(Senior) Manager:in Operations, Finance & HR (m/w/d) - in Vollzeit at JoinPolitics

Berlin, , Germany -

Full Time

Start Date

Immediate

Expiry Date

16 Sep, 26

Salary

55000.0

Posted On

18 Jun, 26

Experience

2 year(s) or above

Remote Job

Yes

Telecommute

Yes

Sponsor Visa

Skills

Financial Planning, Controlling, Accounting, HR Administration, Grant Management, Compliance, Budgeting, Contract Management, Reporting, Non-Profit Accounting, Personnel Administration, IT Administration

Industry

Political Organizations

Description

Wonach wir suchen Wer Gutes bewirken will, braucht ein stabiles Fundament: verlässliche Finanzen, durchdachte Prozesse und Strukturen, die mit der Organisation wachsen. Als (Senior) Manager:in Operations, Finance & HR baust du gemeinsam mit CFO und Geschäftsführung unsere Finanz-, Betriebs- und Personalstrukturen aus, sorgst für verlässliche Zahlen, saubere HR-Prozesse und skalierbare Abläufe. Du hast Interesse an Politik und Innovation, Erfahrung in Operations, Finance und/oder HR und arbeitest gerne in einem Start-up-Umfeld? Dann bist du hier richtig! Deine Aufgaben Finanzplanung & Controlling: Du verantwortest Budget- und Finanzplanung, erstellst Soll-Ist-Vergleiche und lieferst der Geschäftsführung verlässliche Zahlen als Grundlage für strategische Entscheidungen. Buchhaltung & Jahresabschluss: Du steuerst die vorbereitende Buchhaltung mit unserer Steuerberatung und erarbeitest den Jahresabschluss. Fördermittel, Spenden & Fundraising-Support: Du managst Mittelabrufe, fristgerechte Verwendungsnachweise und das Reporting an unsere Förderpartner:innen, kümmerst dich um Spendenverwaltung und Zuwendungsbescheinigungen und unterstützt das Fundraising mit belastbaren Daten als Beitrag zur nachhaltigen Finanzierung. Operations & Prozesse: Du baust interne Abläufe auf und schaffst skalierbare Strukturen, die mit der Organisation mitwachsen. Du verantwortest Tool- und IT-Administration, Lizenzen sowie das Vertragsmanagement mit Dienstleister:innen, Versicherungen und Partner:innen. HR & People Operations: Du verantwortest die operative Personaladministration: Arbeitsverträge und Vertragsänderungen, On- und Offboarding, Pflege der Personalstammdaten und HR-Tools (z. B. Personio), vorbereitende Lohn- und Gehaltsabrechnung in Abstimmung mit dem Lohnbüro sowie Urlaubs- und Abwesenheitsmanagement. Recht, Steuern & Compliance: Du unterstützt bei der Sicherstellung gemeinnütziger und steuerrechtlicher Anforderungen sowie bei Datenschutz und Compliance-Themen in Abstimmung mit der Geschäftsführung. Schnittstellen & Zusammenarbeit: Du arbeitest eng mit Geschäftsführung und weiteren Teammitgliedern zusammen und unterstützt die Vorbereitung von Gesellschafter- und Gremiensitzungen. Zudem koordinierst und führst mind. eine:n Werkstudent:in (ggf. auch weitere Stellen) im Bereich HR & Operations fachlich. Dein Profil Mission Fit: Du identifizierst dich stark mit der Mission und den Werten von JoinPolitics und möchtest diese mit uns weiterentwickeln. Erfahrung: Du bringst rund 1 bis 3 Jahre Berufserfahrung in Finance, Operations und/oder HR mit, idealerweise im NGO-, gGmbH- oder Stiftungskontext. Du hast nachweislich Verantwortung für eine Finanz- und/oder Ops-Funktion getragen - von der laufenden Steuerung bis zur Weiterentwicklung der dahinterliegenden Strukturen. Fachliche Tiefe: Du verfügst über fundierte Kenntnisse in (Non-Profit-)Buchhaltung und Rechnungslegung, bist sicher im Reporting und hast Erfahrung mit Fördermittel- und Grant-Management. Kenntnisse im Gemeinnützigkeitsrecht, Personaladministration sowie im Arbeits- und Sozialversicherungsrecht sind ein klares Plus. Verlässlichkeit: Du arbeitest strukturiert, gewissenhaft und lösungsorientiert, kommunizierst klar und gehst mit sensiblen Finanz- und Personaldaten diskret und integer um. Methoden & Tools: Du bist sicher im Umgang mit Buchhaltungssoftware (insb. DATEV Unternehmen Online, Qonto), HR-/People-Tools (insb. Personio) und arbeitest gern mit modernen Office- und Projektmanagement-Tools (insb. Notion, Google Workspace und gängige LLMs). Sprache: Du sprichst verhandlungssicheres Deutsch und bewegst dich sicher im Englischen. Warum JoinPolitics Du arbeitest sinnstiftend und praxisnah: Als gemeinnützige Organisation setzen wir uns ein für eine moderne und zukunftsfähige Demokratie. Wirkung ist kein Neben-, sondern unser Hauptprodukt. Du lernst die spannendsten neuen politischen Ansätze der vielversprechendsten Talente Deutschlands kennen und kannst ihnen bei ihren ersten Schritten unter die Arme greifen. Du wirst Teil eines dynamischen, innovativen Umfelds mit flachen Hierarchien und einem jungen und herzlichen Team. Du arbeitest primär in unserem schönen Büro in Berlin Mitte mit der Option auf flexible Homeoffice-Tage. Du profitierst von flexiblen Arbeitszeiten, die wir gemeinsam abstimmen. Du hast Zugang zu verschiedenen Benefits wie Urban Sports Club, Deutschlandticket, betrieblicher Altersvorsorge, Weiterbildungsbudget u.v.m. Du hast 30 Tage Urlaub. Die Position ist zunächst auf zwei Jahre befristet. Eine Entfristung wird angestrebt. Interesse geweckt? Dann schicke uns deine aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen (Motivationsschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse) inkl. möglichem Beginn bis zum 13.07.2026. Du hast das Gefühl, dass die Anforderungen nicht 100 Prozent auf dich passen, bist aber neugierig geworden? Dann schreib uns unter people@joinpolitics.org. Wir freuen uns, von dir zu hören. Unsere Werte Wer für JoinPolitics arbeitet, bekennt sich zu bestimmten Werten, die aus unserer Sicht politisches Handeln – parteiübergreifend – leiten sollten. Besonders wichtig sind uns: Umsetzungsstärke, Integrität, Pluralismus, Zusammenhalt, Dynamik und Resilienz. Vielfalt ist eine Stärke von JoinPolitics und wir freuen uns über Bewerbungen von Menschen, die unser Team in vielerlei Hinsicht bereichern. Wir begrüßen Bewerbungen aller Interessierten, unabhängig von Alter, Geschlecht, kultureller, sozialer oder ethnischer Herkunft, Religion oder Weltanschauung oder sexueller Identität. Ansprechperson Natalia Paley Bewerbungsfrist 13.07.2026 About us JoinPolitics findet, fördert und verbindet außergewöhnliche Talente auf dem Weg in die Politik. Unsere Vision ist eine moderne, zukunftsfähige Demokratie durch parteiübergreifende und lösungskompetente Politik. Mehr unter www.joinpolitics.org.

Responsibilities

The role involves managing financial planning, accounting, and grant reporting while establishing scalable operational structures. Additionally, the manager handles HR administration, including onboarding, payroll preparation, and compliance for a non-profit organization.