Senior Executive Assistant to Founder (m/w/d) | Interior-Scaleup | Vollzeit at Revive GmbH

Cologne, North Rhine-Westphalia, Germany -

Full Time

Start Date

Immediate

Expiry Date

17 Sep, 26

Salary

70000.0

Posted On

19 Jun, 26

Experience

2 year(s) or above

Remote Job

Yes

Telecommute

Yes

Sponsor Visa

Skills

Executive Assistance, Calendar Management, Travel Management, Process Optimization, HR Coordination, Strategic Planning, Communication, Discretion, Emotional Intelligence, Project Management, Digital Tool Proficiency, AI Tool Application, German Language, English Language, Problem Solving, Ownership

Industry

Retail Furniture and Home Furnishings

Description

Deine Aufgaben Wir sind Revive – der führende Anbieter für gebrauchte Designermöbel in Deutschland. Unsere Mission: Designermöbel retten, ihnen neues Leben einhauchen und Nachhaltigkeit im Möbelmarkt neu denken. Unser nächstes Ziel: von 5 auf 50 Millionen Euro Umsatz. Aber wir skalieren nicht nur unser Geschäftsmodell – wir wachsen auch als Menschen. Und du wirst garantiert mitwachsen. Oder es ist nichts für dich. Dieses Wachstum passiert nicht von allein. Es braucht Fokus, Schnelligkeit und glasklare Prioritäten – jeden Tag. Als rechte Hand des Founders bist du mittendrin: Du bekommst tiefe Einblicke in Strategie, Prozesse, Team und Entscheidungspfade. Du hast einen echten Hebel und siehst täglich, was du bewirkst. Damit das möglich ist, braucht der Gründer (Jonas Brenig) eine rechte Hand, die nicht fragt, sondern übernimmt. Du bist ein A-Player durch und durch. Du denkst mit, agierst schnell und nimmst Aufgaben ab, bevor sie überhaupt auf dem Tisch landen. Wenn du eine Position suchst, in der du nah an der unternehmerischen Realität arbeitest, echten Impact hast und das Chaos ordnest, während alle anderen noch sortieren – lies weiter. Durch dich gewinnt der Founder Zeit zurück. Alles was über dich laufen kann, läuft über dich. Du bist erste Anlaufstelle und Kontrollzentrum für alles, was den Founder entlastet. Du strukturierst, priorisierst und entscheidest mit, was wichtig ist – und was weg kann. Im ersten Schritt übernimmst du auch Teile des HR-Prozesses – wie z. B. Erstgespräche, Bewerberkoordination, Interview-Planung und Kommunikation mit Kandidaten. Du managst die Inbox, den Kalender und alle relevanten Schnittstellen – und zwar proaktiv, nicht passiv. Du hältst ein perfekt vorbereitetes Weekly Sync Meeting mit Jonas. vorbereitet, on point, effektiv Du organisierst und koordinierst interne und externe Meetings, Reisen und operative Projekte. Du bereitest Informationen so auf, dass schnelle Entscheidungen möglich sind – klar, fokussiert, lösungsorientiert. Du denkst in Prozessen: Du eliminierst, automatisierst und standardisierst. Du sorgst dafür, dass nichts verloren geht: Offene Punkte, Follow-ups, Fristen, People – du hast alles im Blick. Du brauchst keine Erinnerung. Du bist die Erinnerung. Du bist bereit, auch mal abends oder samstags einzuspringen, wenn es die Situation erfordert – nicht regelmäßig, aber zuverlässig. Du kommst mit hohen Standards, direktem Feedback und sich verändernden Prioritäten klar – ohne Drama, ohne Ego. Du springst ein, wo es brennt – egal ob persönlich oder beruflich – und bringst Eigeninitiative, Lösungskompetenz und Verantwortungsgefühl mit, wenn sich Lücken auftun oder Dinge nicht nach Plan laufen. Du übernimmst Sonderprojekte, kleinere Prozesse oder operative Verantwortung – wenn du willst, wächst deine Rolle. Wichtig: Wenn du jemanden brauchst, der dir wegen offener Aufgaben hinterherläuft – dann ist das hier nichts für dich. Deine Resultate: Du gehst mit sensiblen Informationen und Beziehungen absolut diskret, integer und professionell um – Vertrauen ist deine Währung. Der Kalender des Founders spiegelt jederzeit seine wichtigsten Prioritäten – alles andere wird geblockt, verschoben oder entfernt. Du eliminierst unnötige Energie- & Zeitfresser, schützt strategische Zeitfenster und stellst sicher, dass Energie dort investiert wird, wo sie langfristig wirkt. Du filterst Nachrichten, formulierst Antworten im Ton und Stil des Founders – und sorgst dafür, dass bei ihm nur Signal, nie Rauschen ankommt. Meetings sind vorbereitet, Agenden stehen vorab, Unterlagen liegen bereit – und To-dos werden erledigt, ohne dass man dich daran erinnert. Reisen – beruflich wie privat – sind perfekt geplant: mit Puffer, Plan B, durchdachtem Ablauf und Blick fürs Detail. Persönliche Themen – von Arzttermin bis Haushaltsorga – managst du mit derselben Sorgfalt und Disziplin wie Business-Aufgaben. Du baust Systeme, um Chaos vorzubeugen, bleibst an Themen dran, ohne erinnert zu werden, und entfernst dich selbst als Bottleneck, sobald der Prozess steht. Voraussetzungen: Klar in der Kommunikation. Du schreibst auf den Punkt, sprichst direkt und passt Ton und Tiefe an den Kontext an – kein Over-Talking, kein Under-Communicating. Nur Signal, kein Rauschen. Diskretion auf höchstem Niveau. Du bist ein Tresor. Du erkennst, was vertraulich ist, was strategisch ist – und was intern bleibt. Man muss dir nicht erklären, was du nicht sagen darfst. Hohe emotionale Intelligenz, null Drama. Du liest Räume, Menschen und Situationen – schnell und präzise. Du passt dich an, ohne gefragt zu werden, und bleibst ruhig, wenn es unübersichtlich wird. Ownership im Ergebnis. Du fragst nicht, was als Nächstes kommt – du findest heraus, was gebraucht wird. Ist es dein Thema, machst du es. Ist es nicht dein Thema, findest du einen Weg. Reaktionsschnelligkeit. Du denkst und handelst in Echtzeit – nicht im Zeitverzug. Für dich ist Reaktionsfähigkeit ein Zeichen von Respekt. Du bist erreichbar, auch wenn es mal spät wird. Sicher in zwei Welten. Du kannst nahtlos zwischen Business und Privatem wechseln – ohne die Linie zu verlieren. Du weißt, was hilfreich ist – und was übergriffig wäre. Bereit für Druck. Du hast keine Angst vor Intensität. Hohe Erwartungen, enge Timings oder bewegliche Ziele bringen dich nicht aus der Spur – du lieferst fokussiert und sauber. Für wen diese Rolle nicht ist: Diese Rolle ist nicht für dich, wenn … … du ständige Anleitung, detaillierte To-do-Listen oder tägliches Nachfassen brauchst, um in Bewegung zu kommen. … dich verschobene Deadlines, veränderte Prioritäten oder unerwartete Wendungen aus der Ruhe bringen. … du deine Abende und Wochenenden als absolute No-Go-Zone verteidigst – die Rolle richtet sich auch nach dem Takt des Founders. … du strikt zwischen „beruflich“ und „privat“ trennst und keine Bereitschaft hast, dich flexibel in beide Bereiche einzubringen. … du Schwierigkeiten hast, den Raum zu lesen, den Ton zu treffen oder unter Druck klar zu kommunizieren. … du direktes Feedback persönlich nimmst oder regelmäßig externe Bestätigung brauchst, um motiviert zu bleiben. … man dir nachlaufen muss, damit Aufgaben wirklich erledigt werden. … du zögerst, Initiative zu ergreifen – oder darauf wartest, dass dir jemand erlaubt, Verantwortung zu übernehmen. … du eine klassische Assistenzrolle suchst – das hier ist ein hochintensives Sparring auf Augenhöhe, kein Backoffice. Dein Profil Dies ist kein klassischer Assistenz-Job. Du bist nicht da, um Termine zu verwalten. Du bist da, um Zeit zurückzugeben. Du hältst dem Gründer den Rücken frei, schaffst Struktur, bringst Klarheit – und sorgst dafür, dass aus Vision echte Execution wird. Du bist die rechte Hand des Gründers operativ stark, kommunikativ schnell, immer einen Schritt voraus. Du denkst mit, priorisierst, hältst Fäden zusammen. Du übernimmst, was ihn nicht braucht – und machst es besser. Wenn du als Senior Executive Assistant nicht einfach nur "organisieren", sondern das Wachstum eines ambitionierten Unternehmens mit antreiben willst – dann bist du hier richtig. Dein Profil Du hast mindestens 2 Jahre Erfahrung als Executive Assistant, idealerweise direkt an der Seite eines Founders oder C-Level Executives. Du tickst unternehmerisch – du verstehst, was es braucht, um ein Unternehmen zu skalieren, und kannst strategische Zusammenhänge schnell erfassen. Du bist extrem organisiert, priorisierst mühelos und arbeitest strukturiert – auch wenn viel gleichzeitig passiert. Du brauchst kein Follow-up, weil du selbst nachverfolgst, treibst, fertig machst. Du hast ein natürliches Gefühl für Kommunikation: präzise, klar, verbindlich – intern wie extern. Du fühlst dich in digitalen Tools wie Google Workspace, Slack, Asana, Personio, Zapier, Make, Gumloop zu Hause – oder lernst sie in 48 Stunden, wenn du sie nicht kennst. AI ist für dich kein Buzzword, sondern ein Werkzeug. Du nutzt Tools wie ChatGPT oder Automationen aktiv, um Zeit zu sparen, Dokumente schneller zu erstellen oder Informationen klüger zu strukturieren. Du bist offen für Neues, denkst digital-first und suchst ständig nach Möglichkeiten, Prozesse zu vereinfachen. Du sprichst und schreibst Deutsch auf hohem Niveau und beherrschst Englisch auf 9/10-Level – schriftlich wie mündlich. Du arbeitest onsite in Köln – weil Nähe für diese Rolle nicht verhandelbar ist. Bonus: Du bringst Neugier oder Erfahrung in HR, People Ops oder Recruiting mit. Zeig uns, was du kannst! Warum wir? Du arbeitest direkt mit dem Founder – nah, ehrlich, auf Augenhöhe. Du bekommst Zugang zu allen relevanten Bereichen eines wachsenden Unternehmens: Strategie, Ops, HR, Prozesse, Tools, People. Du wirst gefordert – fachlich, strukturell, menschlich. Wachstum ist keine Option, sondern Voraussetzung. Kein Mikromanagement. Kein Politikspiel. Klarer Fokus, ehrliche Kommunikation, echtes Ownership. Du wirst gebraucht, gesehen und ernst genommen – weil dein Beitrag den Unterschied macht. About us Wir sind Revive – der führende Anbieter für gebrauchte Designermöbel in Deutschland. Wir bauen ein starkes, profitables E-Commerce-Unternehmen mit Tempo, Anspruch und klarer Hands-on-Mentalität. Bei uns arbeiten Menschen, die Verantwortung übernehmen, Entscheidungen treffen und jeden Tag besser werden wollen. Ownership, Leistungsbereitschaft und gemeinsamer Fortschritt prägen unsere Zusammenarbeit. Nachhaltigkeit ist Teil unseres Geschäftsmodells – umgesetzt mit wirtschaftlicher Klarheit und unternehmerischem Denken. Wir wachsen gemeinsam und teilen den Erfolg: 10 % unseres Unternehmensgewinns gehen jedes Jahr ans Team, weitere 10 % investieren wir in ausgewählte gemeinnützige Projekte. Revive ist ein Ort für Menschen, die etwas aufbauen, bewegen und mitgestalten wollen.

Responsibilities

Act as the primary right hand to the Founder, managing all operational, business, and personal tasks to maximize the Founder's efficiency. Responsibilities include calendar and inbox management, HR process coordination, and the creation of automated systems to eliminate chaos.