben für unsere Buchhaltung. Termin- & Reisemanagement: Du koordinierst Termine, übernimmst die Reiseplanung für das Team und bereitest Meetings vor (z. B. Besprechungsräume richten). Vorbereitende Buchhaltung: Du sammelst, prüfst und sortierst Rechnungen und Belege, verwaltest Angebote und arbeitest hierbei eng mit unserer Steuerberatung bzw. GFs zusammen. Qualifikation Du glänzt durch Zuverlässigkeit, Präzision und ein freundliches Auftreten. Ausbildung: Du hast eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. als Kauffrau/-mann für Büromanagement, Sekretär:in, Hotelkauffrau/-mann) oder bringst mehrjährige Erfahrung in einer vergleichbaren administrativen Rolle mit. Arbeitsweise: Du arbeitest extrem strukturiert, gewissenhaft und eigenständig. Diskretion und Zuverlässigkeit sind für dich selbstverständlich. IT-Kenntnisse: Du bist absolut sicher im Umgang mit den gängigen MS-Office-Programmen (Word, Excel, Outlook) bzw. der Google Workspace. Kommunikation: Du besitzt eine sehr gute Ausdrucksweise in Wort und Schrift (Deutsch) und hast ein freundliches, professionelles Auftreten am Telefon. Mentalität: Du hast Freude an Routineaufgaben, behältst auch bei vielen gleichzeitigen Anfragen den Überblick und bist ein echter Teamplayer. Benefits Was wir bieten Eine gründliche Einarbeitung und einen sicheren Arbeitsplatz. Ein sympathisches Team und eine offene Arbeitsatmosphäre. Geregelte Arbeitszeiten (Teilzeit oder Vollzeit nach Absprache) für eine gute Work-Life-Balance. Wir freuen uns auf deien Bewerbung

Responsibilities

The role serves as the administrative heart of the office, managing correspondence, document organization, and acting as the primary point of contact for clients and partners. Responsibilities also include sales support, invoicing, travel coordination, and preparatory accounting tasks.