Senior avdelningsadministratör at Miljonbemanning

Stockholm, , Sweden -

Full Time

Start Date

Immediate

Expiry Date

26 Feb, 26

Salary

0.0

Posted On

28 Nov, 25

Experience

5 year(s) or above

Remote Job

Yes

Telecommute

Yes

Sponsor Visa

Skills

Administrative Support, Calendar Management, Meeting Coordination, Documentation, Procurement, Financial Administration, Event Planning, Communication, Onboarding, Offboarding, Team Coordination, Report Generation, SharePoint, File Management, Diarization, Networking

Industry

Staffing and Recruiting

Description

Vi söker nu en erfaren Avdelningsadministratör för kunds räkning. Uppdraget innebär att ge administrativt stöd till avdelningschef samt flera sektions- och enhetschefer. Rollen är delad mellan olika enheter och är central för att skapa struktur, effektivitet och kontinuitet i det dagliga arbetet. Som Avdelningsadministratör stöttar du cheferna med allt från planering, koordinering och kommunikation till dokumentation, inköp och ekonomiadministration. Du arbetar självständigt, har stort eget ansvar och är en viktig del av att få verksamheten att fungera smidigt. Detta är ett konsultuppdrag via Miljonbemanning där du arbetar på plats hos kund. Arbetsuppgifter Administrativt stöd till chefer Kalender- och möteshantering Ta fram presentations- och mötesmaterial Samordning av beslutsunderlag (delegeringar, jävsdeklarationer m.m.) Uppdatering av intranät och interna informationssidor Personaladministration Stöd vid onboarding och offboarding av medarbetare och konsulter Beställning av utrustning, accesser och behörigheter Hantering av semesterlistor Stöd i introduktionsprogram och interna aktiviteter Ekonomi & inköp Inköp av material, utrustning och tjänster Enklare rapportering i UBW Fakturahantering och kontering vid behov Möten och event Planera interna möten, workshops och konferenser Bokning av lokaler, teknik och catering Skapa agendor, skriva protokoll och följa upp actions Stöd till avdelningens ledningsgrupp inklusive årshjul, dokumentation och gästsamordning Dokumentation & kommunikation Uppdatera presentationsmaterial och intranät Skriva enklare beslutsunderlag Dokumenthantering i filserver och SharePoint Diarieföring Bidra i administratörsnätverket och utveckla rutiner Omfattning och fördelning av tid Tillgänglig tid: ca 144 timmar/månad Ledningsgruppsarbete: ca 12–15h/månad Avdelningsgemensamma frågor: ca 20–30h/månad Stöd till enhets-/sektionschefer: ca 100h/månad (ca 20h per chef) Tidsfördelningen är en planeringsriktlinje och kan variera över tid. Arbetsledning Regelbundna avstämningar med respektive sektions-/enhetschef (1 gång/månad) Avstämning inför ledningsgruppsmöten (2 gånger/månad) Löpande dialog med huvudansvarig chef Avdelningsadministratören bokar själv in avstämningar och lyfter prioriteringsfrågor vid behov Introduktion (vintern 2025/26) Fas 1 (vecka 1–2/3) Introduktion till Svenska kraftnät Obligatoriska utbildningar Genomgång av system och standarduppgifter Träffa chefer och administratörsnätverket Ta över aktuella uppgifter från nuvarande administratör Fas 2 (vecka 3/4–8) Introduktion till ledningsgruppsarbete Sätta sig in i årshjul och planering Stöd till sektions- och enhetschefer Handläggning av ärenden Övrigt om uppdraget Start: 2026-02-02 Längd: Till 2027-02-02 Option: Möjlighet till förlängning till 2028-02-02 Omfattning: 100% Plats: Sundbyberg (främst på plats, någon distansdag efter överenskommelse) Krav: Säkerhetsprövning och registerkontroll

Responsibilities

The Senior Department Administrator provides administrative support to department heads and various section and unit managers. The role involves planning, coordinating, and communicating effectively to ensure smooth daily operations.